Intégration des données sur les marchés publics et les bénéficiaires effectifs (AM0053)

Brève description de l'engagement
Développer et mettre en œuvre un nouveau système de passation des marchés électroniques qui doit : 1. Il garantira le respect automatique des exigences définies par la loi de la République d'Arménie « sur les marchés publics » et les actes juridiques sous-législatifs dans les processus de passation des marchés (application automatique de la conformité). 2. Automatisez autant que possible les fonctions des clients et des participants (automatisation de tous les processus commerciaux clés). 3. Garantir autant que possible le traitement des données dans une lisibilité machine. 4. Garantir un accès efficace aux données et à l’information pour le public et les organes décisionnels. 5. Augmenter l'efficacité de l'interaction client-participant grâce à la mise en œuvre de l'environnement numérique dans le cadre de la logique de plateforme, en minimisant le rôle de la « familiarité » avec les procédures comme avantage concurrentiel. En particulier : ○ « magasin » numérique ○ Normes itératives souples ○ Autres solutions de plateforme 6. Assurer l'interopérabilité avec les systèmes de trésorerie existants, réduisant ainsi les risques opérationnels. 7. Augmenter l'efficacité du travail des organismes concernés grâce au système automatisé d'identification des risques. 8. Environnement numérique sécurisé pour la gestion des contrats d’approvisionnement. 9. Interopérabilité du garant avec les deux États (par exemple, d'autres modules du « Système d'information sur la gestion des finances publiques », le registre d'État du ministère de l'Intérieur de la République d'Arménie (registre des déclarations des bénéficiaires effectifs), le système de déclaration des la Commission de prévention de la corruption, etc.) et privés (par exemple bancaires). 10. Assurer la traçabilité nécessaire de toutes les décisions prises dans le processus de passation des marchés. 11. Autoriser l'intégration de modules privés. 12. Grâce à la plateforme de notification, les parties intéressées auront la possibilité d'enregistrer des problèmes (par exemple, des textes, des photos et des vidéos) en fonction du contrat et des personnes qui l'ont signé (client, entrepreneur) avec possibilité de localisation. Une opportunité de former une responsabilité publique concernant l’enregistrement des problèmes contractuels.

Définition du problème
1. Quel problème l’engagement vise-t-il à résoudre ? Augmentation du niveau de transparence et d'efficacité du système de passation des marchés, utilisation du système par tous les clients, existence d'un nouveau système national moderne et complet de passation des marchés électroniques intégré à d'autres systèmes liés au système de passation des marchés et incluant tous les processus opérationnels. La République d'Arménie a pris l'engagement de procéder à l'introduction de l'institut des déclarations de propriété effective ; par conséquent, afin de garantir l’exhaustivité, il est nécessaire de garantir l’interopérabilité des données d’identification.

2. Quelles sont les causes du problème ? Le système actuel ne garantit pas la possibilité d'inclure tous les clients, il est impossible d'assurer pleinement la réception des informations basées à la fois sur tous les processus commerciaux et sur les données ouvertes. Malgré cela, le processus de révélation des véritables bénéficiaires a été introduit en République d'Arménie, mais les mesures prises ne sont pas suffisantes pour parvenir à une réduction complète des processus de corruption. Il est nécessaire d'assurer l'interopérabilité avec d'autres systèmes et registres opérant en République d'Arménie.

Description de l'engagement
1. Qu’a été fait jusqu’à présent pour résoudre le problème ? Les travaux sur le développement de la tâche technique du nouveau système électronique de passation des marchés ont été lancés.

2. Quelle solution proposez-vous ? Développer un nouveau système d’approvisionnement électronique qui répond aux exigences actuelles sur la base des principes énoncés dans la déclaration d’engagement.

3. Quels résultats souhaitons-nous obtenir en mettant en œuvre cet engagement ? Disposer d’un système d’approvisionnement électronique basé sur les principes énoncés dans la déclaration d’engagement.

Analyse des engagements
1. Comment l’engagement favorisera-t-il la transparence ? Le système électronique de passation des marchés, basé sur des données ouvertes, offrira la possibilité de rendre disponibles gratuitement et automatiquement sur Internet des informations complètes sur l'organisation des procédures de passation des marchés et la gestion des contrats.

2. Comment l’engagement contribuera-t-il à favoriser la responsabilisation ? La disponibilité publique des informations sur les organisations participant à la passation des marchés, la soumission d'une déclaration sur la déclaration de propriété effective et la fourniture d'informations sur l'organisation gagnante amélioreront la responsabilité et la transparence de la prise de décision.

