Amélioration de la fonctionnalité du portail de participation électronique (ME0063)

À quel problème public la mesure répond-elle ? Cette mesure répond au problème d'utilisation insuffisante du portail central de l'État pour la participation des citoyens aux procédures d'élaboration des politiques publiques (e-participation). Dans le rapport annuel sur l'application du règlement sur l'élection des représentants des ONG dans les organes de travail des organes de l'administration de l'État et la mise en œuvre des auditions publiques dans la préparation des lois et des stratégies pour 2020, qui a été adopté par le gouvernement en décembre 2021, il est conclu que le portail e-participation n'a pas été reconnu par les citoyens comme un outil opportun par lequel le dialogue avec les organes de l'administration de l'État peut être mené. Le service e-participation est actif sur le portail e-administration depuis le 18 mars 2019. Il a été conçu comme un portail central de l'État qui permet un processus plus transparent et plus simple d'implication des citoyens, de la société civile et d'autres représentants du public intéressé dans consultations publiques ouvertes dans le processus d'adoption des actes d'ordre public conformément à la réglementation en vigueur. Courant 2021, une version mobile du portail e-participation a été mise à disposition dans le but d'intéresser le public à une plus grande utilisation de ce système, qui sert avant tout l'information ainsi qu'une participation plus transparente des citoyens à l'élaboration des politiques publiques. . Bien que les institutions publiques utilisent régulièrement le portail pour mener des consultations et des débats publics, il n'a pas encore atteint son objectif premier, à savoir accroître l'intérêt des citoyens à participer à l'élaboration des politiques publiques. Cela est également indiqué par le fait qu'en 2020, un seul commentaire du public intéressé a été soumis via ce portail, et en 2021, seulement 4 commentaires. Dans le même rapport, il est indiqué qu'il est nécessaire de créer une analyse du portail de participation électronique, sur la base de laquelle les raisons de la non-fonctionnalité de cette plate-forme seront déterminées et des recommandations pour son amélioration et son utilisation plus large seront être donné. Tout cela souligne la nécessité d'une analyse, d'un examen et d'une amélioration supplémentaires de la fonctionnalité de ce portail afin d'en faire un outil optimal que les autorités utiliseront pour communiquer avec les citoyens. En outre, selon l'analyse du PNUD, les statistiques sexospécifiques sur l'adoption des services électroniques existants ne sont pas conservées pour le portail de l'administration en ligne. Lors de la mise en place du portail e-gouvernement, le sexe n'a pas été défini comme une information obligatoire lors de l'inscription des utilisateurs. Bien que l'obligation de saisir des données sur le sexe ait été introduite par la suite, à la suite de cette pratique initiale, le sexe de même 75 % des utilisateurs est encore inconnu, tandis que la répartition par sexe du nombre restant d'utilisateurs est à peu près uniforme. C'est pourquoi, conformément aux recommandations de l'OGP, il est nécessaire d'améliorer les statistiques sexospécifiques des utilisateurs du portail e-participation, c'est-à-dire l'e-administration.

En quoi consiste cette mesure ? La mesure comprend l'analyse et l'adaptation du contenu en mettant l'accent sur le développement de fonctionnalités plus avancées du portail de participation électronique afin de permettre une utilisation plus simple et efficace de cet outil numérique pour renforcer la participation des citoyens (y compris la soumission plus facile de commentaires, ainsi que recevoir des réponses du ministère en ligne). Il est également prévu de mener des auditions publiques pilotes en utilisant les nouvelles fonctionnalités de la participation électronique comme forme de formation pratique des organes compétents de l'administration publique et la création d'exemples de bonnes pratiques comme incitation à l'application de nouvelles normes de participation et de coopération du public avec les ONG dans l'élaboration des lois et des stratégies.

En quoi la mesure contribue-t-elle à la solution du problème public identifié ? L'amélioration de la fonctionnalité du portail e-participation devrait permettre de faciliter le suivi des auditions et consultations publiques, mais aussi d'améliorer la qualité de la communication des résultats des auditions publiques, c'est-à-dire la réactivité des institutions aux commentaires des représentants de la public intéressé. Cela pourrait enfin donner une impulsion supplémentaire à une plus grande utilisation du portail et à une plus forte participation des citoyens à l'élaboration des politiques publiques.

