Aumento de la capacidad para la formulación de políticas co-creativas dentro de las autoridades gubernamentales (EE0054)

1.1 Desarrollo de un espacio de trabajo de cocreación
¿Cuál es el problema público que abordará el compromiso? El sistema de información de consulta electrónica (EIS) se introdujo en 2011 para coordinar los proyectos de ley entre los ministerios y gestionar los documentos de la Unión Europea. Además, funcionar como canal de participación es sencillo, pero no está lo suficientemente integrado con EIS. Así, la legislación está fragmentada entre diferentes entornos y la gestión de versiones de documentos está dispersa (por ejemplo, en 2019 el Gobierno de la República discutió 718 borradores y otros temas). Tanto los funcionarios como los grupos de interés están interesados ​​en una plataforma abierta que permita la formulación de políticas co-creativas desde la etapa más temprana posible de la iniciativa.

Cual es el compromiso? En el marco de Estonia Open Government Partnership Plan de Acción 2018-2020, se han desarrollado los términos de referencia y el prototipo de un nuevo sistema de información, habiendo pasado por una decena de grupos piloto (con la participación de ministerios, el Riigikogu y grupos de interés). Este Plan de Acción incluye el desarrollo de un editor de texto, la prueba del mismo y su implementación. La funcionalidad de la vista pública del espacio de trabajo de cocreación se logrará como parte del próximo plan de acción. Para la evaluación de impacto, se crearán herramientas adicionales en el marco del desarrollo del espacio de trabajo de cocreación. Se tiene en cuenta la compatibilidad con los sistemas de información anteriormente en uso en el país y, por lo tanto, no se incrementa la carga administrativa y la duplicación de datos.

¿Cómo contribuirá el compromiso a la solución del problema público? Como resultado del desarrollo, se completará un amplio espacio de trabajo co-creativo, que permitirá la creación y tramitación de proyectos de actos jurídicos. La plataforma ofrece una descripción general de la iniciativa desde su inicio hasta su adopción y evaluación ex post. La transición del procesamiento basado en documentos a basado en versiones aumentará la transparencia legislativa, permitirá una mayor co-creación y reducirá la carga de trabajo de los funcionarios y grupos de interés dedicados a la preparación, actualización y procesamiento de documentos. Un editor de texto completamente probado creado durante esta etapa de desarrollo es un requisito previo para la introducción de una vista pública del entorno de cocreación.

¿Por qué este compromiso es relevante para los valores de OGP? Transparencia Participación cívica Información adicional La actividad apoya el logro del objetivo estratégico de 'Estonia 2035', en el que 'Estonia es un país innovador, confiable y centrado en las personas'. La actividad está relacionada con las actividades del Programa de la sociedad civil 'Sociedad civil fuerte' para 2021-2024.

Hito Actividad Resultado Fecha de inicio Fecha de finalización Trabajo de desarrollo del editor de texto (incluida la intención de desarrollo, el borrador de la ley y el reglamento y la creación del texto del memorando explicativo) El editor de texto está listo para probar. 08.2020 12.2020 Prueba del editor de texto El editor de texto se prueba con cinco casos. 01.2021 06.2021 Prueba del editor de texto El editor de texto se prueba con diez casos. 07.2021 12.2021 Análisis de los resultados de las pruebas y planificación de actividades adicionales (incluido el desarrollo de una vista pública) Se han acordado actividades de seguimiento. 01.2022 06.2022

1.2 Poner a prueba nuevas metodologías y herramientas de cocreación
¿Cuál es el problema público que abordará el compromiso? La formulación de políticas en Estonia se basa en la participación del público, aunque la capacidad de las autoridades gubernamentales es desigual. En lugar de participación, el público espera cada vez más la formulación de políticas co-creativas, lo que requiere no solo apoyo técnico (como el desarrollo de la EIS descrito anteriormente) sino también mayores habilidades para los funcionarios, incluidos los coordinadores de participación, que cuenta con el apoyo de una capacitación central9 . Por tanto, es importante encontrar métodos que animen a las personas que no se han unido a ninguna organización representativa o de incidencia a participar en el proceso de cocreación. También se debe prestar mayor atención a aquellos grupos de la sociedad cuya participación es más reservada. Por ejemplo, la investigación ha demostrado que en un período de algunos años ha disminuido la proporción de jóvenes que sienten que su participación está teniendo un impacto a nivel local, mientras que al mismo tiempo la proporción de jóvenes que ven su participación como La contribución a las decisiones nacionales ha aumentado.10 También debe tenerse en cuenta que uno de cada cuatro residentes de Estonia tendrá más de 65 años en 2035, lo que significa que los métodos habituales (digitales) de participación deberán revisarse. Además, las investigaciones muestran que, si bien el 69% de los estonios están interesados ​​en la política interna (63% en 2015), el nivel de interés es del 54% entre los ciudadanos estonios de otras nacionalidades (57% en 2015). Al mismo tiempo, los estonios también son unos 15 puntos porcentuales más activos políticamente que las personas de otras nacionalidades.11

