Schéma IDARATI (MO0009)

Améliorer les installations de réception pour les utilisateurs en expérimentant l'utilisation du système IDARATI dans des sites pilotes
De 2018 à 2021
Agence d'exécution principale / acteur
Ministère de la réforme de l'administration et de la fonction publique
Description de l'engagement
Quel est le problème public que l'engagement traitera?
Les citoyens perçoivent les services publics comme une relation de pouvoir qui leur est défavorable, et le service fourni est considéré comme un privilège plutôt que comme un droit. Méthodes et outils insuffisants ou inadéquats pour s'attaquer à ce problème Les tentatives de réforme en cours témoignent de l'absence d'une vision globale et d'une approche coordonnée Installations de réception unifiées établies au sein des ministères. Faible utilisation des technologies de l'information et de la communication pour améliorer les installations de réception
Quel est l'engagement?
Cet engagement consiste à: Fournir à tous les organismes publics des outils et des modes d’organisation fondés sur des termes de référence communs, qui intègrent les principes d’efficacité, de transparence et d’égalité entre les utilisateurs, en veillant à ce qu’il existe un personnel disponible qui aide les citoyens et les utilisateurs à traiter toutes les formes. Le personnel doit être qualifié et formé sur la manière de recevoir les utilisateurs et de gérer leurs relations avec eux. Organiser les installations de réception de manière à respecter les règles et conditions normalisées Clarifier les règles et le cadre régissant la fourniture de services publics afin de limiter le népotisme, le favoritisme et les actes de corruption. L'impact de cet engagement sera évalué sur la base des indicateurs suivants: Indice de perception de la corruption Nombre d'institutions participant au programme Nombre de secteurs affectés par le programme
Comment l'engagement contribuera-t-il à résoudre le problème public?
L’extension du schéma d’utilisation IDARATI, via la mise à jour des sites pilotes, la formation du personnel, la simplification des procédures et sa généralisation progressive, permettra d’améliorer la qualité des installations d’accueil (accès, orientation et service des utilisateurs, traitement des réclamations et écoute de leurs suggestions). . Cela contribuera également à lutter contre la corruption et à améliorer les relations entre le gouvernement et les citoyens.
Pourquoi cet engagement est-il pertinent pour les valeurs OGP?
La nouvelle approche favorise: - la transparence des procédures des administrations publiques - la participation des citoyens à la fourniture d'un retour d'information afin d'améliorer le service de l'administration publique.
Informations complémentaires
Le programme visant à améliorer les installations de réception fait partie des autres programmes lancés par le MRAFP dans ce domaine: la stratégie nationale de lutte contre la corruption, la charte des services publics, la simplification et la dématérialisation des procédures et le programme de gouvernement ouvert. Ce programme permet de réaliser deux objectifs: objectifs de développement durable: objectif 10, «réduire les inégalités», et objectif 16, «paix, justice et institutions efficaces». Engagement lié: Engagement 10
Activité clé avec un produit livrable vérifiable
Mise à jour du site pilote «Centre d'immatriculation des véhicules de Rabat»
2018 - 2019
Mise à jour du site pilote «Hôpital provincial El Jedida»
2018 - 2019
Mise à jour du site pilote «Consulat du Maroc à Algésiras»
2018-2019
Assistance technique pour la mise à jour du site pilote du pénitencier «oukacha» de Ain Sbaa Casablanca
2018 - 2019
Détails du point de contact
Nom du point de contact (chef de projet)
M. Abderrahim HASSIA
Position / département
Directeur national du programme d'amélioration des installations d'accueil, Ministère de la réforme de l'administration et de la fonction publique
Email et téléphone
a.hassia@mmsp.gov.ma / 00.212.5.37.67.99.83
Autres acteurs impliqués
Organismes gouvernementaux Autorités territoriales Sociétés d'État et institutions publiques
Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD)

Engagement 3 : Gestion des archives publiques

Langue de l'engagement telle qu'elle apparaît dans le plan d'action:

« Pour les 18 départements ministériels ayant des structures existantes : Création de commissions d'archives, remplacement des structures administratives sous l'autorité directe des Secrétariats généraux, création d'organismes chargés des archives les unités déconcentrées, concordance de leurs missions avec celles énumérées à l'article 5 du susvisé décret