Pourquoi cette mesure est-elle pertinente par rapport aux valeurs promues à travers l'initiative OGP ? En améliorant encore la fonctionnalité du portail de participation électronique, le public bénéficiera d'un accès encore meilleur aux informations sur les auditions publiques ouvertes et menées, et cela facilitera la participation et l'influence potentielle des citoyens, de la société civile et d'autres acteurs sur l'adoption des politiques publiques. En outre, grâce à une plus grande disponibilité d'informations sur les résultats des auditions publiques, des commentaires acceptés et non acceptés, ainsi que des statistiques sur la conduite des auditions publiques par les ministères/institutions publiques, la responsabilité et la réactivité des institutions dans les processus décisionnels sur les questions d'intérêt public l'intérêt sera encore renforcé.

Informations complémentaires Cette mesure est complémentaire aux objectifs et activités de la Stratégie de Réforme de l'Administration Publique 2022-2026, notamment avec l'activité 5.1.19. qui vise à l'utilisation efficace des plateformes électroniques pour la participation du public à l'élaboration des politiques publiques. La valeur ajoutée de cette mesure réside dans l'activité d'analyse de la fonctionnalité de la participation électronique par rapport aux expériences internationales comparatives et aux bonnes pratiques d'utilisation des portails de conseil en ligne, contrairement à l'activité 5.1.19. qui prévoit de se concentrer sur l'analyse des raisons de la non-utilisation du portail par les citoyens, la société civile et le grand public professionnel et intéressé. En outre, la mesure est complémentaire à l'objectif opérationnel 1. Stratégie de coopération entre les organes de l'administration de l'État et les organisations non gouvernementales 2022-2026 (Amélioration du cadre normatif et stratégique existant pour un partenariat à long terme avec les organisations non gouvernementales) et mesures connexes 1.3 . où l'un des indicateurs se distingue par une augmentation du nombre moyen de personnes morales et physiques qui ont soumis des commentaires via le portail de participation électronique conformément au projet de règlement consulté. La mesure est harmonisée avec la mesure 1.3. Stratégies de coopération des organes de l'administration de l'État et des organisations non gouvernementales "Renforcement des capacités de l'administration publique pour une participation effective des organisations non gouvernementales à l'élaboration et à la mise en œuvre des politiques publiques" en mettant l'accent sur l'activité 1.3.1 Organiser des formations pour les fonctionnaires sur l'implication des organisations non gouvernementales dans l'élaboration des réglementations et des politiques publiques. En outre, la mesure est compatible avec les objectifs de développement durable (Objectif 16 : « Paix, justice et institutions solides » - 16.6 - Développer des institutions efficaces, responsables et transparentes à tous les niveaux ; 16.7 - Assurer une prise de décision appropriée, inclusive, participative et représentative - faire à tous les niveaux).

Budget 26.000EUR

Activités

1.1. Créer une analyse du portail de participation électronique par rapport aux expériences internationales comparatives les plus réussies d'utilisation du portail électronique, sur la base de laquelle les raisons de la non-fonctionnalité de cette plate-forme seront déterminées et des recommandations pour son amélioration et plus large il en sera fait usage. Titulaire : Ministère de l'administration publique, Direction des infrastructures, de la sécurité de l'information, de la numérisation et des services électroniques en coopération avec la Direction de la planification stratégique de l'administration publique et du suivi de la mise en œuvre des documents stratégiques. Indicateurs de réalisation de l'activité : - créé une analyse du portail de e-participation avec un examen comparatif des portails avec les meilleures pratiques de e-counseling selon les rapports de l'OCDE et de l'ONU - préparé des recommandations pour améliorer la fonctionnalité de la e-participation Ressources financières nécessaires : 5,000 2023 EUR Source de financement : budget du Monténégro, fonds des donateurs janvier 2023 - juin XNUMX

1.2. Adapter la structure et le contenu de la e-participation pour faciliter le suivi des débats et consultations publiques par domaine et des commentaires des usagers Planification dans l'administration publique et suivi de la mise en œuvre des documents stratégiques Indicateur de réalisation de l'activité : - structure et contenu adaptés de la participation électronique avec un examen et une recherche plus faciles des discussions et consultations ouvertes/fermées par domaine - structure et contenu adaptés de la participation électronique avec une soumission plus facile des commentaires et suivi des commentaires reçus par les utilisateurs Ressources financières requises : 10,000 2023 EUR Source de financement : Budget du Monténégro, fonds des donateurs juillet 2023 - décembre XNUMX