Cual es el compromiso? Recopilar y describir las mejores prácticas para la co-creación y probar nuevas metodologías con miras a crear una caja de herramientas de métodos de co-creación para la agencia. Se llevarán a cabo al menos dos proyectos piloto: Desarrollo e implementación del concepto del Día de la Estrategia 'Estonia 2035' (liderado por el 9 Durante la implementación del Plan de Acción, capacitación central en desarrollo de políticas y evaluación de impacto (incluyendo participación, gestión de procesos y módulos opcionales sobre capacidad analítica) continuará hasta para doscientas personas al año.10 Eurobarómetro Flash 455. Juventud europea. Septiembre de 2017. 11 Instituto de Estudios Bálticos, Centro Praxis de Estudios Políticos. Seguimiento de la integración de la sociedad estonia 2017. 12 Oficina de Gobierno y Ministerio de Hacienda) y análisis y mejora de la labor de los órganos consultivos (Ministerio de Asuntos Rurales). Durante el curso de la implementación del Plan de Acción, se buscarán oportunidades para agregar un tercer proyecto piloto a la actividad, si es necesario. ● La estrategia de desarrollo a largo plazo del estado 'Estonia 2035' es un documento general para los planes de desarrollo y programas relacionados en el campo. El proceso de implementación de la estrategia prevé que el día de la estrategia con socios y grupos de interés se lleve a cabo una vez al año; sin embargo, el objetivo es crear una oportunidad para que todos contribuyan a las discusiones estratégicas. Con este fin, el concepto y los métodos de cocreación se desarrollarán en cooperación con la sociedad civil. El concepto del Día de la Estrategia 'Estonia 2035' será flexible y permitirá probar varios métodos, que luego pueden ser utilizados por otras autoridades gubernamentales, gobiernos locales y otros. ● El objetivo del proyecto piloto de asociaciones estratégicas y órganos asesores es, a partir del ejemplo del Ministerio de Asuntos Rurales (hay más de 15 órganos asesores en el área de gobernanza, con más de 150 organizaciones participantes). El objetivo es analizar la práctica de planificar, gestionar e involucrar el trabajo de los órganos asesores y crear herramientas para los diferentes niveles de gestión, con el fin de incrementar la eficacia de la cooperación entre las partes y su nivel de satisfacción con el proceso. Otras agencias gubernamentales, gobiernos locales, etc. también pueden utilizar los resultados. Para evaluar las actividades, se realiza una encuesta de satisfacción entre los participantes (coordinadores de participación, funcionarios de los ministerios participantes, representantes de organizaciones no gubernamentales).

¿Cómo contribuirá el compromiso a la solución del problema público? La caja de herramientas de métodos de cocreación reunirá las experiencias existentes y las lecciones aprendidas, y permitirá probar diferentes métodos de cocreación. Como resultado, los funcionarios tienen el conocimiento necesario para aumentar tanto su coraje como sus habilidades para dar forma a las políticas a través de la creación conjunta (incluido el aumento de la capacidad de los coordinadores de participación para asesorar a los responsables de la formulación de políticas en sus agencias gubernamentales). También habrá un aumento en la base de conocimientos y la creación conjunta de políticas y legislación, y una mejora en las habilidades y conocimientos de los involucrados (incluida la descripción y gestión de expectativas). Los empleados del gobierno local también pueden utilizar la caja de herramientas.

¿Por qué este compromiso es relevante para los valores de OGP? Transparencia Participación cívica

Información adicional Las actividades apoyan el logro de los objetivos estratégicos de 'Estonia 2035' 'Personas inteligentes, activas y saludables que viven en Estonia' y 'La sociedad estonia es solidaria, cooperativa y abierta'. La actividad también apoya el 'Plan de Desarrollo de Población y Sociedad Cohesiva hasta 2030' (en preparación) y la consecución de los objetivos de los planes de desarrollo en el ámbito de los proyectos piloto. 13

Hito Actividad Resultado Fecha de inicio Fecha de finalización Recopilación y análisis de métodos de creación conjunta (incluidas encuestas y entrevistas con representantes de los ministerios y la sociedad civil en cooperación con la red de coordinadores de participación) Todos los ministerios y al menos diez ONG han proporcionado aportaciones. 08.2020 12.2020 La descripción de los métodos de cocreación recopilados con representantes de los ministerios y la sociedad civil, en cooperación con la red de coordinadores de participación, y la publicación de material instructivo Se describen al menos siete métodos. 01.2021 06.2021 Las negociaciones de los objetivos del proyecto piloto y el Plan de Acción con socios estratégicos, y la identificación y análisis de la situación actual (incluyendo encuestas y entrevistas con ministerios y representantes de la sociedad civil) Los proyectos piloto están listos para iniciar la siguiente fase. 08.2020 12.2020 Implementación del proyecto piloto del Día de la Estrategia 'Estonia 2035' El evento está teniendo lugar. 01.2021 06.2021 El desarrollo y negociación de soluciones de proyectos piloto para órganos asesores con socios estratégicos Al menos 30 organizaciones han proporcionado aportes. 01.2021 12.2021 Describir los resultados de los proyectos piloto y complementar el material de orientación con representantes de los ministerios y la sociedad civil, en cooperación con la red de coordinadores de participación El material de instrucción se actualiza antes de la fecha límite. 01.2022 06.2022 "

