Élaboration de politiques transparente et inclusive (EE0048)

• L'Estonie passe de la consultation en ligne à la co-création (Août 1, 2020)

Technologies de l'information favorisant une prise de décision transparente et inclusive
Date de début et de fin de l'engagement
Juillet 2018 - Juin 2020
Agence d’exécution / acteur principal The Government Office
Autres acteurs impliqués Acteurs de l'Etat impliqués Tous les ministères, institutions constitutionnelles et associations nationales de gouvernements locaux
OSC, secteur privé, organisations multilatérales, groupes de travail Réseau d’organisations estoniennes à but non lucratif, Assemblée de coopération estonienne, e-Governance Academy, etc.
Description de l'engagement
Quel est le problème public que l'engagement traitera? Le système d'information de consultation en ligne (EIS) a été introduit dans 2011 pour coordonner les projets de législation entre les ministères et gérer les documents de l'Union européenne. À l’époque, c’était un système d’information unique, combinant trois systèmes antérieurs, qui était également ouvert au public, permettant de rechercher des informations et de commenter les projets de législation.
À ce jour, le système est techniquement obsolète et les attentes des utilisateurs, des responsables et des parties prenantes, ont augmenté. Les parties prenantes sont intéressées par une plate-forme ouverte qui leur permettrait de participer aux premières étapes de l'élaboration des politiques (pas seulement à la dernière étape de la coordination ou des commentaires de documents) et d'observer l'historique des processus et la formation des décisions. Bien que l'EIS ait été développé plus avant, par exemple en ajoutant une fonction de notification pour partager des informations concernant les initiatives plus tôt que précédemment, les nouvelles fonctions ne sont pas utilisées suffisamment et ne permettent pas d'atteindre l'objectif consistant à permettre un accès rapide au public. De plus, au lieu d'être convivial, l'environnement est lent et complexe.
Osale.ee est un autre canal de participation en plus du système EIS, qui est également dépassé sur le plan technologique et insuffisamment utilisé.
Quel est l'engagement? Le bureau du gouvernement, en coopération avec d'autres agences, et les parties prenantes définiront les conditions nécessaires à la création d'un nouveau système d'information couvrant au moins les fonctions du système actuel de consultation en ligne et de osale.ee.
Comment l'engagement contribuera-t-il à résoudre le problème public? Définir les exigences avec les parties prenantes est une condition préalable à un nouvel environnement qui soutiendrait l’élaboration de politiques transparentes et inclusives et réponde aux besoins des différents utilisateurs.
À quelles valeurs d'OGP cet engagement est-il pertinent? Transparence
Participation civique
Informations supplémentaires Les efforts visant à promouvoir EIS en tant que principal canal de participation se poursuivront lors de la mise au point du nouveau système d’information.
Outre la mise à jour de l'EIS, le ministère de la Justice a lancé le processus de pré-analyse nécessaire à la création d'un environnement de collaboration pour les décideurs. Il est important que les nouveaux développements possibles soient compatibles de manière transparente.
Étape de début d'activité: Date de fin:
Évaluer la situation actuelle et les besoins des citoyens, des parties prenantes et des organismes publics, notamment en analysant les expériences des utilisateurs. Juillet 2018 Décembre 2018
Envisager des solutions de rechange et décrire les fonctions et l’interfaçage du nouvel environnement. Janvier 2018 Juin 2019
Préparation des termes de référence, y compris la description des exigences du système d’information et la réalisation d’un prototype. Janvier 2018 Juin 2020

1. Technologies de l'information favorisant une prise de décision transparente et inclusive

Langue de l'engagement telle qu'elle apparaît dans le plan d'action :

"Le bureau du gouvernement, en coopération avec d'autres agences, et les parties prenantes définiront les exigences pour la création d'un nouveau système d'information qui couvrirait au moins les fonctions du système actuel de consultation en ligne et de osale.ee."

