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Norvège

Archivage de documents (NO0054)

Vue d'ensemble

D'un coup d'œil

Plan d'action: Plan d'action de la Norvège 2019-2021

Cycle du plan d'action: 2019

Statut: actif

Institutions

Institution chef de file: Ministère de la culture

Institution (s) de soutien: Archives nationales de Norvège

Domaines politiques

Capacité? bâtiment, Gestion des Enregistrements

Revue IRM

Rapport IRM: Rapport de conception de la Norvège 2019-2021

En vedette: en attente de révision IRM

Premiers résultats: examen IRM en attente

Conception i

Vérifiable: oui

Relatives aux valeurs OGP: Accès à l'information

Impact potentiel:

Mise en œuvre i

Achèvement: examen IRM en attente

Description

Guide pour l'accomplissement de l'obligation de journaliser et d'archiver des documents
1 février 2018 à 1 juin 2019
Organisme responsable Ministère de la culture
Description
Quel problème pour le grand public
L'engagement est-il destiné à résoudre?
Le gouvernement central doit donner à chacun la
possibilité de contrôler l’administration
procédures dans les agences publiques et à participer
dans les processus démocratiques. Accès à une agence publique
documents exige que les agences enregistrent et
archiver les dossiers et donner à la population
accès aux archives. Avec la production croissante de documents de cas numériques et la
communication de ceux-ci par courrier électronique, il existe un risque
que les documents de cas numériques ne sont pas journalisés ou
archivés.
Quel est l'engagement? Produire des guides et du matériel pédagogique pour
agences gouvernementales sur le devoir de journaliser
et archiver des documents.
Comment l'engagement contribuera
pour résoudre le problème?
Le risque que des documents pour lesquels la journalisation
et l'archivage sont requis ne sont pas enregistrés et
archivés seront réduits.
Comment cet engagement est-il pertinent pour
les valeurs fondamentales de l'OGP?
L’engagement ouvre la possibilité de
diffuser plus d'informations, améliorer la qualité
des informations disponibles et / ou l'amélioration de la
disponibilité de l'information, de sorte qu'il est plus
accessible au grand public.
Informations complémentaires
19
Jalons Date de début Date de fin
Enquête sur les guides actuels, et enquête
les besoins et les problèmes.
1 Février 2018 30 Juin 2018
Préparer les exigences pour de nouvelles directives
matériels
30 juin 2018 30 septembre 2018
Produire de nouveaux guides et éducatifs
matériaux. Testez-les.
1 octobre 2018 31 mars 2019
Finaliser le matériel d'orientation. 1 April 2019 1 June 2019
Coordonnées
Personne responsable de la
organisme d'exécution
Magnar Nordtug
Entité Ministère de la Culture
E-mail / Téléphone Magnar.Nordtug@kud.dep.no / + 47 22 24 80 69
Autres participants publics Archives nationales de Norvège
Société civile collaborative
organisations, intersectorielles
groupes de travail, etc.

Résumé du statut à mi-parcours de l'IRM

1. Conseils pour l'accomplissement de l'obligation de journalisation et d'archivage des documents

Objectif principal

<< Le gouvernement central doit donner à chacun la possibilité à la fois de contrôler les procédures administratives des agences publiques et de participer aux processus démocratiques. L'accès aux documents des agences publiques exige que les agences enregistrent et archivent les documents relatifs aux affaires et donnent à la population l'accès aux archives. l'augmentation de la production de documents de cas numériques et la communication croissante de ceux-ci par courrier électronique, il y a un risque que les documents de cas numériques ne soient pas journalisés ou archivés.

Produire des guides et du matériel pédagogique pour les agences gouvernementales sur le devoir d’adaster et d’archiver les documents. "

Milestones

  • Enquête sur les guides actuels et enquête sur les besoins et les domaines problématiques (1er février 2018 - 30 juin 2018).
  • Préparer les exigences pour les nouveaux documents d'orientation (30 juin 2018 - 30 septembre 2018)
  • Produire de nouveaux guides et matériels pédagogiques. Testez-les (1er octobre 2018 - 31 mars 2019)
  • Finaliser les documents d'orientation (1er avril 2019 - 1er juin 2019).