Revisión del plan de acción

Compromiso 1: Aumentar la capacidad de formulación de políticas co-creativas dentro de las autoridades gubernamentales

• Verifiable: Sí

• ¿Tiene una lente de gobierno abierto? Sí

• Potencial de resultados: Sustancial

Compromiso # 1: Aumento de la capacidad de formulación de políticas co-creativas dentro de las autoridades gubernamentales (Oficina gubernamental)

Socios: Ministerio de Justicia, Centro de Registros y Sistemas de Información, Ministerio de Asuntos Económicos y Comunicaciones

Colaboradores de OSC: Asamblea de Cooperación de Estonia

Para obtener una descripción completa del compromiso, consulte el Compromiso 1 en el plan de acción: https://www.opengovpartnership.org/documents/estonia-action-plan-2020-2022/

Contexto y objetivos:

Este compromiso continúa los esfuerzos del gobierno y la sociedad civil para aumentar la participación cívica en la formulación de políticas públicas, que Estonia ha priorizado continuamente en sus planes de acción. El compromiso combina dos corrientes de actividades, es decir, el desarrollo de una herramienta en línea para la creación conjunta de políticas y la publicación y prueba de una caja de herramientas de métodos de creación conjunta. El primero continúa el trabajo del plan de acción anterior sobre el desarrollo de una nueva herramienta en línea que integraría las fases de la legislación actualmente dispersas en un proceso de co-creación transparente y sin interrupciones. Tanto las partes interesadas gubernamentales como de la sociedad civil han reiterado la necesidad de una solución digital para facilitar el acceso de los ciudadanos a los procesos de formulación de políticas, en particular en las primeras fases del desarrollo de políticas. [ 1 ]

Dado que los intentos anteriores de renovar las herramientas de participación en línea existentes no han aumentado la participación ciudadana, [ 2 ] El cuarto plan de acción de Estonia contenía el ambicioso objetivo de crear una nueva herramienta en línea que proporcionaría un espacio para la creación conjunta desde los primeros pasos de una idea de política emergente. [ 3 ] El cuarto plan de acción resultó en la preparación de un prototipo de herramienta de cocreación. La herramienta está destinada a servir como lo siguiente: 1) un espacio de trabajo de "editor de texto" de acceso limitado para los responsables políticos y las partes interesadas seleccionadas para co-crear borradores de políticas y 2) una interfaz pública que permite a todos los ciudadanos participar en las diferentes fases de la política elaboración y seguimiento del estado de las iniciativas políticas. [ 4 ] En marzo de 2021, el grupo de trabajo gubernamental que coordina el desarrollo de la herramienta comenzó a probar el editor de texto con usuarios reales. [ 5 ]

El quinto plan de acción lanzará y probará la primera versión utilizable de la herramienta de creación conjunta y preparará el desarrollo de las funcionalidades de participación pública, que continuará en el próximo plan de acción. Al final de este plan de acción, el gobierno planea tener un editor de texto completamente funcional en uso, mientras que el desarrollo de la interfaz pública continuará en el próximo plan de acción. Paralelamente, la Oficina de Gobierno y los coordinadores de participación pública de los ministerios compilarán y publicarán una caja de herramientas de métodos de creación conjunta en forma de un manual en línea, probando métodos seleccionados en dos iniciativas piloto y resumiendo los resultados en el manual junto con las pautas para la implementación. La Oficina del Gobierno tiene previsto actualizar la caja de herramientas con regularidad basándose en las lecciones aprendidas de la implementación de los métodos en los procesos reales de formulación de políticas. [ 6 ]

Según el plan de acción, el público espera cada vez más poder participar en la creación conjunta de políticas en lugar de simplemente comentar las propuestas que ha presentado el gobierno. [ 7 ] Sin embargo, los expertos en democracia señalan que, a pesar de las expectativas del público, la cocreación sigue siendo un fenómeno emergente en Estonia y aún no es una práctica generalizada en las organizaciones del sector público. [ 8 ] Este compromiso se centra en mejorar las habilidades y el conocimiento de los funcionarios públicos en la co-creación de políticas. La Oficina de Gobierno agregará métodos y mejores prácticas de cocreación (tanto en contextos fuera de línea como en línea) y proporcionará pautas a los responsables de la formulación de políticas para diseñar procesos de cocreación y seleccionar métodos adecuados para el propósito. [ 9 ] La Oficina del Gobierno y el Ministerio de Asuntos Rurales probarán estos métodos en procesos de creación conjunta de políticas de la vida real. La Oficina del Gobierno también llevará a cabo un proceso de creación conjunta interactivo con los jóvenes, combinando actividades en línea individuales y colectivas para solicitar la contribución de los jóvenes al plan de acción anual de la estrategia "Estonia 2035". [ 10 ] El Ministerio de Asuntos Rurales utilizará un enfoque de creación conjunta para involucrar a las partes interesadas a fin de examinar el funcionamiento de los diversos órganos asesores de políticas del ministerio para aumentar la eficacia de la participación de las partes interesadas en estos órganos.

