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Mise en ligne du processus de co-création OGP - Gestion des réunions virtuelles

Cómo llevar el proceso de cocreación de OGP a un espacio virtual - Manejo de reuniones virtualels

Transposer en ligne le processus de co-création du PGO - Gestion de réunions virtuelles

Photo de wocintechchat.com


Tout au long du processus de co-création du PGO, il peut être nécessaire de convoquer des réunions virtuelles et en personne, y compris des réunions ouvertes ou sur invitation uniquement, des réunions de groupes de travail thématiques ou des réunions du Forum multipartite du PGO. Les conseils suivants résument comment organiser une réunion virtuelle efficace, notamment: 1) Hébergement ou animation d'une réunion 2) Gestion des groupes de discussion 3) Partage du contenu visuel avec votre groupe 4) Prise de décisions avec votre groupe et 5) Considérations relatives à la plate-forme.

Accueillir ou animer une réunion

Si vous organisez ou dirigez la réunion, voici quelques excellents conseils de l'économiste du développement et experte en santé mondiale, éducation et évaluation, Ruth Levine. Le nombre de participants influe sur la façon dont vous coordonnez les interactions, par exemple, la discussion de groupe contre les groupes de discussion. Si vous organisez une discussion de groupe, certains des conseils les plus importants sont les suivants:

  • Préparation : Ayez des objectifs très clairs pour ce que vous voulez retirer de la réunion en ligne, ce que vous voulez que les participants fassent ou retirent et les résultats attendus, les décisions ou le suivi. Envoyez les informations d'appel, les points spécifiques de l'ordre du jour, les documents de base, les détails de connexion et les instructions détaillées sur l'accès à la réunion en ligne et toutes les fonctionnalités de l'outil que les participants peuvent avoir besoin de se familiariser avec au moins quelques jours à l'avance. Tenez compte des défis d'accessibilité et de bande passante auxquels vos participants pourraient être confrontés et fournissez des options d'appel avec des numéros gratuits dans la mesure du possible.
  • Planification de la logistique: Avoir un co-hôte ou un co-modérateur (ou plusieurs pour les grandes réunions) affecté à la réunion et les désigner comme tels si la plate-forme que vous utilisez permet uniquement à une réunion de continuer ou si certaines fonctionnalités sont accessibles lorsqu'un co-modérateur est en ligne. Cela peut être utile si l'hôte principal rencontre des problèmes techniques ou abandonne de manière inattendue pendant l'appel. Ceci est recommandé même s'il ne s'agit pas d'une caractéristique technique de la plate-forme que vous utilisez. Convenez à l'avance des rôles et des responsabilités. Planifiez également à l'avance avec des animateurs et d'autres personnes qui vous aideront avec la logistique de la réunion sur la façon dont vous animerez la réunion, ce qui se passe si quelqu'un abandonne l'appel, les plans pour entrer, gérer et quitter les petites séances en petits groupes.
  • Construction de l'agenda : Inviter tout ajout ou modification à l'ordre du jour au début d'une réunion; notez s'il y a une section «toute autre entreprise» à la fin. Rassurez les participants en leur disant qu'ils peuvent vous contacter hors ligne pour suggérer des sujets qui devront être traités lors d'un prochain appel ou par le biais d'une série d'e-mails.
  • Expliquer les mécanismes de participation au début de la réunion: Soyez clair sur les règles de participation au départ. Selon la taille et l'objectif de la réunion, tout ou partie des participants peuvent être amenés à la discussion par audio ou vidéo. Pour les grandes réunions, les discussions peuvent avoir lieu principalement dans des boîtes de discussion ou des salles de réunion. Clarifiez cela au début de la réunion. Commencez chaque appel en notant que ceux qui ne parlent pas doivent mettre leur microphone ou leur téléphone en sourdine. Notez que le modérateur invitera les participants à réactiver le son et à parler ou à poser des questions. Demandez à tous les participants de se nommer dans leur profil d'utilisateur. Donnez-leur des instructions sur la façon de procéder. Demandez-leur de partager également leur nom et leur affiliation lors de leur premier discours. Encouragez une participation constructive et insistez sur l'importance de la responsabilité collective pour garantir un espace sûr, inclusif et exempt de harcèlement en ligne.
  • Maximiser l'interaction: La durée d'attention typique d'une réunion en ligne serait de 45 minutes, ce qui peut être étendu en rendant les réunions en ligne plus interactives. Un bon moyen de donner à chacun une chance d'interagir lors de réunions de grande taille est de présenter des brise-glaces. Par exemple: demandez à chacun d'indiquer son nom, son affiliation et son emplacement dans la boîte de discussion et ce qu'il espère retirer de la réunion. Introduisez des sondages en direct amusants - ou sérieux - pour permettre à chacun d'exprimer ses opinions et de voir où se trouve le groupe. Vous pouvez planifier plusieurs de ces sondages au cours d'une réunion pour maintenir les niveaux d'engagement. Vous pouvez également demander aux orateurs qui dirigent une réunion de poser des questions pour réagir dans la boîte de discussion, et de nommer quelqu'un pour récolter et partager les réponses les plus intéressantes avec les modérateurs ou les orateurs.
  • Prendre des notes: Attribuez la responsabilité de la prise de notes à quelqu'un qui ne modère pas, afin que le modérateur puisse s'occuper de la tâche difficile de modérer la discussion et de gérer le temps avec une main ferme. Le preneur de notes peut également envoyer rapidement l'ordre du jour et les documents d'information à tous les participants qui ne les ont pas à portée de main. Une bonne pratique peut être d'avoir un document pour recueillir les idées et les notes de tous les participants afin qu'ils aient une chance de contribuer.
  • Résumez les éléments d'action: Indiquez clairement à la fin quelles sont les conclusions, y compris les décisions ou les prochaines étapes. Indiquez également quand les notes seront diffusées et si vous demanderez des commentaires à leur sujet. Vous pouvez ouvrir un document google en direct afin que les participants puissent voir quels éléments d'action sont notés.