3. Comment l'engagement améliorera-t-il la participation citoyenne dans la définition, la mise en œuvre et le suivi des solutions ? Les représentants des OSC, les médias et d'autres organisations ont la possibilité d'étudier et d'analyser régulièrement le processus d'approvisionnement et la mise en œuvre des obligations par les organisations gagnantes en conséquence. En conséquence, il sera possible d'exercer un contrôle public sur tous les soumissionnaires et décideurs liés à la passation des marchés.

Planification des engagements (Jalons | Résultats attendus | Date d'achèvement prévue)

Action 1. Annonce d'un appel d'offres pour la sélection du contractant pour le nouveau système de passation des marchés. | Élaboration des termes de référence par le conseiller sélectionné et annonce d'un appel d'offres pour la sélection du contractant en vue de développer un logiciel basé sur celui-ci | mars 2024

Action 2. Lancement des activités de tests | Développement de logiciels par le contractant sélectionné et lancement des activités de tests | juin 2024

Action 3. Intégration du registre des bénéficiaires réels | Intégration du nouveau système de passation des marchés électroniques avec le logiciel du Registre des bénéficiaires réels du Registre national des personnes morales du Ministère de la Justice — réception automatique des informations sur les bénéficiaires réels des soumissionnaires résidents de la République d'Arménie ayant soumis des offres de participation dans les procédures de passation des marchés prescrites par la législation de la République d'Arménie, leurs publications sur Internet et l'échange de données via la plateforme d'interopérabilité du gouvernement, si nécessaire. | juin 2024

Action 5. Transfert des données (y compris la déclaration du bénéficiaire réel) des organisations ayant participé au processus de passation des marchés. | Intégration des informations complètes (y compris la déclaration du bénéficiaire réel) des organisations soumissionnaires au processus de passation des marchés. Avec le nouveau système de déclarations développé par la Commission pour la Prévention de la Corruption dans le but de prévenir les conflits d'intérêts, les relations et les risques de corruption. | juin 2024

Relation de l'engagement avec les documents stratégiques et autres processus internationaux Section "Dépenses publiques" du programme 2021-2026 du gouvernement de la République d'Arménie de la stratégie de réforme du système de gestion des finances publiques pour 2019-2023 (objectif 14). Rapports de l'Organisation de coopération et de développement économiques, Anti-Corruption Report 2022 : https://cutt.ly/HKmhP Déclarations sur le climat d'investissement Rs US 2021 : https://cutt. ly/rKmcY3C Stratégie de lutte contre la corruption de la République d'Arménie et plan d'action 2019-2022 pour sa mise en œuvre Stratégie de réforme de l'administration publique : achèvement de la portée horizontale et verticale du service public, garantissant l'unité des services Engagements pris par la République d'Arménie dans le cadre du Sommet pour la démocratie Objectif de développement durable 10 Réduction des inégalités Réduire les inégalités au sein des pays et entre les pays Objectif de développement durable 16 Paix, justice et institutions solides Promouvoir la construction de sociétés justes, pacifiques et inclusives. Objectif de développement durable 17 Partenariats pour les objectifs Revitaliser le partenariat mondial pour le développement durable.

Examen du plan d'action

Engagement 8. Système complet de passation électronique des marchés

● Vérifiable : Oui

● A-t-il une optique de gouvernement ouvert ? Oui

● Potentiel de résultats : modeste

Agence chef de file : Ministère des Finances

Pour une description complète de l'engagement, voir Engagement 8 en Arménie Plan d'action 2022-2024 ici.

Contexte et objectifs:

L'Arménie dispose de plusieurs plates-formes de passation des marchés publics. L'un est armeps.am, lancé en 2011, pour l'organisation en ligne des appels d'offres, la cotation des prix et les procédures d'approvisionnement unique. Un module sur armeps.am, Procurement Plan and Contracts Management (PPCM), publie les plans d'approvisionnement, les contrats et la documentation associée, avec une recherche basée sur le type et l'objet du contrat, l'entrepreneur, le fournisseur, l'heure et le téléchargement des données au format CSV et Excel format. La plate-forme http://www.procurement.am sert de bulletin d'appels d'offres et d'avis de marchés. Il fournit des déclarations de propriété effective par les participants aux appels d'offres. Il existe également un système permettant aux vendeurs de participer aux enchères électroniques.

Cet engagement vise à fusionner les systèmes susmentionnés en une plate-forme unique où les informations sur les achats seront publiées gratuitement et automatiquement. En outre, le portail sera rendu interopérable avec le registre des bénéficiaires effectifs, de sorte que les informations sur les bénéficiaires effectifs seront automatiquement extraites du registre. L'engagement a été proposé par le ministère des Finances et le Centre des ONG, tandis que le lien avec le registre des bénéficiaires effectifs a été ajouté à la proposition du ministère de la Justice d'appliquer le système de déclaration des bénéficiaires effectifs, l'Arménie ayant introduit la déclaration obligatoire des bénéficiaires effectifs pour tous les entités.