Las dos corrientes (la herramienta digital y la caja de herramientas de co-creación) forman un grupo coherente de actividades que tienen como objetivo proporcionar a los funcionarios públicos una infraestructura y herramientas para la co-creación de políticas en colaboración con las partes interesadas. Con su enfoque en la cocreación y la participación ciudadana, este compromiso aborda una necesidad claramente percibida en torno al valor de la participación cívica de OGP.

Potencial de resultados: Sustancial

Este compromiso adopta un enfoque paso a paso para cambiar el papel de los ciudadanos en la formulación de políticas públicas. A largo plazo, involucrar a los ciudadanos como co-creadores podría mejorar la calidad y profundidad de las aportaciones del público a las políticas y atraer a actores más diversos en los procesos de toma de decisiones. El análisis del Ministerio de Justicia de la práctica de formulación de políticas en 2018 encontró que las prácticas de participación pública de las instituciones gubernamentales han mejorado a lo largo de los años, pero en alrededor del 20 al 25 por ciento de los casos, las partes interesadas aún no participan en las primeras fases de la elaboración de políticas cuando podrían tener la mayor influencia en el contenido de las iniciativas políticas. [ 11 ] En aproximadamente la mitad de los casos, las oportunidades de participación ciudadana en las últimas fases de la elaboración de políticas se limitan a la posibilidad formalista de comentar los borradores de políticas totalmente formulados sobre el Sistema de Información de Proyectos de Ley. Según la misma fuente, alrededor de una cuarta parte de las iniciativas de políticas analizadas habían involucrado activamente a los ciudadanos, obteniendo aportaciones del público tanto para discutir los problemas de políticas y las posibles soluciones como para utilizar varios canales para llegar a las diversas partes interesadas. Esto indica un amplio espacio para rediseñar los procesos de participación pública a fin de permitir un aporte público más sustancial a lo largo del ciclo de políticas. Por otro lado, hay indicios de que se están adoptando nuevos enfoques. El desarrollo de la estrategia nacional "Estonia 2035" en 2018-2020 sirve como una iniciativa emblemática en términos de creación conjunta de políticas, ya que involucró a cerca de 17,000 ciudadanos en el debate de las prioridades nacionales. [ 12 ] a través de diversas formas de participación, desde talleres, conferencias y discusiones informales en el Festival de Opinión anual al aire libre hasta encuestas de opinión pública en línea y fuera de línea. [ 13 ]

Este compromiso no prevé reformas legales importantes, pero es ambicioso, y busca catalizar una transición de todo el gobierno hacia un modelo de formulación de políticas más colaborativo construido en torno al concepto de cocreación. [ 14 ] Lo hará creando mejores oportunidades digitales para que los ciudadanos accedan a información clave sobre iniciativas políticas y participen en el desarrollo de políticas sin necesidad de navegar entre varias instituciones gubernamentales y sistemas de información. Al mismo tiempo, el gobierno espera que el diseño del sistema centrado en la creación conjunta anime a los funcionarios públicos a involucrar a las partes interesadas que ya se encuentran en las primeras etapas del desarrollo de políticas. [ 15 ] La caja de herramientas y las directrices sobre métodos de cocreación podrían ayudar a los funcionarios públicos a adoptar nuevas prácticas para la transición a un modelo de formulación de políticas co-creativo, siempre que se asignen recursos suficientes para difundir y promover el uso de la caja de herramientas.

Los resultados potenciales de este compromiso también abarcan los resultados de las políticas de los dos proyectos piloto de cocreación planificados. Uno de ellos involucra a los jóvenes en la actualización de la estrategia “Estonia 2035”. Como primer paso, los participantes pueden jugar un juego en línea para experimentar cómo diferentes decisiones pueden conducir a diferentes futuros. [ 16 ] Al final, podrán hacer propuestas para mejorar la calidad de vida en Estonia. A continuación, los jóvenes discutirán las propuestas con sus profesores y compañeros en las clases utilizando una metodología propuesta por un grupo de organizaciones asociadas que involucran a organizaciones juveniles y educativas. De las discusiones, los participantes seleccionarán las mejores propuestas para ser enviadas a la Oficina de Gobierno. Luego, la Oficina de Gobierno planea involucrar a expertos y funcionarios públicos para seleccionar las ideas más prometedoras y llevar a cabo discusiones públicas sobre las ideas seleccionadas. Como paso final, la Oficina de Gobierno presentará las ideas al gobierno y los ministerios responsables y discutirá cómo incorporar las propuestas en el próximo plan de acción anual para la estrategia “Estonia 2035”. [ 17 ] Por lo tanto, este piloto podría dar como resultado que los jóvenes puedan influir en cambios concretos de políticas a nivel nacional.