Gestion des groupes de discussion

Si votre groupe est important et que vous trouvez un besoin de rassembler tout le groupe tout en ayant des discussions en petits groupes, essayez les méthodes suivantes:

  • Décidez comment vous souhaitez diviser les participants en petits groupes ou en petites équipes à l'avance. Évitez de créer des groupes à la volée. Vous pouvez envisager d'organiser des groupes selon des lignes thématiques ou sectorielles.
  • Bluejeans, Google Meet, Jitsi et Skype Meet offrent tous des options pour des groupes en petits groupes.
  • Pour un espace de travail plus avancé, utilisez Salles d'atelier de Zoom pour placer les gens dans des groupes et les modèles de l'Institut LUMA MURAL préparer un espace de travail à l'avance. Des outils comme MURAL or Ideaflip fournir un espace de tableau blanc interactif qui peut être utilisé un peu comme les post-its et les paperboards dans les réunions en personne.
  • Désignez un animateur ou un modérateur principal pour chaque groupe de discussion et demandez-leur d'expliquer les mécanismes de participation et les objectifs de la session de groupe. Si possible, assurez-vous qu'il y a un soutien d'appoint pour le facilitateur au cas où des difficultés techniques seraient rencontrées par ce dernier à n'importe quel moment de la réunion. Selon le temps disponible et la taille du groupe, tous les participants peuvent être invités à se présenter brièvement.
  • Demandez à tout le monde de faire un remue-méninges d'idées dans une séance de pré-atelier, si possible, puis regroupez-vous et discutez. Travailler de manière asynchrone - à l'avance - permet à l'équipe d'utiliser son temps plus efficacement.
  • N'oubliez pas que si vous divisez les participants en sous-groupes pour une activité, vous devrez peut-être les faire partager leur discussion avec le groupe plus large. Considérez comment cela affectera le temps de la réunion, décidez qui fera cela et comment.
  • Assurez-vous de fournir des rappels de temps sur la fin de la session en petits groupes et sur la manière dont les participants peuvent rejoindre la discussion plénière / plénière.

Partager du contenu visuel avec votre groupe

Il peut parfois être utile de partager des visuels ou des documents pendant que vous animez une réunion. Certaines considérations sont:

  • Communiquez l'emplacement où sont stockées les vidéos, les PDF et les autres fichiers nécessaires. Vous pouvez envisager d'utiliser Google Drive, Dropbox ou Box. Essayez d'envoyer des documents qui seront utilisés à l'avance.
  • Pratiquez la logistique à l'avance: faites en sorte que votre groupe principal d'organisateurs / animateurs de salle de réunion / preneurs de notes s'habituent à passer facilement d'un outil à l'autre: de la vidéoconférence aux chats en passant par les documents et inversement, par exemple.
  • Collaborez, réfléchissez, partagez des artefacts et interagissez comme si vous étiez dans la même pièce.
  • Soyez attentif aux besoins d'accessibilité. Pour les personnes se joignant par téléphone, par exemple, cela peut également inclure de s'assurer que vous envoyez d'abord des présentations ou des documents par e-mail afin que les participants aient le temps de télécharger / imprimer tout ce dont ils peuvent avoir besoin à l'avance. Assurez-vous que l'animateur explique tout ce qui est visuel et invite les participants au téléphone à contribuer à la session.
  • Visez la simplicité - n'exagérez pas en introduisant trop d'éléments visuels, de fonctionnalités d'outils, de plugins dans la réunion pour éviter d'avoir à résoudre les problèmes pendant la réunion.

