Archivage de documents (NO0054)

Guide pour l'accomplissement de l'obligation de journaliser et d'archiver des documents
1 février 2018 à 1 juin 2019
Organisme responsable Ministère de la culture
Description
Quel problème pour le grand public
L'engagement est-il destiné à résoudre?
Le gouvernement central doit donner à chacun la
possibilité de contrôler l’administration
procédures dans les agences publiques et à participer
dans les processus démocratiques. Accès à une agence publique
documents exige que les agences enregistrent et
archiver les dossiers et donner à la population
accès aux archives. Avec la production croissante de documents de cas numériques et la
communication de ceux-ci par courrier électronique, il existe un risque
que les documents de cas numériques ne sont pas journalisés ou
archivés.
Quel est l'engagement? Produire des guides et du matériel pédagogique pour
agences gouvernementales sur le devoir de journaliser
et archiver des documents.
Comment l'engagement contribuera
pour résoudre le problème?
Le risque que des documents pour lesquels la journalisation
et l'archivage sont requis ne sont pas enregistrés et
archivés seront réduits.
Comment cet engagement est-il pertinent pour
les valeurs fondamentales de l'OGP?
L’engagement ouvre la possibilité de
diffuser plus d'informations, améliorer la qualité
des informations disponibles et / ou l'amélioration de la
disponibilité de l'information, de sorte qu'il est plus
accessible au grand public.
Informations complémentaires
19
Jalons Date de début Date de fin
Enquête sur les guides actuels, et enquête
les besoins et les problèmes.
1 Février 2018 30 Juin 2018
Préparer les exigences pour de nouvelles directives
matériels
30 juin 2018 30 septembre 2018
Produire de nouveaux guides et éducatifs
matériaux. Testez-les.
1 octobre 2018 31 mars 2019
Finaliser le matériel d'orientation. 1 April 2019 1 June 2019
Coordonnées
Personne responsable de la
organisme d'exécution
Magnar Nordtug
Entité Ministère de la Culture
E-mail / Téléphone Magnar.Nordtug@kud.dep.no / + 47 22 24 80 69
Autres participants publics Archives nationales de Norvège
Société civile collaborative
organisations, intersectorielles
groupes de travail, etc.

1. Conseils pour l'accomplissement de l'obligation de journalisation et d'archivage des documents

Objectif principal

<< Le gouvernement central doit donner à chacun la possibilité à la fois de contrôler les procédures administratives des agences publiques et de participer aux processus démocratiques. L'accès aux documents des agences publiques exige que les agences enregistrent et archivent les documents relatifs aux affaires et donnent à la population l'accès aux archives. l'augmentation de la production de documents de cas numériques et la communication croissante de ceux-ci par courrier électronique, il y a un risque que les documents de cas numériques ne soient pas journalisés ou archivés.

Produire des guides et du matériel pédagogique pour les agences gouvernementales sur le devoir d’adaster et d’archiver les documents. "

Milestones

• Enquête sur les guides actuels et enquête sur les besoins et les domaines problématiques (1er février 2018 - 30 juin 2018).
• Préparer les exigences pour les nouveaux documents d'orientation (30 juin 2018 - 30 septembre 2018)
• Produire de nouveaux guides et matériels pédagogiques. Testez-les (1er octobre 2018 - 31 mars 2019)
• Finaliser les documents d'orientation (1er avril 2019 - 1er juin 2019).

Note éditoriale: Pour le texte complet de cet engagement, veuillez consulter le plan d'action de la Norvège à l'adresse https://www.regjeringen.no/en/dokumenter/norges-handlingsplan-4---open-government-partnership-ogp/id2638814/

Analyse des engagements

Cet engagement vise à améliorer les pratiques d'archivage des autorités publiques norvégiennes. Toutes les autorités publiques norvégiennes sont tenues d'archiver les documents entrants et sortants, conformément à la loi nationale sur la liberté de l'information. Cependant, en 2017, le Bureau du vérificateur général a signalé que les organismes gouvernementaux norvégiens ne respectaient pas toujours suffisamment ces pratiques d'archivage et de conservation obligatoires. (1) Une mauvaise tenue des registres par les organes gouvernementaux peut avoir un impact négatif sur le travail des journalistes, qui comptent sur un archivage rapide et des documents publics à jour. Selon un représentant du ministère de la Culture, la situation est exacerbée par la communication par e-mail, où les e-mails eux-mêmes (pas seulement les pièces jointes) doivent être archivés. (2)

Bien que la Norvège dispose déjà d'une bonne solution technique pour l'archivage des documents via les archives électroniques publiques (eInnsyn), (3) la tenue de registres a été pratiquée différemment parmi les 121 organismes gouvernementaux utilisant actuellement le système. (4) Par exemple, selon le rapport du vérificateur général de 2017, huit ministères norvégiens sur 17 ne publient pas de registres de documents internes. ⁽⁵⁾

Dans le cadre de cet engagement, le ministère de la Culture examinera les lignes directrices, les besoins et les pratiques actuels en matière de tenue de registres parmi les organismes gouvernementaux. Il utilisera ensuite les résultats pour développer de nouvelles lignes directrices et du matériel pédagogique, qui seront testés avant d'être finalisés. Bien que l'engagement ne mènera pas directement à la publication d'informations, les nouvelles lignes directrices visent à améliorer la disponibilité des documents gouvernementaux grâce à de meilleures pratiques d'archivage. Par conséquent, l'engagement est pertinent par rapport à la valeur OGP de l'accès à l'information. Les nouvelles directives et le matériel pédagogique sont vérifiables, bien que l'engagement manque de détails sur l'enquête prévue sur les pratiques actuelles des organismes gouvernementaux.

Si elles sont élaborées et diffusées, les nouvelles lignes directrices pourraient aider à normaliser les pratiques de tenue de registres parmi les autorités publiques norvégiennes. Cela pourrait à son tour améliorer la capacité des autorités publiques à répondre aux demandes de FOI en temps opportun et fournir aux autorités de meilleures informations sur la manière de s'acquitter de leurs obligations en matière d'archivage et de tenue de registres. Cependant, selon le plan d'action, le ministère de la Culture devrait mener l'enquête sur les pratiques actuelles devrait être achevée le 30 juin 2018 et finaliser les nouveaux documents d'orientation d'ici le 1er juin 2019, avant le lancement officiel du plan d'action. (1er juillet 2019). En outre, selon l'Union norvégienne des journalistes, l'élaboration de lignes directrices à elle seule n'est probablement pas suffisante pour améliorer la situation. (6) Comme cet engagement vise à prendre des mesures préliminaires vers de meilleures pratiques d'archivage, l'impact potentiel est considéré comme mineur.

À l'avenir, une fois les documents d'orientation testés et finalisés, l'IRM recommande de mener des activités de suivi pour s'assurer qu'ils sont suivis par les autorités publiques et ajustés au besoin. En outre, l'IRM recommande que les nouveaux documents incluent des orientations pour les autorités publiques sur la tenue de registres et la réponse aux demandes de FdI en temps opportun pendant la pandémie de COVID-19. Le gouvernement pourrait envisager de travailler avec l'Union norvégienne des journalistes pour élaborer conjointement ces lignes directrices sur les pratiques de tenue de registres pendant la pandémie.