Los resultados potenciales del otro piloto se relacionan más con la metodología de formulación de políticas que con el contenido de las políticas. El Ministerio de Asuntos Rurales coordina la participación de las partes interesadas a través de una serie de órganos asesores con diferentes propósitos, algunos establecidos por ley, otros establecidos por el ministro, etc. Sin embargo, el ministerio carece de una visión general sistemática de la eficacia con la que estos organismos trabajan para solicitar aportes de las partes interesadas. En asociación con investigadores del Centro de Antropología Aplicada, el ministerio planea involucrar a varias partes interesadas en la auditoría de los resultados de los órganos asesores y mejorar la configuración de estos órganos para aumentar la eficacia de la participación de las partes interesadas. Como resultado, el ministerio planea documentar su experiencia en forma de pautas para llevar a cabo dichos procesos de auditoría en estrecha colaboración con las partes interesadas que otros organismos gubernamentales podrían utilizar como modelo.

En resumen, este compromiso toma medidas concretas para aumentar el nivel y el impacto de la participación ciudadana a lo largo del ciclo de políticas y para reducir la fragmentación de la información sobre las oportunidades de participación, que ha sido un problema persistente en Estonia. [ 18 ] La principal fortaleza de este compromiso radica en su enfoque en facilitar a la ciudadanía el seguimiento de los procesos políticos y hacer más conveniente para los funcionarios públicos el desarrollo de políticas en colaboración con otras instituciones y la ciudadanía. Las partes interesadas de la sociedad civil creen que el entorno de cocreación digital puede impulsar cambios sustanciales en la práctica de formulación de políticas a largo plazo, si existe la voluntad institucional de seguir adelante con los planes actuales. [ 19 ] Los cambios reales en la práctica del gobierno también dependen de la comprensión de los funcionarios públicos sobre cómo implementar la co-creación en el trabajo diario de estos funcionarios. La caja de herramientas sobre métodos de cocreación junto con las directrices para la implementación podrían, por lo tanto, reforzar aún más los resultados positivos de este compromiso.

Oportunidades, desafíos y recomendaciones durante la implementación

Proporcionar un entorno de trabajo digital para la participación de las partes interesadas y desarrollar las habilidades de los funcionarios públicos podría inducir un cambio real en las prácticas de formulación de políticas. Para aprovechar plenamente el potencial de este compromiso, el gobierno debe fomentar el uso real de los nuevos recursos digitales. Los resultados también dependerán en gran medida de la voluntad institucional de cambiar las rutinas actuales de formulación de políticas y permitir más aportaciones externas y colaboración interinstitucional. Algunas partes interesadas de la sociedad civil han advertido que la implementación puede tropezar con problemas como la falta de financiación o la incapacidad de las diferentes instituciones para cooperar. [ 20 ] Puede resultar especialmente difícil integrar de manera eficaz los sistemas de información y los procesos de trabajo del gobierno ejecutivo y el Parlamento debido a sus diferencias institucionales y sus distintas rutinas.

Para que se cumplan los objetivos de este compromiso, el MRI recomienda que los organismos responsables dediquen una atención específica a los siguientes aspectos:

• Asegure una estrecha colaboración entre diferentes instituciones mientras desarrolla y prueba la herramienta de creación conjunta de políticas en línea. Es fundamental asignar tiempo y recursos suficientes para que el grupo de trabajo que dirige el proyecto involucre a fondo a todas las instituciones gubernamentales en el proceso de desarrollo para comprender sus necesidades específicas y asegurar su interés en el uso del sistema.

• Involucrar a las partes interesadas en la definición de procesos de política prioritarios adicionales mediante los cuales se puedan probar los métodos de cocreación seleccionados. Además de los dos pilotos planificados, el gobierno podría invitar a las partes interesadas a seleccionar conjuntamente algunos procesos de políticas de alta prioridad y hacer uso de la caja de herramientas de co-creación para diseñar el proceso. Esto permitiría una prueba más exhaustiva de los métodos y directrices en varios procesos de la vida real, al mismo tiempo que mejoraría los resultados de estos procesos de políticas al permitir una aportación más sustancial de las partes interesadas.