Jalons:

1.1 Évaluer la situation actuelle et les besoins des citoyens, des parties prenantes et des organismes publics, y compris l'analyse des expériences des utilisateurs

1.2 Envisager des solutions de rechange et décrire les fonctions et l’interfaçage du nouvel environnement

1.3 Préparation des termes de référence, y compris la description des exigences du système d’information et la réalisation d’un prototype

Date de début: Avril 2018

Date de fin: Décembre 2019

Contexte et objectifs

Cet engagement poursuit les travaux des plans d'action précédents visant à accroître la transparence des processus décisionnels publics. Selon l'énoncé du problème figurant dans le plan d'action 2018-2020, les organisations de la société civile découvrent souvent les plans du gouvernement trop tard dans le cycle politique et manquent d'informations sur le moment et la manière dont elles peuvent participer aux processus décisionnels. Osale.ee, la plate-forme gouvernementale de participation en ligne, est utilisée depuis 2007, mais les utilisateurs la considèrent dépassée et incapable de faciliter une participation significative. En 2011, le gouvernement a adopté le système d’information des projets de loi (eelnõude infosüsteem ou EIS) pour la coordination interinstitutionnelle des projets de législation et autres documents politiques. Bien que le système soit accessible au public et permet à tout utilisateur de s’inscrire et de soumettre des commentaires, ceux-ci trouvent la plate-forme technique et l’interface utilisateur trop difficiles à utiliser. Selon les OSC, la principale lacune à combler est le manque d'accès des citoyens à une information complète sur le processus selon lequel les propositions deviennent une véritable politique et une compréhension limitée de l'endroit où et comment le public peut avoir son mot à dire. En outre, les informations sur le processus d'élaboration des politiques au sein de l'exécutif sont actuellement dissociées des procédures ultérieures devant le Parlement, ce qui rend difficile pour le public de suivre le statut d'une initiative politique qui les intéresse.

Le gouvernement a tenté de résoudre le problème dans les plans d'action antérieurs OGP en ajoutant de nouvelles fonctions à EIS et en fournissant des informations sur les possibilités de participation du public sur ses sites Web dans un format standard (voir Engagement 2.2 dans le plan d'action 2016-2018 ). Cependant, le nouveau plan d’action et le rapport de fin de période IRM Il est à noter que les nouvelles fonctionnalités d’EIS sont à peine utilisées dans la pratique et ne permettent pas au public d’accéder rapidement aux processus d’élaboration des politiques. Selon Kai Klandorf de NENO, les agences gouvernementales ajoutent parfois plus d'un an d'informations sur les processus politiques en cours à EIS, comme cela a été le cas récemment avec la nouvelle stratégie de développement de la société civile.

Afin de résoudre ce problème, cet engagement vise à préparer un nouvel outil en ligne qui regrouperait les informations actuellement dispersées dans un système convivial. Ce système permettrait aux citoyens de suivre l'état d'avancement des initiatives politiques tout au long du cycle politique et de participer aux différentes étapes de l'élaboration de la politique. Outre l'amélioration de la transparence, le système vise également à accroître l'efficacité des flux de travail des décideurs et à les encourager à évaluer l'impact des politiques avant de les adopter. À cette fin, le gouvernement prévoit de faire participer les organismes gouvernementaux et la société civile à l'analyse des besoins des utilisateurs et à la définition des exigences du nouveau système.

Selon l'évaluation des parties prenantes, l'engagement répond clairement aux lacunes actuelles en matière de transparence du gouvernement et de participation du public. Premièrement, il vise à créer un point d’accès unique pour les citoyens et les décideurs politiques à l’ensemble du cycle d’élaboration des politiques, réduisant ainsi la nécessité de consulter plusieurs sites Web et systèmes d’information afin d’obtenir une vue d’ensemble des processus politiques en cours. Deuxièmement, le gouvernement accordera la priorité à la création d’une interface conviviale, visant à faire participer les experts et les utilisateurs au développement du système dès le départ. Cette focalisation sur la convivialité a le potentiel de corriger les faiblesses de l'EIS existant que les OSC et les responsables publics ont critiquées. Le gouvernement prévoit également la création d'opportunités de participation en ligne pour les citoyens à différentes étapes de l'élaboration des politiques, auxquelles les citoyens pourraient accéder via ce guichet unique.