La nécessité d'automatiser la publication des documents de passation des marchés est à l'ordre du jour du gouvernement et de la société civile depuis plusieurs années. L'Arménie a mis en œuvre des activités sur la transparence des marchés publics et les dépenses budgétaires dans les plans d'action précédents pour répondre aux recommandations des organisations internationales et se conformer aux normes internationales. Cependant, le rapport de suivi anti-corruption 2022 de l'OCDE pour l'Arménie mentionne des risques de corruption persistants dans les marchés publics, tels que l'attribution de contrats à des entreprises liées au gouvernement et une part élevée de marchés à source unique.

Potentiel de résultats : modeste

Les OSC et les journalistes signalent souvent des cas de documentation contractuelle manquante, ce qui rend difficile la découverte de risques de corruption, de conflits d'intérêts ou de dépenses inutiles sur des articles achetés. Par exemple, le montant du contrat peut changer après la signature sans aucune publication des avenants, ou les annexes peuvent ne pas être disponibles ou contenir des informations insuffisantes. Les OSC soulignent également les problèmes liés à la portée des informations et les problèmes techniques des plateformes existantes. La publication automatisée des données sur la nouvelle plateforme minimisera les erreurs humaines et les cas de non-divulgation involontaire d'informations. Toutes les données pertinentes sur les contrats, y compris la documentation pré- et post-contractuelle, seront lisibles par machine, contrairement au format PDF souvent utilisé dans le passé. De plus, une partie des marchés publics est toujours mise en œuvre sous forme papier, mais la nouvelle plate-forme permettra de traiter les transactions de passation de marchés par voie électronique. Ces modifications présenteront des données d'approvisionnement plus précises sur la PPCM, qui ne reflètent actuellement qu'une partie des transactions d'approvisionnement. Si la nouvelle plateforme fournit des informations complètes sur les marchés publics dans un format de données ouvertes et avec des possibilités de recherche améliorées, elle permettra aux chercheurs et aux journalistes de consacrer moins de temps à la collecte de données lorsqu'ils analysent l'efficacité des dépenses publiques et signalent les risques potentiels de corruption.

Pour les vendeurs, la plateforme fournira des informations sur les appels d'offres auxquels ils ont participé, comparera leurs candidatures à celles des lauréats et analysera des appels d'offres similaires pour planifier les candidatures futures. Pour le gouvernement, la plate-forme permettra un suivi et une surveillance plus faciles des dépenses publiques et l'identification des contrats nécessitant un suivi plus approfondi. Cela aidera également le gouvernement à planifier plus efficacement.

Les déclarations sur les bénéficiaires effectifs requises pour les soumissionnaires sont publiées sous forme de documents numérisés, ce qui les rend difficiles à vérifier pour le gouvernement et la société civile. De plus, il n'y a pas de filtres de recherche pour aider les utilisateurs à trouver facilement une entreprise ou un bénéficiaire effectif sur la plateforme Procurement.am existante. Relier le nouveau système de passation des marchés en ligne à la plate-forme des bénéficiaires effectifs facilitera la recherche et l'analyse grâce à des informations lisibles par machine. Il pourrait également offrir des données plus fiables sur les bénéficiaires effectifs en raison des sanctions existantes pour la fourniture d'informations incomplètes ou fausses au registre. L'accès aux données lisibles par machine des déclarations de propriété effective de tous les soumissionnaires, y compris ceux dont les offres n'ont pas été retenues, peut aider les utilisateurs à détecter une éventuelle collusion entre les entreprises soumissionnaires et les personnes qui contrôlent qui remporte un contrat.

La plate-forme ne traitera pas le large éventail de marchés publics non concurrentiels et d'autres lacunes des systèmes de passation des marchés, telles que l'absence de sanctions en cas de non-publication ou d'informations incomplètes et la capacité limitée des organes de l'État et des administrations locales à passer pleinement à la passation des marchés en ligne. En outre, seuls les organismes et organismes publics spécifiés dans la décision gouvernementale pertinente sont tenus de mettre en œuvre des appels d'offres ouverts et des procédures d'appel d'offres par voie électronique. Il peut être difficile de faire appliquer la passation électronique des marchés pour d'autres acteurs impliqués dans les marchés publics mais non spécifiés dans cette décision gouvernementale. L'objectif à long terme est de rendre à terme la passation électronique obligatoire pour toutes les entités adjudicatrices définies dans la loi sur la passation des marchés. Cependant, l'engagement, tel que décrit dans le plan d'action, se limite à l'introduction d'un système d'approvisionnement électronique sans clarifier l'application légale pour que les entités effectuent leur approvisionnement par voie électronique. Par conséquent, le MII considère que cet engagement a un potentiel de résultats modeste, tel qu'il est défini dans le plan d'action.