Pour les 26 autres départements ministériels sans structures : Création de commissions d'archives, de structures administratives à placer sous l'autorité directe des Secrétariats généraux, et d'organismes chargés des archives au sein des unités déconcentrées ;

Former les responsables des structures chargées de la gestion des archives au sein des départements ministériels, et leur donner les moyens de transmettre leurs connaissances, acquises au cours de la formation, à leurs collègues en charge de la gestion des informations et documents de l'administration. Cette étape permettra aux gestionnaires et collègues de maîtriser les règles et procédures de gestion des archives courantes et intermédiaires, telles que détaillées dans le Guide de référence pour la gestion des archives publiques.

Cet engagement permettra aux instances gouvernementales de disposer d'instances opérationnelles et décisionnelles et d'un personnel bien formé en matière d'archivage et de gestion de l'information selon les normes professionnelles et les meilleures pratiques. Les informations ainsi gérées sont plus accessibles et peuvent être facilement mises à la disposition du public, soit à l'initiative du gouvernement, soit sur demande."

Milestones:

"Diagnostic général de l'état des archives (examen de l'état des archives et des pratiques d'archivage au sein des services de l'Etat)

• Collecte de données
• Évaluation des outils de collecte (questionnaires, entretiens, rapports de chantier)
• Rédaction et publication du rapport final

Mise en œuvre du plan opérationnel du projet

• Calcul du niveau de structuration de la gestion des archives au sein des départements ministériels
• Classification des départements ministériels en deux catégories (catégorie 1: mise à niveau [départements 18], catégorie 2: création [départements 26])
• Préparation des sessions de formation (formateurs, logistique, budget, objectifs, etc.)

Structuration de la gestion des archives

• Fournir aux départements de la catégorie 1 l'assistance technique nécessaire pour mettre à niveau leurs programmes de gestion des archives, notamment en ce qui concerne le réajustement des organes administratifs responsables des archives et la création de comités d'archives
• Fournir aux départements de la catégorie 2 l'assistance technique nécessaire pour développer leurs programmes de gestion des archives, notamment en ce qui concerne la création des structures et des comités d'archives

Développement du plan de formation

• Développement du programme de formation
• Désignation des bénéficiaires
• Identification des formateurs

Mise en œuvre du plan de formation

• Groupe 1: bénéficiaires 11
• Groupe 2: bénéficiaires 11
• Groupe 3: bénéficiaires 11
• Groupe 4: bénéficiaires 11

Bilan de la formation"

Date de début: Août 2018

Date de fin: Juin 2020

Note éditoriale: la description de l'engagement fournie ci-dessus est une version abrégée du texte de l'engagement, veuillez consulter le plan d'action complet ici : https://www.opengovpartnership.org/documents/morocco-action-plan-2018-2020/

Contexte et objectifs

Cet engagement vise à remédier au manque de systèmes d'archivage appropriés au sein de l'administration marocaine. Adoptée en 2007, la loi 69.99 fixe le cadre réglementaire de l'archivage au Maroc. Cependant, une étude de 2015 a révélé un manque de ressources humaines dédiées et qualifiées pour traiter les archives et un manque de structures d'archivage dans la plupart des ministères. ⁽²⁶⁾ Selon le plan d'action national, seuls 18 des 44 départements ministériels disposent de structures d'archivage. ⁽²⁷⁾ Actuellement, la gestion des archives n'est pas organisée à tous les niveaux de gouvernement. Trois ministères sont considérés comme les meilleurs en matière d'archivage : le ministère des Affaires islamiques, le ministère de la Justice et le ministère de l'Intérieur. Cet engagement complète les engagements 1, 2 et 4 de ce plan d'action.