La description de l'engagement dans le plan d'action ne donne pas un aperçu détaillé des méthodes exactes qui seront utilisées pour impliquer les utilisateurs dans le développement du système d'information. Cependant, des entretiens avec le bureau du gouvernement et les OSC impliquées dans la mise en œuvre de l'engagement suggèrent que le gouvernement a conçu un processus participatif qui commence par la participation de différents types de parties prenantes et d'utilisateurs par le biais de groupes de travail thématiques. La portée de ce travail implique non seulement de discuter des fonctionnalités souhaitées du nouveau système, mais également de repenser plus en profondeur le processus d'élaboration des politiques du point de vue des différentes parties prenantes. Étant donné que plusieurs systèmes d’information gouvernementaux contenant des informations sur différents éléments de l’élaboration des politiques (EIS, Osale.ee, Gazette nationale) doivent être mis à jour, et que le ministère de la Justice prépare un nouvel outil de rédaction législative en ligne pour les décideurs, cet engagement vise à relier tous ces développements réunis pour assurer la compatibilité, l’interopérabilité et l’intégration des systèmes. Preuve d'une approche intégrée, le gouvernement a confié la responsabilité de la coordination de la première phase du processus de développement et des consultations des parties prenantes à son équipe d'innovation interministérielle. Comme prévu, cet engagement constitue donc un changement notable vers une approche politique, centrée sur le citoyen et pangouvernementale, qui faisait auparavant défaut.

L'engagement comprend des jalons vérifiables et raisonnables compte tenu de la complexité du développement des systèmes d'information. Bien que les résultats attendus du plan d'action biennal (exigences et premier prototype du nouveau système) ne constituent que les premières étapes du processus, l'engagement peut transformer les pratiques d'élaboration des politiques en une approche pangouvernementale. , à condition que l’activité se poursuive dans les prochains plans d’action.

Prochaines étapes

Si elles sont appliquées dans la pratique, les étapes prévues constituent une bonne base pour atteindre les objectifs visés. Toutefois, afin de libérer le potentiel de transformation de cet engagement, les recommandations suivantes pourraient être envisagées:

