Accroître la capacité d'élaboration de politiques co-créatives au sein des autorités gouvernementales (EE0054)

1.1 Développement d'un espace de travail de co-création
Quel est le problème public que cet engagement abordera? Le système d'information de consultation électronique (SIE) a été introduit en 2011 pour coordonner les projets de loi entre les ministères et gérer les documents de l'Union européenne. De plus, fonctionner comme un canal de participation est osale.ee mais il n'est pas suffisamment intégré à EIS. Ainsi, la législation est fragmentée entre différents environnements et la gestion des versions de documents est dispersée (par exemple, en 2019, le gouvernement de la République a discuté de 718 projets et autres questions). Les fonctionnaires et les groupes d'intérêt sont intéressés par une plate-forme ouverte qui permet l'élaboration de politiques co-créatives dès le stade le plus précoce possible de l'initiative.

Quel est l'engagement? Dans le cadre de l'Estonie Open Government Partnership Plan d'action pour 2018-2020, les termes de référence et le prototype d'un nouveau système d'information ont été élaborés, après avoir traversé une dizaine de groupes pilotes (avec la participation des ministères, du Riigikogu et des groupes d'intérêt). Ce plan d'action comprend le développement d'un éditeur de texte, son test et sa mise en œuvre. La fonctionnalité de la vue publique de l'espace de travail de co-création sera réalisée dans le cadre du prochain plan d'action. Pour l'analyse d'impact, des outils supplémentaires seront créés dans le cadre du développement de l'espace de travail de co-création. La compatibilité avec les systèmes d'information précédemment utilisés dans le pays est gardée à l'esprit et, par conséquent, la charge administrative et la duplication des données ne sont pas augmentées.

Comment l'engagement contribuera-t-il à résoudre le problème public? À la suite de ce développement, un espace de travail co-créatif complet sera achevé, ce qui permettra la création et le traitement de projets d'actes juridiques. La plateforme donne un aperçu de l'initiative depuis sa création jusqu'à son adoption et à son évaluation ex post. Le passage du traitement basé sur les documents au traitement basé sur les versions augmentera la transparence législative, permettra une plus grande co-création et réduira la charge de travail des fonctionnaires et des groupes d'intérêt consacrée à la préparation, la mise à jour et le traitement des documents. Un éditeur de texte soigneusement testé créé à ce stade de développement est une condition préalable à l'introduction d'une vue publique de l'environnement de co-création.

Pourquoi cet engagement est-il pertinent pour les valeurs de l'OGP? Transparence Participation civique Informations supplémentaires L'activité soutient la réalisation de l'objectif stratégique «Estonie 2035», dans lequel «l'Estonie est un pays innovant, fiable et centré sur les personnes». L'activité est liée aux activités du programme de la société civile «Une société civile forte» pour 2021-2024.

Jalon Activité Résultat Date de début Date de fin Travail de développement de l'éditeur de texte (y compris l'intention de développement, le projet de loi et de règlement et la création du texte de l'exposé des motifs) L'éditeur de texte est prêt à être testé. 08.2020 12.2020 Test de l'éditeur de texte L'éditeur de texte est testé avec cinq cas. 01.2021 06.2021 Test de l'éditeur de texte L'éditeur de texte est testé avec dix cas. 07.2021 12.2021 Analyse des résultats des tests et planification d'autres activités (y compris pour le développement d'une vue publique) Des activités de suivi ont été convenues. 01.2022 06.2022

1.2 Piloter de nouvelles méthodologies et outils de co-création
Quel est le problème public que cet engagement abordera? L'élaboration des politiques en Estonie repose sur l'engagement du public, bien que la capacité des autorités gouvernementales soit inégale. Au lieu de l'engagement, le public attend de plus en plus l'élaboration de politiques co-créatives, ce qui nécessite non seulement un soutien technique (tel que le développement de l'EIE décrit ci-dessus) mais aussi des compétences accrues pour les fonctionnaires, y compris les coordonnateurs de l'engagement, qui sont soutenus par une formation centrale9 . Il est donc important de trouver des méthodes qui encourageraient les personnes qui n’ont adhéré à aucun plaidoyer ou organisation représentative à participer au processus de cocréation. Une plus grande attention doit également être portée sur les groupes de la société, dont l’implication est plus réservée. Par exemple, des recherches ont montré que sur une période de quelques années, la proportion de jeunes qui estiment que leur participation a un impact au niveau local a diminué, tandis que dans le même temps la proportion de jeunes qui voient leur participation comme La contribution aux décisions nationales a augmenté.10 Il faut également tenir compte du fait qu'un résident sur quatre en Estonie aura plus de 65 ans en 2035, ce qui signifie que les méthodes d'engagement (numériques) habituelles devront être revues. En outre, des recherches montrent que si 69% des Estoniens s'intéressent à la politique intérieure (63% en 2015), le niveau d'intérêt est de 54% parmi les citoyens estoniens d'autres nationalités (57% en 2015). Dans le même temps, les Estoniens sont également environ 15 points de pourcentage plus actifs politiquement que les personnes d'autres nationalités.11