Note éditoriale: Pour le texte complet de cet engagement, veuillez consulter le plan d'action de la Norvège à l'adresse https://www.regjeringen.no/en/dokumenter/norges-handlingsplan-4---open-government-partnership-ogp/id2638814/

Évaluation du rapport de conception de l'IRM

Vérifiable:

Oui

Pertinent:

Accès à l'information

Impact potentiel:

Mineur

Analyse des engagements

Cet engagement vise à améliorer les pratiques d'archivage des autorités publiques norvégiennes. Toutes les autorités publiques norvégiennes sont tenues d'archiver les documents entrants et sortants, conformément à la loi nationale sur la liberté de l'information. Cependant, en 2017, le Bureau du vérificateur général a signalé que les organismes gouvernementaux norvégiens ne respectaient pas toujours suffisamment ces pratiques d'archivage et de conservation obligatoires. (1) Une mauvaise tenue des registres par les organes gouvernementaux peut avoir un impact négatif sur le travail des journalistes, qui comptent sur un archivage rapide et des documents publics à jour. Selon un représentant du ministère de la Culture, la situation est exacerbée par la communication par e-mail, où les e-mails eux-mêmes (pas seulement les pièces jointes) doivent être archivés. (2)

Bien que la Norvège dispose déjà d'une bonne solution technique pour l'archivage des documents via les archives électroniques publiques (eInnsyn), (3) la tenue de registres a été pratiquée différemment parmi les 121 organismes gouvernementaux utilisant actuellement le système. (4) Par exemple, selon le rapport du vérificateur général de 2017, huit ministères norvégiens sur 17 ne publient pas de registres de documents internes. (5)

Dans le cadre de cet engagement, le ministère de la Culture examinera les lignes directrices, les besoins et les pratiques actuels en matière de tenue de registres parmi les organismes gouvernementaux. Il utilisera ensuite les résultats pour développer de nouvelles lignes directrices et du matériel pédagogique, qui seront testés avant d'être finalisés. Bien que l'engagement ne mènera pas directement à la publication d'informations, les nouvelles lignes directrices visent à améliorer la disponibilité des documents gouvernementaux grâce à de meilleures pratiques d'archivage. Par conséquent, l'engagement est pertinent par rapport à la valeur OGP de l'accès à l'information. Les nouvelles directives et le matériel pédagogique sont vérifiables, bien que l'engagement manque de détails sur l'enquête prévue sur les pratiques actuelles des organismes gouvernementaux.

Si elles sont élaborées et diffusées, les nouvelles lignes directrices pourraient aider à normaliser les pratiques de tenue de registres parmi les autorités publiques norvégiennes. Cela pourrait à son tour améliorer la capacité des autorités publiques à répondre aux demandes de FOI en temps opportun et fournir aux autorités de meilleures informations sur la manière de s'acquitter de leurs obligations en matière d'archivage et de tenue de registres. Cependant, selon le plan d'action, le ministère de la Culture devrait mener l'enquête sur les pratiques actuelles devrait être achevée le 30 juin 2018 et finaliser les nouveaux documents d'orientation d'ici le 1er juin 2019, avant le lancement officiel du plan d'action. (1er juillet 2019). En outre, selon l'Union norvégienne des journalistes, l'élaboration de lignes directrices à elle seule n'est probablement pas suffisante pour améliorer la situation. (6) Comme cet engagement vise à prendre des mesures préliminaires vers de meilleures pratiques d'archivage, l'impact potentiel est considéré comme mineur.

À l'avenir, une fois les documents d'orientation testés et finalisés, l'IRM recommande de mener des activités de suivi pour s'assurer qu'ils sont suivis par les autorités publiques et ajustés au besoin. En outre, l'IRM recommande que les nouveaux documents incluent des orientations pour les autorités publiques sur la tenue de registres et la réponse aux demandes de FdI en temps opportun pendant la pandémie de COVID-19. Le gouvernement pourrait envisager de travailler avec l'Union norvégienne des journalistes pour élaborer conjointement ces lignes directrices sur les pratiques de tenue de registres pendant la pandémie.