• Premièrement, il est important que l'activité soit poursuivie dans le (s) prochain (s) plan (s) d'action avec une déclaration claire de l'impact souhaité sur l'ouverture du gouvernement et la perspective temporelle dans laquelle cet impact serait obtenu. La formulation de l'engagement dans le prochain plan d'action devrait clairement décrire les activités et les jalons du plan d'action biennal, tout en fournissant un aperçu des prochaines étapes à suivre dans les plans d'action futurs. Cela permet au public de mieux comprendre la contribution de chaque jalon et plan d'action au résultat final (changement de pratiques gouvernementales), ce qui peut nécessiter plusieurs cycles de plan d'action.
• Afin de réduire les risques d'échec de l'adoption, il est important d'impliquer différents groupes d'utilisateurs dans toutes les phases de la conception du système afin de l'adapter au système en fonction de leurs attentes. Cela peut être difficile - par exemple, les OSC s'attendent à ce que le système puisse envoyer des notifications personnalisées en fonction des intérêts de l'utilisateur, indique qui a contribué à la définition de la politique et comment le gouvernement a réagi. et permettre les commentaires. Par conséquent, le gouvernement est encouragé à consacrer suffisamment de temps et de ressources humaines pour faciliter la collecte de commentaires de différents types d'utilisateurs. La Chambre estonienne des personnes handicapées recommande aux développeurs de systèmes d’information de consulter également l’Union estonienne des aveugles afin de garantir la facilité d’utilisation du système pour les malvoyants. Ils suggèrent également que les institutions gouvernementales fournissent des résumés des documents de politique en langage clair afin de permettre la participation des personnes malentendantes pour qui l'estonien est une langue «étrangère».
• L'application de pratiques de développement agiles et une approche itérative du développement de systèmes pourraient être un bon moyen d'intégrer les commentaires des utilisateurs au cœur du processus. La réalisation de plusieurs cycles rapides de prototypage et de retour d'informations peut contribuer à accélérer le processus d'apprentissage et à réduire le risque de ne pas répondre aux besoins des utilisateurs.
• Le gouvernement devrait également donner la priorité à l'intégration du système aux plates-formes couramment utilisées par les citoyens. Teele Pehk, ancien directeur de l'Assemblée de coopération estonienne, suggère que l'intégration avec le guichet unique Eesti.ee pour les citoyens soit essentielle.
• Même si une solution technologique bien conçue peut faire beaucoup pour la transparence et l'engagement, les obstacles à la participation des citoyens ne sont souvent pas technologiques. Il est donc important que le gouvernement continue à développer les compétences des décideurs en matière d'engagement du public. Le programme de formation mené au titre de l'engagement 2 dans le présent plan d'action est un pas utile dans cette direction. En outre, le gouvernement pourrait envisager de fournir un financement pour augmenter le volume des projets d’engagement du public des ministères et des initiatives de renforcement des capacités des OSC, telles que celles financées dans le cadre du plan d’action précédent.

1. Technologies de l'information favorisant une prise de décision transparente et inclusive

But de l'engagement

Cet engagement visait à accroître l'accès des citoyens à l'information sur les processus décisionnels publics et à permettre la participation des citoyens aux premières étapes du cycle politique. À cette fin, le gouvernement s'est engagé à développer un nouvel espace de travail en ligne qui permettrait aux citoyens de suivre l'état des initiatives politiques tout au long du cycle politique et de participer aux différentes étapes de l'élaboration des politiques. Le nouveau système résoudrait trois problèmes principaux : la fragmentation des informations sur le processus d'élaboration des politiques entre les diverses institutions et systèmes d'information, la tendance des institutions gouvernementales à partager des informations sur les nouvelles initiatives politiques trop tard pour permettre une participation publique significative, et les lacunes techniques et fonctionnelles des plateformes de participation électronique existantes telles que Osale.ee ou le Système d'information sur les projets d'actes.

At-il ouvert le gouvernement?

Majeurs

À la fin de la période du plan d'action, le groupe de travail interinstitutionnel du gouvernement a mené six groupes de test multipartites, chacun impliquant cinq à six utilisateurs gouvernementaux et non gouvernementaux, afin de recueillir des contributions pour l'espace de travail en ligne de rédaction de politiques et de co-création. Cet engagement impliquait d'identifier les goulots d'étranglement dans le processus d'élaboration des politiques et de cartographier les besoins des utilisateurs pour le prototype. Le groupe de travail a ensuite livré une vision à long terme, une description des besoins et un premier prototype basse fidélité du nouvel espace de travail de rédaction des politiques, répondant ainsi pleinement aux objectifs de ce plan d'action. Le lancement gouvernemental de ce prototype aux fonctionnalités limitées était prévu pour fin 2020. En réalité, les derniers développements du produit initial sont encore en cours dans les premiers mois de 2021. Le groupe de travail vise à commencer à tester le système avec les premiers utilisateurs en mars 2021.