Quel est l'engagement? Recueillir et décrire les bonnes pratiques de co-création et tester de nouvelles méthodologies en vue de créer une boîte à outils de méthodes de co-création pour l'agence. Au moins deux projets pilotes seront menés: Élaboration et mise en œuvre du concept de la journée stratégique `` Estonie 2035 '' (dirigée par le 9 Pendant la mise en œuvre du plan d'action, formation centrale à l'élaboration de politiques et à l'analyse d'impact (y compris l'engagement, la gestion des processus et modules optionnels sur la capacité analytique) se poursuivront jusqu'à deux cents personnes par an.10 Flash Eurobaromètre 455. Jeunesse européenne, septembre 2017. 11 Institut d'études baltes, Centre Praxis d'études politiques. Suivi de l'intégration de la société estonienne 2017. 12 Administration publique et ministère des Finances) et analyse et amélioration du travail des organes consultatifs (ministère des Affaires rurales). Au cours de la mise en œuvre du plan d'action, des opportunités seront recherchées pour ajouter un troisième projet pilote à l'activité, si nécessaire. ● La stratégie de développement à long terme de l'État «Estonie 2035» est un document cadre pour les plans de développement et les programmes connexes sur le terrain. Le processus de mise en œuvre de la stratégie prévoit que la journée de la stratégie avec les partenaires et les groupes d'intérêt aura lieu une fois par an; cependant, le but est de créer une opportunité pour chacun de contribuer aux discussions stratégiques. À cette fin, le concept et les méthodes de co-création seront développés en coopération avec la société civile. Le concept de la journée stratégique «Estonie 2035» sera flexible et permettra de tester plusieurs méthodes, qui pourront ensuite être utilisées par d'autres autorités gouvernementales, gouvernements locaux et autres. ● Le projet pilote de partenariat stratégique et d'organes consultatifs a pour objectif, basé sur l'exemple du ministère des Affaires rurales (il existe plus de 15 organes consultatifs dans le domaine de la gouvernance, auxquels participent plus de 150 organisations). L'objectif est d'analyser la pratique de planification, de gestion et d'implication des travaux des organes consultatifs et de créer des outils pour différents niveaux de gestion, afin d'augmenter l'efficacité de la coopération entre les parties et leur niveau de satisfaction à l'égard du processus. D'autres agences gouvernementales, gouvernements locaux, etc. peuvent également utiliser les résultats. Afin d'évaluer les activités, une enquête de satisfaction est menée auprès des participants (coordinateurs de l'engagement, fonctionnaires des ministères participants, représentants d'organisations non gouvernementales).

Comment l'engagement contribuera-t-il à résoudre le problème public? La boîte à outils des méthodes de co-création rassemblera les expériences existantes et les leçons apprises, et permettra de tester différentes méthodes de co-création. En conséquence, les fonctionnaires ont les connaissances nécessaires pour accroître à la fois leur courage et les compétences nécessaires pour façonner les politiques grâce à la cocréation (y compris en augmentant la capacité des coordonnateurs de l'engagement à conseiller les décideurs dans leurs agences gouvernementales). Il y aura également une augmentation de la base de connaissances et la co-création de politiques et de législations, et une amélioration des compétences et des connaissances des personnes impliquées (y compris dans la description et la gestion des attentes). Les employés du gouvernement local peuvent également utiliser la boîte à outils.

Pourquoi cet engagement est-il pertinent pour les valeurs de l'OGP? Transparence Participation civique

Informations complémentaires Les activités soutiennent la réalisation des objectifs stratégiques de «Estonie 2035» «Des personnes intelligentes, actives et en bonne santé vivant en Estonie» et «La société estonienne est bienveillante, coopérative et ouverte». L'activité soutient également le «Plan de développement pour une population et une société cohésive jusqu'en 2030» (en préparation) et la réalisation des objectifs des plans de développement dans le domaine des projets pilotes. 13

Jalon Activité Résultat Date de début Date de fin Collecte et analyse des méthodes de co-création (y compris des enquêtes et des entretiens avec des représentants des ministères et de la société civile en coopération avec le réseau des coordinateurs de l'engagement) Des contributions ont été fournies par tous les ministères et au moins dix ONG. 08.2020 12.2020 La description des méthodes de co-création collectées avec des représentants des ministères et de la société civile, en coopération avec le réseau des coordinateurs de l'engagement, et la publication de matériel pédagogique Au moins sept méthodes sont décrites. 01.2021 06.2021 Les négociations des objectifs du projet pilote et du plan d'action avec les partenaires stratégiques, et l'identification et l'analyse de la situation actuelle (y compris les enquêtes et entretiens avec les ministères et les représentants de la société civile) Les projets pilotes sont prêts à démarrer la prochaine phase. 08.2020 12.2020 Mise en œuvre du projet pilote de Journée stratégique « Estonie 2035 » L'événement a lieu. 01.2021 06.2021 Le développement et la négociation de solutions de projets pilotes pour les organes consultatifs avec des partenaires stratégiques Au moins 30 organisations ont apporté leur contribution. 01.2021 12.2021 Décrire les résultats des projets pilotes et compléter le matériel d'orientation avec des représentants des ministères et de la société civile, en coopération avec le réseau des coordinateurs d'engagement Le matériel pédagogique est mis à jour dans les délais. 01.2022 06.2022"