Bouihi Houda, interlocuteur gouvernemental de l'engagement, est en charge de la gestion des services d'archivage des administrations centrales aux Archives du Maroc. Selon Mme Houda, il existe une ligne directrice bien définie pour la formation et le choix des archivistes appropriés, mais elle n'est pas bien utilisée et respectée. ⁽²⁸⁾ Actuellement, le système d'archivage souffre d'un manque d'organisation et de classification. En 2017, seuls 32 % des départements ministériels disposaient de structures d'archivage adaptées. ⁽²⁹⁾ Les archives sont en vrac, désorganisées, mal traitées dans la majorité des ministères et seules les archives historiques sont disponibles auprès des archives nationales. Ces défis affectent la capacité du gouvernement à partager l'information avec le public, en particulier lorsqu'il s'agit de répondre aux demandes d'information. ⁽³⁰⁾

L'engagement vise à renforcer la Stratégie nationale sur l'archivage, à promouvoir une culture de l'archivage dans les sphères publique et privée, ainsi que l'organisation, la sauvegarde et la diffusion des données d'archives. L'objectif de l'engagement vise à former des agents qui diffuseront leurs connaissances auprès de leurs ministères respectifs et à créer un système d'archivage pour les ministères qui n'en possèdent pas. Telles qu'elles sont conçues, les activités de l'engagement sont internes et il n'est pas clair si elles visent à promouvoir la publication externe d'informations détenues par le gouvernement. Alors qu'un système d'archives plus solide est un élément essentiel d'une meilleure organisation interne, cet engagement manque d'un élément public.

Cet engagement est vérifiable et devrait avoir un impact potentiel modéré sur les pratiques d'archivage grâce à la normalisation et à l'organisation des archives dans l'ensemble du gouvernement. La création de comités, de procédures standard et de la capacité des agents publics à conserver des archives est une condition préalable essentielle à la réalisation des droits des citoyens à l'information tels qu'ils sont consacrés par la constitution et la loi sur l'accès à l'information. Mme Houda a déclaré que tant que les commissions d'archives accompliront leur mission et suivront les procédures de gestion des archives, cet engagement rendra accessible au public 90 % des informations qui existent actuellement dans les archives. ⁽³¹⁾ Ce résultat serait obtenu en organisant les dossiers qui sont actuellement entre les mains des différents services gouvernementaux. La mise en œuvre permettrait également de rendre disponibles les informations sur les pénitenciers. Cependant, la manière dont l'organisation interne des archives du gouvernement se traduira par une plus grande information accessible au public n'est pas apparente dans le texte de l'engagement. La formation des agents publics sera assurée par des professeurs de l'ESI (Ecole des Sciences de l'Information).

M. Azzedine Akesbi, un expert de l'accès à l'information, a souligné que cet engagement est un pas en avant positif, mais que la mise en œuvre complète prendra probablement plus de temps que la période de mise en œuvre. Il déclare que la numérisation, l'organisation, la classification des archives ainsi que la publication d'informations dans différents départements prendront probablement plus de deux ans. ⁽³²⁾ De plus, l'élu Omar El Hyani a déclaré que les archives sont actuellement sous-utilisées et sous-évaluées, et que l'engagement aurait un impact modéré sur la perception des citoyens et des agents publics de la valeur des archives. ⁽³³⁾ Parmi les autres défis, citons le fait que cet engagement nécessitera beaucoup de temps et de ressources pour être mis en œuvre. Enfin, l'engagement ne prévoit aucune incitation pour favoriser le respect par les fonctionnaires d'un protocole d'archivage.

Prochaines étapes:

Bien que cet engagement établisse une base solide pour les demandes d'accès à l'information, une future itération de cet engagement pourrait inclure des éléments publics qui renforceraient sa pertinence par rapport aux valeurs de l'OGP. Certains aspects à considérer sont :

• Dans le cadre juridique de la publication proactive, élargir le type d'archives qui seraient à la disposition des citoyens et de la société civile. Les différents organismes gouvernementaux devraient communiquer clairement quelles archives seraient accessibles à l'avenir et annoncer leur disponibilité dès qu'elles sont organisées et rendues publiques.
• Établir un site Web pour centraliser toutes les archives disponibles, consultables dans un format utilisable et disponibles dans les langues de travail du pays.
• Renforcez la conception des engagements futurs, transformez certains jalons en activités plutôt que des chiffres spécifiques (par exemple, le nombre de bénéficiaires). Ces chiffres pourraient être inclus comme indicateurs de performance.
• Il est important que les Archives nationales du Maroc et les agences s'assurent que les stagiaires diffusent les connaissances et les bonnes pratiques. Une prochaine étape clé pourrait également inclure des mécanismes pour assurer et suivre la conformité des fonctionnaires aux normes de gestion des archives.