(1) Auditeur général, Dokument 3:10 (2016-2017) Riksrevisjonens underøkelse av arkivering og åpenhet i statlig forvaltning (disponible en norvégien): https://www.riksrevisjonen.no/rapporter-mappe/no-2016-2017/arkivering-og-apenhet-i-statlig-forvaltning/, consulté le 24 avril 2020.
(2) Chercheur IRM, entretien téléphonique avec Magnar Nordtug, ministère de la Culture, 26 mars 2020.
(3) Pour plus d'informations, voir: https://einnsyn.no/sok?sort=
(4) Auditeur général (2017), Dokument 3:10 (2016-2017) Riksrevisjonens underøkelse av arkivering og åpenhet i statlig forvaltning (disponible en norvégien): https://www.riksrevisjonen.no/rapporter-mappe/no-2016-2017/arkivering-og-apenhet-i-statlig-forvaltning/, consulté le 24 avril 2020.
(5) Ibid, p. 86
(6) Déclaration du représentant de l'Union norvégienne des journalistes lors de la réunion multipartite pour la mise en œuvre du quatrième plan d'action, 25 novembre 2019.

Engagements

  1. Archivage de documents

    NO0054, 2019, Renforcement des capacités

  2. Mise à disposition de statistiques énergétiques

    NO0055, 2019, Anti-Corruption

  3. Accès électronique et expansion

    NO0056, 2019, Accès à l'information

  4. Données culturelles ouvertes

    NO0057, 2019, Accès à l'information

  5. Planification spatiale numérique

    NO0058, 2019, Gouvernement électronique

  6. Rationaliser les marchés publics

    NO0059, 2019, Anti-Corruption

  7. Prévenir la corruption

    NO0060, 2019, Anti-Corruption

  8. Registre de la propriété bénéficiaire

    NO0061, 2019, Anti-Corruption

  9. Orientation de l'utilisateur

    NO0045, 2016, Renforcement des capacités

  10. Documents publics électroniques (OEP)

    NO0046, 2016, Gouvernement électronique

  11. Transparence concernant les informations environnementales

    NO0047, 2016, Gouvernement électronique

  12. Engagement étoilé Divulgation des données financières

    NO0048, 2016, Accès à l'information

  13. Transparence concernant les fonds Rainforest

    NO0049, 2016, Gouvernement électronique

  14. Propriété des actions des employés de l'Etat

    NO0050, 2016, Anti-Corruption

  15. Promouvoir la liberté d'expression et les médias indépendants

    NO0051, 2016, Espace civique

  16. Rapport pays par pays

    NO0052, 2016, Anti-Corruption

  17. Engagement étoilé S'inscrire à la propriété ultime

    NO0053, 2016, Anti-Corruption

  18. Examen public et consultation publique

    NO0020, 2013, Renforcement des capacités

  19. Enregistrement et conservation de la documentation numérique produite par des organismes publics

    NO0021, 2013, Accès à l'information

  20. Enquête auprès des citoyens norvégiens (Innbyggerundersøkelsen)

    NO0022, 2013, Participation publique

  21. Dénonciation

    NO0023, 2013, Anti-Corruption

  22. Renforcement de l'échange d'informations pour une prévention et une lutte plus efficaces contre le crime

    NO0024, 2013, Justice

  23. Renforcement de la transparence des pouvoirs publics et de l'administration

    NO0025, 2013, Accès à l'information

  24. Gouvernement en ligne de mire

    NO0026, 2013, Gouvernement électronique

  25. Langage juridique simple

    NO0027, 2013, Renforcement des capacités

  26. Portail norvégien des subventions (MFA)

    NO0028, 2013, Aide

  27. Une convention ou un accord international sur la transparence financière

    NO0029, 2013, secteur privé

  28. Réduire les conflits d'intérêts - Réglementation sur l'après-mandat

    NO0030, 2013, Anti-Corruption

  29. Centre pour l'intégrité dans le secteur de la défense

    NO0031, 2013, Sécurité et sécurité publique

  30. Un meilleur aperçu des comités, des conseils et des conseils - Un meilleur accès du public à l’information et de meilleures possibilités d’utilisation ultérieure