Examen du plan d'action

Engagement 1 : Accroître la capacité d'élaboration de politiques co-créatives au sein des autorités gouvernementales

• Vérifiable: Oui

• A-t-il une optique de gouvernement ouvert? Oui

• Potentiel de résultats : Substantiel

Engagement n°1 : Accroître la capacité d'élaboration de politiques co-créatives au sein des autorités gouvernementales (Bureau du gouvernement)

Partenaires : Ministère de la Justice, Centre des Registres et des Systèmes d'Information, Ministère des Affaires Economiques et de la Communication

Collaborateurs des OSC : Assemblée de coopération estonienne

Pour une description complète de l'engagement, voir l'engagement 1 du plan d'action : https://www.opengovpartnership.org/documents/estonia-action-plan-2020-2022/

Contexte et objectifs:

Cet engagement s'inscrit dans la continuité des efforts du gouvernement et de la société civile pour accroître la participation civique à l'élaboration des politiques publiques, ce que l'Estonie a toujours priorisé dans ses plans d'action. L'engagement combine deux volets d'activités, à savoir le développement d'un outil en ligne pour la co-création de politiques, et la publication et le test d'une boîte à outils de méthodes de co-création. Le premier poursuit le travail du plan d'action précédent sur le développement d'un nouvel outil en ligne qui intégrerait les phases actuellement dispersées de l'élaboration des lois dans un processus de co-création transparent et homogène. Les acteurs gouvernementaux et de la société civile ont réitéré le besoin d'une solution numérique pour faciliter l'accès des citoyens aux processus d'élaboration des politiques, en particulier dans les premières phases de l'élaboration des politiques.

Étant donné que les tentatives précédentes de refonte des outils de participation en ligne existants n'ont pas augmenté la participation des citoyens, Le quatrième plan d'action de l'Estonie contenait un objectif ambitieux de créer un nouvel outil en ligne qui offrirait un espace de co-création dès les toutes premières étapes d'une idée politique émergente. Le quatrième plan d'action a abouti à la préparation d'un prototype de l'outil de co-création. L'outil est destiné à servir comme suit : 1) un espace de travail « éditeur de texte » à accès limité pour les décideurs et les parties prenantes sélectionnées pour co-créer des projets de politique et 2) une interface publique qui permet à tous les citoyens de participer aux différentes phases de la politique l'élaboration et le suivi de l'état d'avancement des initiatives politiques. En mars 2021, le groupe de travail gouvernemental coordonnant le développement de l'outil a commencé à tester l'éditeur de texte avec de vrais utilisateurs.

Le cinquième plan d'action publiera et testera la première version utilisable de l'outil de co-création et préparera le développement des fonctionnalités d'engagement du public, à poursuivre dans le prochain plan d'action. À la fin de ce plan d'action, le gouvernement prévoit utiliser un éditeur de texte entièrement fonctionnel, tandis que le développement de l'interface publique se poursuivra dans le prochain plan d'action. En parallèle, le bureau du gouvernement et les coordinateurs de l'engagement public des ministères compileront et publieront une boîte à outils de méthodes de co-création sous la forme d'un manuel en ligne, testant des méthodes sélectionnées sur deux initiatives pilotes et résumant les résultats dans le manuel ainsi que des directives de mise en œuvre. Le bureau du gouvernement prévoit de mettre à jour régulièrement la boîte à outils en fonction des enseignements tirés de la mise en œuvre des méthodes dans les processus d'élaboration des politiques réels.

Selon le plan d'action, le public s'attend de plus en plus à pouvoir participer à la co-création des politiques au lieu de simplement commenter les propositions du gouvernement. Cependant, les experts en démocratie notent qu'en dépit des attentes du public, la co-création est encore un phénomène émergent en Estonie et n'est pas encore une pratique répandue dans les organisations du secteur public. Cet engagement se concentre sur l'amélioration des compétences et des connaissances des agents publics en matière de co-création de politiques. Le bureau du gouvernement regroupera les méthodes et les meilleures pratiques en matière de co-création (à la fois dans des contextes hors ligne et en ligne) et fournira des directives aux décideurs politiques pour la conception de processus de co-création et la sélection de méthodes adaptées à l'objectif. Le bureau du gouvernement et le ministère des Affaires rurales testeront ces méthodes dans le cadre de processus réels de co-création de politiques. Le bureau du gouvernement mènera également un processus de co-création interactif avec les jeunes, combinant des activités en ligne individuelles et collectives pour solliciter la contribution des jeunes au plan d'action annuel de la stratégie « Estonie 2035 ». Le ministère des Affaires rurales utilisera une approche de co-création pour engager les parties prenantes à examiner le fonctionnement des divers organes consultatifs politiques du ministère afin d'accroître l'efficacité de l'engagement des parties prenantes dans ces organes.