Opportunités, défis et recommandations pendant la mise en œuvre

Comme mentionné, l'objectif à long terme est d'inclure dans le nouveau système de passation des marchés en ligne toutes les entités adjudicatrices spécifiées dans la loi sur la passation des marchés. Cependant, l'engagement laisse ouverte la question de l'obligation légale pour tous les organes de l'État, y compris ceux qui ne sont pas spécifiés dans la décision gouvernementale pertinente, de mettre en œuvre la passation des marchés par voie électronique et de publier les informations impliquées dans les marchés publics. En outre, des questions se posent autour de l'utilisation de la plateforme par les collectivités locales, du format de données ouvert à utiliser et des capacités des fonctionnaires et des (ré)utilisateurs de données à utiliser la plateforme.

Pour des résultats plus solides, l'IRM recommande de suivre les étapes suivantes :

• Faire respecter légalement la publication de toutes les informations sur les marchés publics et la mise en œuvre de la passation électronique des marchés, y compris au niveau local. Pour une meilleure transparence des dépenses publiques, l'Arménie devrait rendre obligatoire la publication des contrats de passation des marchés et de la documentation post-contrat dans le cadre des procédures non concurrentielles et la mise en œuvre des marchés publics par les entreprises publiques via la plate-forme de passation des marchés en ligne. Des modifications législatives seront nécessaires pour imposer la mise en œuvre de tous les marchés publics via la plate-forme de passation électronique des marchés, et la publication ultérieure d'informations, avec des sanctions définies en cas de non-conformité. Par exemple, en République slovaque, si un marché public n'est pas public, il n'est pas considéré comme légalement en vigueur. En outre, la société civile souligne la nécessité d'une plus grande transparence dans les marchés publics au niveau local, surtout maintenant que les budgets des collectivités sont beaucoup plus importants suite à la récente consolidation. Selon un représentant de l'État, toutes les municipalités doivent utiliser armeps.am pour publier leurs marchés publics. Cependant, un examen préliminaire de cette plate-forme et les commentaires des parties prenantes montrent que les informations sur les achats au niveau local ne sont souvent pas disponibles. À l'avenir, l'Arménie pourrait envisager d'inclure la mise en œuvre de la passation des marchés par toutes les communautés locales (y compris les entreprises appartenant à la communauté) sur la nouvelle plate-forme.
• Adopter pleinement les normes de données ouvertes sur la nouvelle plate-forme, en particulier l'Open Contracting Data Standard (OCDS). Il sera important de s'assurer que les formats de fichiers permettent l'analyse par machine. Le ministère des Finances pourrait suivre les directives de l'OCDS lors de la définition d'un modèle de données commun pour la divulgation des données et des documents à toutes les étapes du processus de passation des marchés. Selon le représentant du ministère des Finances, le ministère envisage d'intégrer les normes OCDS dans les termes de référence de la nouvelle plateforme. À titre d'exemple, dans son plan d'action 2021-2023, la Lituanie adopte pleinement l'OCDS en préparation d'un nouveau système national de passation des marchés.
• Fournir une fonctionnalité sur la plateforme permettant aux utilisateurs de signaler des informations inexactes ou des violations concernant des contrats/appels d'offres spécifiques. En Arménie, il est possible de signaler des informations inexactes et des violations potentielles par e-mail et par hotline Le ministère des Finances pourrait établir un mécanisme similaire sur la plate-forme de passation des marchés en ligne pour que le public puisse agir sur les données de passation des marchés, comme déposer des plaintes, signaler des irrégularités , ou proposer des améliorations. Il est important que le gouvernement réponde aux commentaires reçus et agisse en conséquence. Par exemple, l'Ukraine a lancé DOZORRO dans le cadre de son plan d'action 2016-2018, qui permet aux citoyens de signaler des irrégularités et des violations, sur le système de passation des marchés en ligne ProZorro.
• Consulter les utilisateurs (c'est-à-dire la société civile et les entreprises) lors du développement de la plateforme et mettre en œuvre des campagnes de sensibilisation et des formations pour les utilisateurs. Il sera important de consulter la société civile et les acteurs économiques lors de l'élaboration des termes de référence de la plateforme. Cela aidera le gouvernement à intégrer des suggestions pertinentes et à répondre aux préoccupations liées à la fonctionnalité et au contenu de la plateforme. De plus, pour encourager la réutilisation des données, le gouvernement pourrait organiser des formations pour les parties prenantes sur l'utilisation des données sur la nouvelle plateforme. Par exemple, dans son plan d'action 2016-2018, la République de Moldova a organisé des formations pour les petites et moyennes entreprises, la société civile et les développeurs de logiciels sur l'utilisation de son système de passation des marchés en ligne MTender.