• Promover el uso de la caja de herramientas de cocreación por parte de los funcionarios públicos. Es posible que simplemente hacer que la caja de herramientas esté disponible en línea no garantice el uso real de sus métodos. Este compromiso implica la realización de pruebas piloto para probar algunos métodos seleccionados, pero es igualmente importante planificar actividades de difusión, capacitación y asesoramiento para asegurar el uso de los métodos más allá de los casos piloto. La Oficina de Gobierno prevé la colaboración con los coordinadores de participación pública de los ministerios [ 21 ] en la creación e implementación de la caja de herramientas. [ 22 ] Con el fin de ampliar y mantener los resultados del compromiso, el IRM recomienda planificar actividades concretas que los coordinadores de participación podrían emprender en sus organizaciones para alentar a sus colegas a utilizar la caja de herramientas en su trabajo. Esto podría incluir difundir información sobre la caja de herramientas a través de las herramientas de comunicación interna de sus organizaciones, organizar tutoriales, invitar a los pilotos a compartir su experiencia y brindar asesoramiento individual y apoyo personalizado a los funcionarios públicos en la implementación de los métodos de cocreación.

Fortalecer la capacidad de los coordinadores de participación para ayudar a los procesos de creación conjunta y participación pública en las agencias gubernamentales.. Como parte del plan de acción anterior de Estonia, la Oficina del Gobierno facilitó reuniones periódicas y el intercambio de experiencias entre los coordinadores de participación para revitalizar su red de colaboración existente. Como resultado, los coordinadores de participación desarrollaron una visión compartida de su rol y tareas para facilitar la participación pública en sus organizaciones. [ 23 ] Como siguiente paso, el IRM recomienda que la Oficina de Gobierno se ponga en contacto con los gerentes superiores de los ministerios para discutir qué apoyo podría brindar para aumentar la capacidad de los coordinadores de participación para cumplir con su función y cómo los propios ministerios podrían apoyar el trabajo de los coordinadores de participación. Esto puede incluir un acuerdo común para asignar más tiempo de trabajo que los coordinadores podrían dedicar a tareas relacionadas con la participación pública junto con la obtención de oportunidades de capacitación y desarrollo profesional.

Informe de resultados

Compromiso 1. Incrementar la capacidad de formulación de políticas co-creativas dentro de las autoridades gubernamentales

Verifiable: Sí

¿Tiene una lente de gobierno abierto?

Sí

Potencial de resultados: Sustancial

● Terminación: Sustancial

● ¿Abrió el gobierno? Marginal

Compromiso 1: Aumentar la capacidad de formulación de políticas co-creativas dentro de las autoridades gubernamentales (Oficina gubernamental)

Contexto y objetivos:

Este compromiso buscaba mejorar la transparencia y la participación pública en los procesos de formulación de políticas del gobierno central. Tanto los actores gubernamentales como los de la sociedad civil han observado que los procesos de desarrollo de políticas del gobierno tienden a ser complejos y opacos para el público, lo que resulta en una baja participación pública. ^{[ 1 ]} La Oficina Gubernamental y el Ministerio de Justicia están desarrollando una nueva herramienta digital que integraría todos los pasos de la elaboración de leyes y permitiría a las agencias gubernamentales cocrear políticas con otras partes interesadas. Dado que el concepto de cocreación es novedoso en Estonia, ^{[ 2 ]} La Oficina de Gobierno también se propuso aumentar las habilidades de los funcionarios públicos mediante la publicación de una caja de herramientas en línea de métodos de cocreación y la prueba de métodos específicos para involucrar a los jóvenes en la discusión de la estrategia nacional “Estonia 2035”. Además, el Ministerio de Asuntos Rurales buscó mejorar la participación de las partes interesadas en sus órganos asesores.

¿Abrió el gobierno? Marginal

Este compromiso aspira a lograr cambios a largo plazo en la gobernanza pública que requieren años para lograrse. Dado que el gobierno ha dividido esta reforma en pasos que abarcan varios planes de acción, el quinto plan de acción no produjo un cambio cualitativo significativo en las prácticas de formulación de políticas del gobierno. Sin embargo, sus resultados ayudaron a fomentar cambios que podrían volverse observables a medida que los funcionarios públicos adquirieran nuevas habilidades y adoptaran métodos más colaborativos de formulación de políticas. Si bien algunas actividades (por ejemplo, la reforma de los métodos de participación pública del Ministerio de Asuntos Rurales) produjeron resultados más tangibles que otras (por ejemplo, la caja de herramientas de métodos de cocreación), el compromiso en su conjunto arrojó resultados positivos.