Les deux volets (l'outil numérique et la boîte à outils de co-création) forment un ensemble cohérent d'activités qui visent à fournir aux agents publics une infrastructure et des outils pour co-créer des politiques en collaboration avec les parties prenantes. En mettant l'accent sur la co-création et l'engagement citoyen, cet engagement répond à un besoin clairement perçu autour de la valeur OGP de la participation civique.

Potentiel de résultats : Substantiel

Cet engagement adopte une approche progressive pour changer le rôle des citoyens dans l'élaboration des politiques publiques. À long terme, impliquer les citoyens en tant que co-créateurs pourrait améliorer la qualité et la profondeur de la contribution du public aux politiques et amener des parties prenantes plus diverses dans les processus de prise de décision. L'analyse du ministère de la Justice des pratiques d'élaboration des politiques en 2018 a révélé que les pratiques d'engagement du public des institutions gouvernementales se sont améliorées au fil des ans, mais dans environ 20 à 25 % des cas, les parties prenantes ne sont toujours pas engagées dans les premières phases de l'élaboration des politiques lorsque ils pourraient avoir la plus grande influence sur le contenu des initiatives politiques. Dans environ la moitié des cas, les possibilités de contribution des citoyens dans les phases ultérieures de l'élaboration des politiques se limitent à la possibilité formaliste de commenter des projets de politiques entièrement formulés sur le système d'information des projets de loi. Selon la même source, environ un quart des initiatives politiques analysées avaient activement engagé les citoyens, sollicitant la contribution du public à la fois pour discuter des problèmes politiques et des solutions possibles et en utilisant divers canaux pour atteindre diverses parties prenantes. Cela indique qu'il y a amplement de place pour reconcevoir les processus d'engagement du public afin de permettre une contribution plus substantielle du public tout au long du cycle politique. D'un autre côté, il y a des signes d'adoption de nouvelles approches. L'élaboration de la stratégie nationale « Estonie 2035 » en 2018-2020 constitue une initiative phare en matière de co-création de politiques, puisqu'elle a impliqué près de 17,000 XNUMX citoyens dans la discussion des priorités nationales. à travers diverses formes de participation, allant d'ateliers, de conférences et de discussions informelles dans le cadre du festival d'opinion annuel en plein air aux sondages d'opinion en ligne et hors ligne.

Cet engagement ne prévoit pas de réformes juridiques majeures mais est néanmoins ambitieux, cherchant à catalyser une transition à l'échelle du gouvernement vers un modèle d'élaboration de politiques plus collaboratif construit autour du concept de co-création. Il le fera en créant de meilleures opportunités numériques pour les citoyens d'accéder à des informations clés sur les initiatives politiques et de participer à l'élaboration des politiques sans avoir besoin de naviguer entre les diverses institutions gouvernementales et systèmes d'information. Dans le même temps, le gouvernement s'attend à ce que la conception du système centrée sur la co-création encourage les agents publics à impliquer les parties prenantes dès les premières étapes de l'élaboration des politiques. La boîte à outils et les lignes directrices sur les méthodes de co-création pourraient aider les agents publics à adopter de nouvelles pratiques pour passer à un modèle d'élaboration de politiques co-créatif, à condition que des ressources suffisantes soient allouées à la diffusion et à la promotion de l'utilisation de la boîte à outils.

Les résultats potentiels de cet engagement englobent également les résultats politiques des deux projets pilotes de co-création prévus. L'un d'eux engage les jeunes dans la mise à jour de la stratégie « Estonie 2035 ». Dans un premier temps, les participants peuvent jouer à un jeu en ligne pour découvrir comment différentes décisions peuvent conduire à différents avenirs. Au final, ils pourront faire des propositions pour améliorer la qualité de vie en Estonie. Ensuite, les jeunes discuteront des propositions avec leurs enseignants et leurs pairs en classe en utilisant une méthodologie proposée par un groupe d'organisations partenaires impliquant des organisations de jeunesse et éducatives. A partir des discussions, les participants sélectionneront les meilleures propositions à envoyer au Bureau du Gouvernement. Le bureau du gouvernement prévoit ensuite d'engager des experts et des fonctionnaires pour sélectionner les idées les plus prometteuses et mener des discussions publiques sur les idées sélectionnées. Comme dernière étape, le bureau du gouvernement présentera les idées au gouvernement et aux ministères responsables et discutera de la manière d'intégrer les propositions dans le prochain plan d'action annuel pour la stratégie « Estonie 2035 ». Ce pilote pourrait donc permettre aux jeunes d'influencer des changements politiques concrets au niveau national.