Prendre des décisions avec votre groupe

Si vous en êtes au stade où vous devez prendre des décisions avec votre groupe - par exemple sur la sélection des projets d'engagements pour votre plan d'action - tenez compte des points suivants:

  • Assurez-vous d'avoir un quorum parmi les participants qui se joindront à l'appel ou qui sont nécessaires pour prendre des décisions. Les sujets complexes avec des programmes ambitieux ont plus de chances de réussir avec moins de participants ou avec des groupes de discussion. Les sujets simples impliquant moins d'exercices fonctionnent toujours avec de plus grands groupes.
  • Pour la prise de décision à enjeux élevés, préparez à l'avance les appels avec les principaux participants pour comprendre où un accord peut être difficile. Façonnez l'ordre du jour pour laisser le temps de discuter là où c'est nécessaire. Minimisez le temps de présentation et maximisez le temps de discussion. Les décisions peuvent être prises à la majorité simple ou en votant par un pourcentage fixe de participants, sur une base consensuelle, sans objection ou des accords conditionnels sous réserve des modifications convenues.
  • La communication non verbale disparaît dans les ateliers distants. Comment pouvez-vous combler le vide? Pour un vote de consensus, utilisez les webcams pour obtenir un «pouce levé» de tout le monde ou demandez à voir les têtes hocher la tête en accord. Les émojis et les GIF dans les chats peuvent également améliorer la communication non verbale.
  • Utilisez un sondage ou la fonctionnalité de vote intégrée dans Sondage Partout , Mentimètre , or MURAL . La fonctionnalité de vote intégrée de MURAL accélère également le processus et permet des tours de vote supplémentaires. Les résultats de plusieurs séances de vote peuvent être rapidement examinés afin que chacun puisse voir clairement comment les préférences ont changé au fil du temps.
  • Soyez réaliste quant à ce qui peut être géré en une seule session. Si votre ordre du jour est long avec plusieurs décisions nécessaires, envisagez de diviser votre réunion en une série de sessions plus courtes réparties sur une période.

Considérations sur la plate-forme

Il existe de nombreuses plateformes parmi lesquelles choisir en fonction de la portée de la réunion, du nombre de participants et des fonctionnalités dont vous avez besoin pour vous aider à atteindre les objectifs de votre réunion en ligne. Un résumé de ceci est fourni dans le Page Outils et plateformes en ligne. Quelques rappels importants sont:

  • Viser la simplicité et évitez les plates-formes ou les outils qui sont difficiles d'accès dans les zones à faible bande passante ou les connexions Internet peu fiables. Assurez-vous que la plateforme et les outils sont adaptés aux capacités techniques de ceux que vous espérez engager. Tenez compte de la pertinence de la plate-forme / des outils en fonction des appareils que vous attendez des utilisateurs pour y accéder (les documents visuels contenant beaucoup de texte, par exemple, ne sont pas idéaux pour une utilisation mobile).
  • Quelle que soit la plate-forme ou les outils que vous choisissez d'utiliser pour votre réunion, il est recommandé d'avoir un vidéo d'introduction, une démonstration ou des conseils clairs sur toutes les fonctionnalités de la plate-forme ou de l'outil qui seront utilisés pour garantir qu'il est facile pour les participants de maintenir leur intérêt pour la participation. Une pratique avancée peut consister à effectuer des tests d'acceptation par les utilisateurs pour obtenir des commentaires sur les outils à utiliser pour anticiper les besoins de dépannage ou explorer des alternatives si les taux d'acceptation sont faibles.
  • Tenez compte des implications en matière de sécurité et de confidentialité pour chacune de ces plateformes car elles varient. Assurez-vous d'examiner à l'avance cet aspect important des réunions en ligne et ajustez les paramètres de sécurité et d'accès selon vos besoins. En tant qu'hôte ou organisateur d'une réunion, veuillez également vous assurer que vous créer un espace sûr, inclusif et exempt de harcèlement en ligne.
  • Les réunions virtuelles ou les réunions de toute nature ne sont qu'un moyen parmi tant d'autres d'engager les gens. Il existe d'autres moyens de parvenir à la participation, par le biais d'enquêtes, de sondages, de téléconférences, d'enquêtes mobiles, de l'engagement sur les réseaux sociaux et d'interactions en face à face.
  • En fin de compte, il y a des limites à ce qui peut être réalisé en ligne, même s'il existe de nombreux avantages à l'engagement en ligne. Il n'est pas possible de simplement prendre des réunions en personne qui ont été planifiées en ligne sans aucune adaptation pour le support et ses restrictions. De même, toutes les conversations ne se prêtent pas bien aux formats en ligne et il serait préférable de les laisser à un moment où des interactions en face à face sont possibles.

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