1.3. Développer des fonctionnalités plus avancées de statistiques sur les discussions/consultations menées en e-participation Titulaire : Ministère de l'administration publique, Direction de l'infrastructure, de la sécurité de l'information, de la numérisation et des services électroniques en coopération avec la Direction de la planification stratégique de l'administration publique et du suivi de la mise en œuvre de Documents stratégiques Indicateur de réalisation de l'activité : - développé des statistiques plus avancées sur les discussions/consultations menées en e-participation, conformément à la méthodologie du rapport annuel sur l'application du Règlement sur l'élection des représentants des ONG dans les organes de travail des organes de l'administration de l'État et la mise en œuvre d'audiences publiques dans la préparation des lois et des stratégies - incorporer des fonctionnalités statistiques sur l'aperçu démographique de l'utilisation de la participation électronique, y compris le sexe, le sexe, l'âge, l'emplacement de l'utilisateur Ressources financières requises : 5,000 2023 EUR Source de financement : Budget de Monténégro, fonds des donateurs juillet 2023 - décembre XNUMX

1.4. Tester les nouvelles fonctionnalités de l'e-participation sur trois propositions "pilotes" de lois ou de stratégies sélectionnées Titulaire : Ministère de l'administration publique, Direction de l'infrastructure, de la sécurité de l'information, de la numérisation et des services électroniques en coopération avec la Direction de la planification stratégique dans l'administration publique et Suivi de la mise en œuvre des documents stratégiques, organes de l'administration de l'État Indicateur de réalisation de l'activité : - réalisation de trois auditions publiques pilotes utilisant les nouvelles fonctionnalités de la participation électronique, en coopération avec les organes de l'administration de l'État compétents qui seront inclus dans le test pilote Ressources financières requises : 6,000 2024 EUR Source de financement : budget du Monténégro, fonds des donateurs janvier 2024 avril XNUMX

Examen du plan d'action

Engagement 1. Améliorer la fonctionnalité du portail de participation électronique

● Vérifiable : Oui

● A-t-il une optique de gouvernement ouvert ? Oui

● Cet engagement a été regroupé comme suit : Participation des citoyens (Engagements 1, 2 et 3 du plan d'action)

● Potentiel de résultats (cluster) : Substantiel

Groupe d'engagement 1 : Participation des citoyens

Agences chefs de file : Ministère de l'administration publique, Parlement du Monténégro

Pour une description complète des engagements inclus dans ce groupe, voir les engagements 1, 2 et 3 du plan d'action 2022-2024 du Monténégro. ici.

Contexte et objectifs:

Dans le cadre de ce groupe, le ministère de l'Administration publique (MPA) vise à améliorer la fonctionnalité du portail de participation électronique du Monténégro, à améliorer les audiences publiques et à informer le public sur les opportunités de participation à l'élaboration des politiques. Le portail de participation électronique du Monténégro fait partie de son portail général d'administration électronique. Le plan d’action précédent (2018-2021) comprenait un engagement à publier au moins 60 appels à consultations publiques sur le portail chaque année. Même si les objectifs ont été largement atteints, l'utilisation du portail par les institutions publiques est restée inégale et la réactivité du gouvernement à l'égard du public ne s'est pas sensiblement améliorée. D'après l'examen du portail par les chercheurs de l'IRM, depuis début 2023, les institutions publiques n'ont préparé que six rapports sur les 22 consultations et seul un petit nombre de citoyens ont participé à ces consultations.

La société civile souligne les raisons sous-jacentes de la participation limitée du public au Monténégro, notamment le manque de confiance dans les processus gouvernementaux, le manque de sensibilisation du gouvernement auprès du public, le manque de connaissances du public sur les opportunités de participation disponibles et le manque de retour d'information significatif de la part du gouvernement. aux citoyens, ce qui les inciterait à une plus grande participation. Les parties prenantes notent que le gouvernement ignore souvent leurs commentaires, ce qui les dissuade d'utiliser le portail. De plus, un expert indépendant affirme que le portail de participation électronique n'est pas interactif et que les participants ne peuvent pas voir les commentaires des autres pendant les consultations actives. Les commentaires, lorsqu'ils existent, sont répertoriés dans des rapports PDF.