Les résultats potentiels de l'autre pilote concernent davantage la méthodologie d'élaboration des politiques que le contenu des politiques. Le ministère des Affaires rurales coordonne l'engagement des parties prenantes par l'intermédiaire d'un certain nombre d'organismes consultatifs aux objectifs variés, certains mandatés par la loi, d'autres établis par le ministre, etc. Cependant, le ministère ne dispose pas d'une vue d'ensemble systématique de l'efficacité avec laquelle ces organismes travaillent pour solliciter les commentaires des parties prenantes. En partenariat avec des chercheurs du Centre d'anthropologie appliquée, le ministère prévoit d'impliquer diverses parties prenantes dans l'audit des résultats des organes consultatifs et l'amélioration de la mise en place de ces organes afin d'accroître l'efficacité de la participation des parties prenantes. En conséquence, le ministère prévoit de documenter son expérience sous forme de lignes directrices pour la conduite de tels processus d'audit en étroite collaboration avec les parties prenantes que d'autres organismes gouvernementaux pourraient utiliser comme modèle.

En résumé, cet engagement prend des mesures concrètes pour augmenter le niveau et l'impact de la participation citoyenne tout au long du cycle politique et pour réduire la fragmentation des informations sur les opportunités de participation, qui a été un problème persistant en Estonie. La principale force de cet engagement réside dans le fait qu'il vise à faciliter le suivi des processus politiques par les citoyens et à faciliter l'élaboration de politiques par les agents publics en collaboration avec d'autres institutions et le public. Les parties prenantes de la société civile pensent que l'environnement de co-création numérique peut stimuler des changements substantiels dans les pratiques d'élaboration des politiques à long terme, s'il existe une volonté institutionnelle de donner suite aux plans actuels. Les changements réels dans la pratique gouvernementale dépendent également de la compréhension par les agents publics de la manière de mettre en œuvre la co-création dans le travail quotidien de ces agents. La boîte à outils sur les méthodes de co-création ainsi que les lignes directrices pour la mise en œuvre pourraient donc encore renforcer les résultats positifs de cet engagement.

Opportunités, défis et recommandations pendant la mise en œuvre

Fournir un environnement de travail numérique pour l'engagement des parties prenantes et renforcer les compétences des agents publics pourrait induire un changement réel dans les pratiques d'élaboration des politiques. Pour réaliser pleinement le potentiel de cet engagement, le gouvernement devrait favoriser l'utilisation effective des nouvelles ressources numériques. Les résultats dépendront également fortement de la volonté institutionnelle de changer les routines actuelles d'élaboration des politiques et de permettre davantage d'apports externes et de collaboration interinstitutionnelle. Certaines parties prenantes de la société civile ont averti que la mise en œuvre pourrait se heurter à des problèmes tels que le manque de financement ou l'incapacité des différentes institutions à coopérer. Il peut être particulièrement difficile d'intégrer efficacement les systèmes d'information et les processus de travail du gouvernement exécutif et du Parlement en raison de leurs différences institutionnelles et de leurs routines distinctes.

Pour que les objectifs de cet engagement soient atteints, le MII recommande aux agences responsables de porter une attention particulière aux aspects suivants :

• Assurer une collaboration étroite entre les différentes institutions tout en développant et en testant l'outil de co-création de politiques en ligne. Il est crucial d'allouer suffisamment de temps et de ressources au groupe de travail qui dirige le projet pour impliquer complètement toutes les institutions gouvernementales dans le processus de développement afin de comprendre leurs besoins spécifiques et de garantir leur intérêt à utiliser le système.

• Engager les parties prenantes dans la définition de processus politiques prioritaires supplémentaires grâce auxquels les méthodes de co-création sélectionnées pourraient être testées. En plus des deux projets pilotes prévus, le gouvernement pourrait inviter les parties prenantes à sélectionner conjointement quelques processus politiques hautement prioritaires et à utiliser la boîte à outils de co-création pour concevoir le processus. Cela permettrait un test plus approfondi des méthodes et des directives dans divers processus réels tout en améliorant les résultats de ces processus politiques en permettant une contribution plus substantielle des parties prenantes.