    NO0032, 2013, Gouvernement électronique

  31. Moderniser la gouvernance publique

    NO0033, 2013, Renforcement des capacités

  32. Transparence dans la gestion des revenus pétroliers et gaziers

    NO0034, 2013, Anti-Corruption

  33. Transparence dans la gestion de la caisse de retraite du gouvernement

    NO0035, 2013, Gouvernement électronique

  34. Efforts de transparence et de lutte contre la corruption

    NO0036, 2013, Anti-Corruption

  35. Le secteur municipal

    NO0037, 2013, Éducation

  36. “Simplifier” (“Enkelt Og Greit”)

    NO0038, 2013, Gouvernement électronique

  37. Documents publics électroniques (OEP) - (Offentlig Elektronisk Postjournal)

    NO0039, 2013, Accès à l'information

  38. Réutilisation des informations du secteur public (PSI)

    NO0040, 2013, Accès à l'information

  39. Accès aux données sur la santé

    NO0041, 2013, Gouvernement électronique

  40. Renouvellement du site Web du gouvernement (Regjeringen.No - Government.No)

    NO0042, 2013, Gouvernement électronique

  41. Déclaration de principes pour l'interaction et le dialogue avec les ONG

    NO0043, 2013, Renforcement des capacités

  42. Simplification et administration numérique des arrangements pour les ONG

    NO0044, 2013, Renforcement des capacités

  43. Un secteur public ouvert et un gouvernement inclusif

    NO0001, 2011, Anti-Corruption

  44. Mesures visant à promouvoir l'égalité des sexes et la pleine participation des femmes à la vie civique, au secteur privé, à l'administration publique et aux processus politiques.

    NO0002, 2011, genre

  45. Égalité des sexes - Participation dans le secteur privé

    NO0003, 2011, genre

  46. Augmenter la représentation des femmes dans les gouvernements locaux

    NO0004, 2011, genre

  47. Programme d'égalité de genre

    NO0005, 2011, genre

  48. Égalité des sexes - Inclusion des femmes immigrantes

    NO0006, 2011, genre

  49. Égalité des sexes - Combattre les stéréotypes sexistes

    NO0007, 2011, genre

  50. Égalité des sexes - Initiatives des jeunes

    NO0008, 2011, genre

  51. Égalité des sexes - Combattre la violence domestique

    NO0009, 2011, genre

  52. Transparence dans la gestion des revenus pétroliers et gaziers / Transparence financière

    NO0010, 2011, Aide

  53. Transparence dans la gestion des recettes pétrolières et gazières / Transparence financière - Fonds de pension gouvernemental mondial

    NO0011, 2011, Ouverture fiscale

  54. Transparence dans la gestion des recettes pétrolières et gazières / Transparence financière - Lutte contre l'évasion fiscale

    NO0012, 2011, Ouverture fiscale

  55. Transparence dans la gestion des revenus pétroliers et gaziers / Transparence financière - Sociétés multinationales

    NO0013, 2011, Ouverture fiscale

  56. Un secteur public ouvert et un gouvernement inclusif - Créer une politique de communication centrale

    NO0014, 2011, Ouverture fiscale

  57. Un secteur public ouvert et un gouvernement inclusif

    NO0015, 2011, Gouvernement électronique

  58. Un secteur public ouvert et un gouvernement inclusif - Utilisation des données publiques

    NO0016, 2011, Participation publique

  59. Un secteur public ouvert et un gouvernement inclusif - Publication statistique nationale

    NO0017, 2011, Accès à l'information

  60. Un secteur public ouvert et un gouvernement inclusif - Sondage national sur l'opinion publique

    NO0018, 2011,

  61. Un secteur public ouvert et un gouvernement inclusif

    NO0019, 2011, Participation publique

Open Government Partnership