Durante el plan de acción, el Ministerio de Justicia y Oficina de Gobierno desarrollaron nuevas funcionalidades para la herramienta de cocreación de políticas digitales, realizaron talleres con funcionarios públicos para probar historias de usuarios y lanzaron pilotos de procesos de redacción legislativa utilizando un prototipo de la herramienta. El gobierno involucró activamente a funcionarios públicos en el desarrollo de la herramienta para garantizar su utilidad y usabilidad. Se está trabajando en la interfaz pública y en las funcionalidades para involucrar a socios externos en el desarrollo de políticas. Si bien la herramienta aún no se utiliza oficialmente, los funcionarios públicos involucrados en sus pruebas dieron comentarios positivos a los coordinadores. ^{[ 3 ]} Según los coordinadores, la herramienta está diseñada para impulsar a los funcionarios públicos hacia la cocreación. ^{[ 4 ]} y su uso será obligatorio una vez que sea adoptado. ^{[ 5 ]} Por lo tanto, a pesar de la naturaleza técnica de las actividades realizadas durante el plan de acción, el compromiso ha ayudado al gobierno a avanzar hacia una formulación de políticas más transparente e inclusiva. Las partes interesadas de la sociedad civil creen que la herramienta de cocreación apoyará un cambio cualitativo en la participación cívica. ^{[ 6 ]} y estamos satisfechos con el progreso de este compromiso hasta el momento. ^{[ 7 ]}

Además de la herramienta digital, la Oficina de Gobierno trabajó en la descripción de diferentes métodos y pautas de cocreación en una caja de herramientas pública en línea para funcionarios públicos. La caja de herramientas (“Koosloomeranits”) no se publicó hasta noviembre de 2022, una vez finalizado el plazo del plan de acción. Si bien la primera versión incluye principios básicos y terminología relacionada con la cocreación, todavía carece de descripciones de métodos, ejemplos y pautas concretos. [ 8 ] Por tanto, esta parte del compromiso aún no ha dado resultados destacables. La Oficina de Gobierno continúa el desarrollo de la caja de herramientas del sexto plan de acción (2022-2024). [ 9 ]

Paralelamente, la Oficina del Gobierno probó el método de participación “Arvamusrännak” ('Viaje de Opinión') para involucrar a los jóvenes en cómo se podría mejorar el entorno de vida en Estonia. La Oficina de Gobierno involucró a 25 escuelas diferentes en un juego en línea y debates en vivo. De 200 ideas presentadas, la Oficina de Gobierno agregó 15 propuestas relacionadas con el transporte público, el reciclaje y el uso de energía sostenible. [ 10 ] Luego realizaron una encuesta pública en colaboración con el portal de noticias Delfi.ee para calificar las propuestas, recibiendo 6,218 votos de personas de distintas edades. Las propuestas seleccionadas no parecen haber influido directamente en el plan de acción anual de la estrategia “Estonia 2035”. [ 11 ] que la Oficina del Gobierno citó inicialmente como uno de los objetivos. [ 12 ] Las propuestas fueron presentadas al Primer Ministro, [ 13 ] Ministerio del Medio Ambiente y Ministerio de Asuntos Económicos y Comunicaciones, [ 14 ] pero no está claro cómo las ideas han informado las políticas de los ministerios. Sin embargo, la participación activa de la gente en la iniciativa indica que el gobierno logró probar un método de participación específico que puede usarse en futuras discusiones sobre la estrategia “Estonia 2035”. Este ejercicio probablemente mejoró las habilidades de participación pública de los funcionarios públicos y brindó a los jóvenes una valiosa experiencia de participación.

Como tercera corriente de este compromiso, el Ministerio de Asuntos Rurales emprendió un análisis en profundidad de sus prácticas de participación pública en sus órganos asesores. Los informes de estudio resultantes brindaron al ministerio nuevos conocimientos sobre las deficiencias de sus formatos de participación. ^{[ 15 ]} Sobre esta base, el coordinador de participación pública del ministerio desarrolló instrumentos de trabajo prácticos para ayudar a sus funcionarios a planificar su participación. Uno es un breve resumen de las Buenas Prácticas de Participación Pública del gobierno junto con un formulario de comentarios que los funcionarios pueden utilizar para evaluar la satisfacción de las partes interesadas con la participación pública. Con este formulario, el ministerio planea comenzar a medir periódicamente la satisfacción de las partes interesadas con sus prácticas de participación pública. ^{[ 16 ]} El coordinador también creó una base de datos de métodos de participación y cocreación que los funcionarios pueden consultar al planificar la participación de las partes interesadas. La base de datos describe alrededor de 60 métodos y enumera las personas de contacto en el ministerio que pueden ayudar a sus colegas a implementar métodos específicos. Como resultado de este compromiso, el ministerio está desarrollando una agenda para reformar sus formatos de participación pública en 2023. Este proceso está alineado con el desarrollo de la estrategia organizacional del ministerio para garantizar que las medidas e indicadores de participación apoyen los objetivos estratégicos del ministerio. Abordar la participación pública como parte de la planificación estratégica es un paso encomiable que podría impulsar cambios sustanciales en las prácticas del ministerio.