• Promouvoir l'utilisation de la boîte à outils de co-création par les agents publics. Le simple fait de rendre la boîte à outils disponible en ligne peut ne pas garantir l'utilisation réelle de ses méthodes. Cet engagement implique la conduite de projets pilotes pour tester quelques méthodes sélectionnées, mais il est tout aussi important de planifier des activités de diffusion, de formation et de conseil pour assurer l'utilisation des méthodes au-delà des cas pilotes. Le bureau du gouvernement prévoit une collaboration avec les coordonnateurs de l'engagement public des ministères dans la création et la mise en œuvre de la boîte à outils. Dans le but d'étendre et de pérenniser les résultats de l'engagement, l'IRM recommande de planifier des activités concrètes que les coordinateurs de l'engagement pourraient entreprendre dans leurs organisations pour encourager leurs collègues à utiliser la boîte à outils dans leur travail. Cela pourrait inclure la diffusion d'informations sur la boîte à outils via les outils de communication interne de leurs organisations, l'organisation de tutoriels, l'invitation des pilotes à partager leur expérience, et la fourniture de conseils individuels et d'un accompagnement sur mesure aux agents publics dans la mise en œuvre des méthodes de co-création.

Renforcer la capacité des coordinateurs de l'engagement à assister les processus de co-création et d'engagement du public dans les agences gouvernementales. Dans le cadre du plan d'action précédent de l'Estonie, le bureau du gouvernement a facilité des réunions régulières et un échange d'expériences entre les coordinateurs de l'engagement afin de redynamiser leur réseau de collaboration existant. En conséquence, les coordonnateurs de l'engagement ont développé une vision commune de leur rôle et de leurs tâches pour faciliter l'engagement du public dans leurs organisations. Comme prochaine étape, le MII recommande que le bureau du gouvernement contacte les hauts responsables des ministères pour discuter du soutien qu'il pourrait fournir pour augmenter la capacité des coordinateurs de l'engagement à remplir leur rôle et comment les ministères eux-mêmes pourraient soutenir le travail des coordinateurs de l'engagement. Cela peut inclure un accord commun pour allouer plus de temps de travail que les coordinateurs pourraient consacrer à des tâches liées à l'engagement du public ainsi que garantir des opportunités de formation et de développement professionnel.

Rapport de résultats

Engagement 1. Augmenter la capacité d’élaboration de politiques co-créatives au sein des autorités gouvernementales

Vérifiable: Oui

A-t-il une optique de gouvernement ouvert?

Oui

Potentiel de résultats : Substantiel

● Achèvement: Substantiel

● At-il ouvert le gouvernement? Marginal

Engagement 1 : Accroître la capacité d'élaboration de politiques co-créatives au sein des autorités gouvernementales (Bureau du gouvernement)

Contexte et objectifs :

Cet engagement visait à améliorer la transparence et la participation du public aux processus d'élaboration des politiques du gouvernement central. Les acteurs gouvernementaux et de la société civile ont noté que les processus d'élaboration des politiques du gouvernement ont tendance à être complexes et opaques pour le public, ce qui se traduit par une faible participation du public. Le bureau du gouvernement et le ministère de la Justice développent un nouvel outil numérique qui intégrerait toutes les étapes de l'élaboration de la législation et permettrait aux agences gouvernementales de co-créer des politiques avec d'autres parties prenantes. Le concept de co-création étant nouveau en Estonie, le bureau du gouvernement a également entrepris de renforcer les compétences des agents publics en publiant une boîte à outils en ligne de méthodes de co-création et en testant des méthodes spécifiques pour impliquer les jeunes dans les discussions sur la stratégie nationale « Estonie 2035 ». En outre, le ministère des Affaires rurales a cherché à améliorer la participation des parties prenantes au sein de ses organes consultatifs.

Le gouvernement a-t-il été ouvert ? Marginal

Cet engagement vise des changements à long terme dans la gouvernance publique qui nécessitent des années. Étant donné que le gouvernement a divisé cette réforme en étapes réparties sur plusieurs plans d'action, le cinquième plan d'action n'a pas entraîné de changement qualitatif significatif dans les pratiques d'élaboration des politiques du gouvernement. Cependant, ses résultats ont contribué à favoriser des changements qui pourraient devenir observables à mesure que les agents publics acquièrent de nouvelles compétences et adoptent des méthodes d’élaboration des politiques plus collaboratives. Même si certaines activités (par exemple, la réforme des méthodes d'engagement du public par le ministère des Affaires rurales) ont produit des résultats plus tangibles que d'autres (par exemple, la boîte à outils des méthodes de co-création), l'engagement dans son ensemble a produit des résultats positifs.