En raison de l'ambition de cet engagement d'intégrer divers types d'initiatives politiques et diverses parties du processus d'élaboration des politiques publiques dans un processus transparent et collaboratif, le gouvernement a divisé l'engagement en étapes plus petites à réaliser dans le cadre de plusieurs OGP consécutifs. plans d'action. Dans le cinquième plan d'action, le gouvernement prévoit de lancer le premier module de l'espace de travail en ligne – un espace de travail à accès limité pour la rédaction et la co-création de politiques. Étant donné que les agents publics stockent actuellement souvent différentes versions des projets de politique sur leur propre ordinateur et recueillent les commentaires des parties prenantes par courrier électronique, les agents publics s'attendent à ce qu'un environnement de co-création conjoint réponde à un besoin pratique important. Une fois le premier module en place, le sixième plan d'action se concentrera sur le développement de l'interface publique du système avec des opportunités d'information et de participation pour le grand public.

En raison de cette approche étape par étape, les changements ultimes dans la pratique d'élaboration des politiques du gouvernement ne peuvent être évalués qu'après l'achèvement des prochains plans d'action. Compte tenu de la fragmentation actuelle des différentes étapes du cycle politique et des lacunes dans l'accès du public à l'information sur le travail du gouvernement, la création d'un guichet unique pour l'élaboration des politiques et la participation pourrait radicalement améliorer l'accès à l'information et la participation civique. Malgré le stade précoce de la mise en œuvre, les premiers résultats indiquent que le gouvernement est déterminé à donner suite à l'engagement et a déjà fait des efforts importants pour faire passer en premier l'accès du public à l'information et la participation civique.

Comme mentionné ci-dessus, le groupe de travail a travaillé à la fois à l'élaboration d'une vision à long terme et aux premières mesures techniques au cours de la période du quatrième plan d'action. Au cours de la mise en œuvre de l'engagement, le groupe de travail a engagé des fonctionnaires et des parties prenantes non gouvernementales, telles que la Chambre de commerce, le Réseau estonien d'organisations à but non lucratif (NENO), l'Académie de gouvernance en ligne et l'Assemblée de coopération estonienne, pour discuter des besoins, développer les exigences et tester le prototype de l'espace de travail. La vision à long terme qui en résulte prévoit deux fonctions principales pour l'espace de travail : 1) un environnement de travail « fermé » où les décideurs et les parties prenantes sélectionnées peuvent co-créer des projets de politique, et 2) une interface publique qui permet aux citoyens de participer aux consultations publiques et de suivre le statut des initiatives politiques depuis les premiers préparatifs au sein du gouvernement jusqu'à l'adoption et la publication éventuelle. Le gouvernement prévoit de poursuivre le processus de développement en utilisant une méthodologie de développement agile, impliquer les utilisateurs dans les tests et l'amélioration continus du système.

Le groupe de travail a également commencé à solliciter les points de vue des parties prenantes sur la façon dont le processus d'élaboration des politiques devrait être repensé pour une plus grande intégration entre les différentes étapes et institutions. Le groupe de travail prévoit de poursuivre ces discussions à un niveau plus concret au printemps 2021, lorsqu'il sera possible de démontrer le premier prototype utilisable des fonctionnalités de co-création d'espaces de travail.

Selon NENO, les organisations de la société civile (OSC) sont satisfaites des premiers résultats et de la qualité de l'engagement du public dans la mise en œuvre des engagements. L'engagement a un fort potentiel pour changer les pratiques gouvernementales si différentes institutions sont disposées à poursuivre la collaboration qui a commencé dans la période du quatrième plan d'action. Lors d'entretiens avec le chercheur de l'IRM, des représentants du ministère de la Justice et du Bureau du gouvernement ont également souligné la contribution de cet engagement à favoriser la compréhension par les fonctionnaires de l'élaboration des politiques en tant que processus de co-création. Cette orientation se reflète dans le choix du nom du système - l'environnement de co-création d'État (Riigi koosloome keskond) – sélectionné à l'issue d'un concours public d'idées. Les mesures prises jusqu'à présent ont donc jeté les bases d'améliorations majeures de l'accès du public à l'information et de sa participation au processus d'élaboration des politiques.