El Ministerio de Asuntos Rurales difundió los resultados de este compromiso a través de varios canales. El ministerio publicó los informes de análisis y recursos para funcionarios públicos en su sitio web, ^{[ 17 ]} y agregará los métodos de la base de datos de cocreación a la caja de herramientas desarrollada por la Oficina de Gobierno. El ministerio también compartió su experiencia a través de las redes de colaboración de los coordinadores de participación pública y gerentes de desarrollo estratégico de los ministerios, y durante los Días de Socios que el ministerio lleva a cabo varias veces al año para intercambiar información con socios gubernamentales y no gubernamentales clave. ^{[ 18 ]} Además, este compromiso resultó en varias actividades de seguimiento no planificadas que respaldan sus objetivos. Uno fue el lanzamiento de talleres de cocreación en colaboración con expertos externos para desarrollar un marco legislativo para sistemas alimentarios sostenibles. Estos talleres han reunido a partes interesadas de los ámbitos de la seguridad alimentaria, la economía y las cuestiones sociales, que normalmente no colaboran entre sí. ^{[ 19 ]} La experiencia de estos talleres será documentada en un informe público.

Mirando hacia el futuro:

La Oficina de Gobierno continúa en el sexto plan de acción el desarrollo de la herramienta y la caja de herramientas de cocreación y prueba nuevos métodos de cocreación. También están involucrando a expertos y partes interesadas para desarrollar una hoja de ruta para fomentar el gobierno abierto en los gobiernos centrales y locales. ^{[ 20 ]} El gobierno ha construido su enfoque de formulación de políticas participativas a través de múltiples planes de acción para volverse más integral con el tiempo. Hasta ahora, este trabajo ha implicado principalmente el desarrollo de herramientas y la realización de proyectos piloto, con miras a una eventual reforma sistemática de las prácticas de formulación de políticas del gobierno. Para institucionalizar prácticas abiertas de formulación de políticas, el gobierno necesita trabajar simultáneamente en el marco legal y político, las habilidades y actitudes de los funcionarios públicos, y los procesos de trabajo y las culturas de gestión de las organizaciones. La hoja de ruta del sexto plan de acción podría proporcionar un plan integral, largamente esperado, para esta compleja reforma.

Respecto de este compromiso, los siguientes pasos podrían apoyar resultados sostenibles:

• Continuar involucrando proactivamente a la sociedad civil en el desarrollo de la interfaz pública y las funciones de participación de la herramienta de cocreación, de modo que la herramienta sea atractiva y fácil de usar.
• Integrar los procedimientos parlamentarios de proyectos legislativos con la herramienta para proporcionar un único punto de acceso digital para el escrutinio y la participación públicos. El Ministerio de Justicia ya está colaborando con el Parlamento para lograr este objetivo. El Parlamento ha analizado sus necesidades, pero los avances técnicos requerirán financiación adicional. ^{[ 21 ]}
• Promover el uso activo de la caja de herramientas de cocreación entre los funcionarios públicos. El IRM recomendó anteriormente utilizar la caja de herramientas en capacitaciones de funcionarios públicos, organizar tutoriales, compartir experiencias entre organizaciones del sector público sobre el uso de métodos de cocreación específicos e involucrar a los coordinadores de participación pública de los ministerios para guiar a sus colegas en el uso de los métodos. Los eventos de capacitación e intercambio de experiencias también podrían involucrar a los socios de la sociedad civil de los ministerios y a los municipios locales.
• Empoderar a los coordinadores de participación pública de los ministerios para transformar las prácticas de participación pública de sus organizaciones. El potencial de los coordinadores de participación pública como multiplicadores de conocimientos e iniciadores de reformas todavía está infrautilizado en muchas organizaciones del sector público. Informes anteriores del IRM han recomendado asignar más tiempo de trabajo y apoyo organizacional a los coordinadores de participación pública para aumentar el impacto de su trabajo. Las organizaciones también podrían beneficiarse de la creación de tándems o equipos de coordinadores de participación pública para aumentar su alcance. ^{[ 22 ]}
• Ya sea que esto sea parte o no del proceso de hoja de ruta del sexto plan de acción, el gobierno podría analizar qué recursos necesitan los funcionarios públicos para involucrar a las partes interesadas en su trabajo diario sin mucha carga adicional. Por ejemplo, realizar evaluaciones exhaustivas del impacto ex ante de las iniciativas políticas podría identificar procesos de alto impacto en los que los funcionarios podrían centrar sus esfuerzos de participación pública. ^{[ 23 ]}
• Es vital asignar responsabilidades claras para implementar la hoja de ruta de gobierno abierto que se está desarrollando en el marco del sexto plan de acción de Estonia. Las organizaciones responsables deberían participar en la hoja de ruta desde el principio para garantizar su apropiación. Cuando sea posible, se podrían diseñar e implementar mecanismos para mejorar la participación pública en asociación con las OSC para garantizar su impacto. Además, al desarrollar la hoja de ruta, será importante trabajar con las OSC en el foro de múltiples partes interesadas de OGP para aprovechar de manera efectiva las herramientas y recursos ya desarrollados con el fin de avanzar hacia un gobierno más participativo.