Au cours du plan d'action, le ministère de la Justice et le Bureau du gouvernement ont développé de nouvelles fonctionnalités pour l'outil de co-création de politiques numériques, organisé des ateliers avec des fonctionnaires pour tester les témoignages d'utilisateurs et lancé des projets pilotes de processus de rédaction législative à l'aide d'un prototype de l'outil. Le gouvernement a activement impliqué les fonctionnaires dans le développement de l'outil afin de garantir son utilité et sa facilité d'utilisation. Les travaux sur l'interface publique et sur les fonctionnalités permettant d'impliquer des partenaires externes dans l'élaboration des politiques sont en cours. Bien que l'outil ne soit pas encore utilisé officiellement, les agents publics impliqués dans ses tests ont fait part de commentaires positifs aux coordinateurs. Selon les coordinateurs, l'outil est conçu pour inciter les fonctionnaires à co-créer et son utilisation sera obligatoire une fois adoptée. Par conséquent, malgré la nature technique des activités menées dans le cadre du plan d’action, cet engagement a aidé le gouvernement à évoluer vers une élaboration de politiques plus transparente et inclusive. Les acteurs de la société civile estiment que l'outil de co-création soutiendra un changement qualitatif dans la participation civique. et sommes satisfaits des progrès accomplis jusqu'à présent dans cet engagement.

En plus de l'outil numérique, le Bureau du gouvernement a travaillé à la description de différentes méthodes et lignes directrices de co-création dans une boîte à outils publique en ligne destinée aux agents publics. La boîte à outils (« Koosloomeranits ») n’a été publiée qu’en novembre 2022, après la fin de la durée du plan d’action. Bien que la première version comprenne des principes de base et une terminologie liés à la co-création, elle manque encore de descriptions de méthodes concrètes, d'exemples et de lignes directrices. Par conséquent, cette partie de l’engagement n’a pas encore produit de résultats notables. La Direction Générale poursuit le développement de la boîte à outils dans le sixième plan d'action (2022-2024).

En parallèle, le bureau du gouvernement a testé la méthode de participation « Arvamusrännak » (« Voyage d'opinion ») pour impliquer les jeunes dans la manière dont le cadre de vie en Estonie pourrait être amélioré. Le bureau du gouvernement a fait participer 25 écoles différentes à un jeu en ligne et à des discussions en direct. Sur 200 idées soumises, le bureau du gouvernement a regroupé 15 propositions relatives aux transports publics, au recyclage et à l'utilisation durable de l'énergie. Ils ont ensuite mené un sondage public en collaboration avec le portail d'information Delfi.ee pour évaluer les propositions, recevant 6,218 2035 votes de personnes d'âges divers. Les propositions sélectionnées ne semblent pas avoir influencé directement le plan d'action annuel de la stratégie « Estonie XNUMX », que le Bureau du Gouvernement avait initialement cité comme l'un des objectifs. Les propositions ont été présentées au Premier ministre, Ministère de l'Environnement et Ministère des Affaires économiques et des Communications, mais on ne sait pas clairement comment ces idées ont influencé les politiques des ministères. Cependant, la participation active de la population à l'initiative indique que le gouvernement a réussi à tester une méthode d'engagement spécifique qui pourra être utilisée dans les discussions futures autour de la stratégie « Estonie 2035 ». Cet exercice a probablement amélioré les compétences des fonctionnaires en matière d'engagement public et a donné aux jeunes une expérience de participation précieuse.

Comme troisième volet de cet engagement, le ministère des Affaires rurales a entrepris une analyse approfondie de ses pratiques d'engagement du public au sein de ses organismes consultatifs. Les rapports d’étude qui en ont résulté ont donné au ministère de nouvelles perspectives sur les lacunes de ses formats d’engagement. Sur cette base, le coordonnateur de l'engagement public du ministère a développé des instruments de travail pratiques pour aider ses fonctionnaires à planifier leur engagement. L'un d'entre eux est un bref résumé des bonnes pratiques gouvernementales en matière d'engagement public, accompagné d'un formulaire de commentaires que les responsables peuvent utiliser pour évaluer la satisfaction des parties prenantes à l'égard de l'engagement public. Grâce à ce formulaire, le ministère prévoit commencer à mesurer régulièrement la satisfaction des parties prenantes à l'égard de ses pratiques d'engagement public. Le coordinateur a également créé une base de données de méthodes de participation et de co-création que les responsables peuvent consulter lors de la planification de l'engagement des parties prenantes. La base de données décrit une soixantaine de méthodes et répertorie les personnes de contact au sein du ministère qui peuvent aider les collègues dans la mise en œuvre de méthodes spécifiques. À la suite de cet engagement, le ministère élabore un programme de réforme de ses formats d'engagement public en 60. Ce processus est aligné sur l'élaboration de la stratégie organisationnelle du ministère pour garantir que les mesures et les indicateurs d'engagement soutiennent les objectifs stratégiques du ministère. Aborder la participation du public dans le cadre de la planification stratégique est une mesure louable qui pourrait entraîner des changements substantiels dans les pratiques du ministère.

Le ministère des Affaires rurales a diffusé les résultats de cet engagement à travers plusieurs canaux. Le ministère a publié les rapports d'analyse et les ressources destinées aux agents publics sur son site Internet, et ajoutera les méthodes de la base de données de co-création à la boîte à outils développée par le Bureau du Gouvernement. Le ministère a également partagé son expérience via les réseaux de collaboration des coordonnateurs de l'engagement public et des responsables du développement stratégique des ministères, et lors des Journées des partenaires que le ministère organise plusieurs fois par an pour échanger des informations avec des partenaires gouvernementaux et non gouvernementaux clés. De plus, cet engagement a donné lieu à plusieurs activités de suivi imprévues qui soutiennent ses objectifs. L’une d’entre elles était le lancement d’ateliers de co-création en collaboration avec des experts externes pour élaborer un cadre législatif pour des systèmes alimentaires durables. Ces ateliers ont réuni des acteurs des domaines de la sécurité alimentaire, de l'économie et des questions sociales, qui ne collaborent généralement pas entre eux. L'expérience de ces ateliers sera documentée dans un rapport public.

Regarder vers l'avant:

La Direction générale poursuit dans le sixième plan d'action le développement de l'outil et de la boîte à outils de co-création et teste de nouvelles méthodes de co-création. Ils engagent également des experts et des parties prenantes pour élaborer une feuille de route visant à favoriser un gouvernement ouvert au sein des gouvernements centraux et locaux. Le gouvernement a construit son approche de l’élaboration de politiques participatives à travers plusieurs plans d’action pour devenir plus globale au fil du temps. Jusqu'à présent, ce travail a principalement consisté à développer des outils et à mener des projets pilotes, en vue d'une éventuelle réforme systématique des pratiques d'élaboration des politiques du gouvernement. Pour institutionnaliser des pratiques d'élaboration de politiques ouvertes, le gouvernement doit simultanément travailler sur le cadre juridique et politique, les compétences et attitudes des agents publics, ainsi que les processus de travail et les cultures de gestion des organisations. La feuille de route du sixième plan d’action pourrait fournir un plan global, attendu depuis longtemps, pour cette réforme complexe.

Concernant cet engagement, les étapes suivantes pourraient soutenir des résultats durables :

• Continuer à impliquer de manière proactive la société civile dans le développement de l’interface publique et des fonctions de participation de l’outil de co-création, afin que l’outil soit attrayant et facile à utiliser.
• Intégrez les travaux parlementaires sur les projets de loi à l’outil pour fournir un point d’accès numérique unique pour le contrôle et la participation du public. Le ministère de la Justice collabore déjà avec le Parlement dans ce sens. Le Parlement a analysé leurs besoins, mais les évolutions techniques nécessiteront des financements supplémentaires.
• Promouvoir l’utilisation active de la boîte à outils de co-création parmi les agents publics. L'IRM a précédemment recommandé d'utiliser la boîte à outils dans les formations de la fonction publique, d'organiser des tutoriels, de partager des expériences entre organisations du secteur public sur l'utilisation de méthodes de co-création spécifiques et d'engager les coordinateurs de l'engagement public des ministères pour guider leurs collègues dans l'utilisation de ces méthodes. Les événements de formation et de partage d'expériences pourraient également impliquer les partenaires de la société civile des ministères et les municipalités locales.
• Donner aux coordonnateurs de l’engagement public des ministères les moyens de transformer les pratiques d’engagement public de leurs organisations. Le potentiel des coordinateurs de l’engagement public en tant que multiplicateurs de connaissances et initiateurs de réformes est encore sous-utilisé dans de nombreuses organisations du secteur public. Les rapports précédents de l'IRM recommandaient d'allouer plus de temps de travail et de soutien organisationnel aux coordinateurs de l'engagement public afin d'augmenter l'impact de leur travail. Les organisations pourraient également bénéficier de la constitution de tandems ou d’équipes de coordinateurs de l’engagement public pour accroître leur portée.
• Que cela fasse ou non partie du processus de feuille de route du sixième plan d'action, le gouvernement pourrait analyser les ressources dont les fonctionnaires ont besoin pour impliquer les parties prenantes dans leur travail quotidien sans trop de charge supplémentaire. Par exemple, la réalisation d’évaluations d’impact ex ante approfondies des initiatives politiques pourrait identifier les processus à fort impact sur lesquels les responsables pourraient concentrer leurs efforts d’engagement du public.
• Il est essentiel d'attribuer des responsabilités claires pour la mise en œuvre de la feuille de route pour un gouvernement ouvert en cours d'élaboration dans le cadre du sixième plan d'action de l'Estonie. Les organisations responsables doivent être impliquées dès le départ dans la feuille de route afin de garantir leur appropriation. Dans la mesure du possible, des mécanismes visant à améliorer la participation du public pourraient être conçus et mis en œuvre en partenariat avec les OSC pour garantir leur impact. En outre, lors de l'élaboration de la feuille de route, il sera important de travailler avec les OSC sur le forum multipartite OGP pour tirer efficacement parti des outils et des ressources déjà développés afin de passer à un gouvernement plus participatif.