Dans le cadre de l'engagement 1, le MPA analysera le portail de participation électronique en utilisant les meilleures pratiques internationales et développera des fonctionnalités plus avancées basées sur les résultats, notamment une soumission plus facile des commentaires et la réception des réponses du ministère en ligne. La MPA pilotera également trois audiences publiques en utilisant les nouvelles fonctionnalités. L'engagement 2 implique de renforcer le cadre normatif autour des audiences publiques et de surveiller la satisfaction des utilisateurs à l'égard des audiences menées. Cet engagement implique également de rendre compte des mesures prises par les ministères concernés pour inclure différents groupes sociaux sur lesquels la loi ou la stratégie peut avoir un impact, et de rendre compte du nombre d'organisations de femmes qui ont participé aux auditions. Enfin, l’Engagement 3 vise à sensibiliser davantage le public aux possibilités de participation à l’élaboration des politiques. Ses activités comprennent, entre autres, une campagne nationale sur les possibilités de participation du public, des ateliers sur l'activisme civique, un centre permettant aux étudiants de rechercher des politiques publiques et l'information du public sur les possibilités de participer à la prise de décision par le biais de la pétition électronique du Parlement. plate-forme.

Potentiel de résultats: Substantiel

En améliorant les fonctionnalités du portail (Engagement 1), le MPA pourrait faciliter une plus grande participation des citoyens, de la société civile et d'autres acteurs lors de l'adoption des politiques publiques. Les nouvelles fonctionnalités pourraient conduire à une meilleure information sur les résultats des consultations, y compris les commentaires acceptés et non acceptés, et améliorer la réactivité des institutions publiques aux questions d'intérêt public. En fin de compte, cela dépendra des améliorations réelles apportées au portail, de la question de savoir si davantage d'institutions publiques utilisent le portail et si leurs réponses aux commentaires s'améliorent. La principale valeur ajoutée de cet engagement réside dans l’analyse comparative des meilleures pratiques internationales en matière de participation électronique. Cela implique que l'AMP envisage d'adopter une approche plus stratégique pour améliorer les consultations en ligne par rapport au plan d'action précédent. Cependant, l'Institut Alternativa est sceptique quant au fait que les nouvelles fonctionnalités permettront à elles seules de remédier aux raisons de la faible participation, telles que l'impact limité des consultations publiques sur les politiques et le retour insatisfaisant des OSC et des citoyens sur leurs commentaires et suggestions.

L'un des problèmes majeurs des audiences publiques au Monténégro est le manque de contrôle de la part d'un organe du gouvernement central. Selon l’Institut Alternativa, moins de la moitié de tous les actes juridiques ont fait l’objet d’une audience publique en 2021, même s’il existe une obligation d’ouverture à la consultation publique entre 20 et 40 jours avant que le règlement ou l’acte puisse être adopté.  Dans le cadre de l'engagement 2, les modifications du règlement intérieur du gouvernement (initiées fin 2022), la MPA veillera à ce que les propositions des ministères qui ne respectent pas les exigences en matière d'audiences publiques ne soient pas envoyées au gouvernement pour approbation. Étant donné que moins de la moitié des actes juridiques font actuellement l’objet d’audiences publiques, le MII estime que cet engagement a un potentiel de résultats substantiel. L’Institut Alternativa estime que cet engagement pourrait améliorer la manière dont les institutions organisent les auditions publiques, les rendant potentiellement plus impactantes sur les politiques. En outre, cet engagement pourrait améliorer la qualité des audiences publiques, notamment grâce aux formations prévues sur le contrôle de la qualité pour les organes de l'État et aux enquêtes de satisfaction annuelles auprès des participants. Toutefois, les enquêtes annuelles pourraient ne pas suffire à comprendre pleinement dans quelle mesure les participants étaient satisfaits de leur participation aux audiences.

L'engagement 3 pourrait améliorer certains des problèmes liés à la faible participation du public au Monténégro, tels que l'analphabétisme numérique et la méfiance à l'égard des processus gouvernementaux. La durabilité de ces activités est difficile à évaluer, même si le modeste montant alloué à la création du pôle étudiant n’est peut-être pas proportionnel à la portée de l’activité. Un représentant de l'Institut Alternativa a mentionné que le MPA avait déjà annoncé des appels d'offres pour sensibiliser le public dans ce domaine, mais que ces efforts n'avaient pas abouti à des résultats durables. Le représentant a souligné que le plus grand défi n'est pas le manque de campagne, mais plutôt la mauvaise fonctionnalité du portail de participation électronique. Il est peu probable que l’éducation des citoyens conduise à elle seule à une augmentation de la participation si elle ne s’accompagne pas d’un changement culturel au sein des institutions publiques dans la manière dont elles engagent les citoyens.

Opportunités, défis et recommandations pendant la mise en œuvre

Les principaux défis à ces engagements résident dans les barrières culturelles et institutionnelles sous-jacentes entre les citoyens et les fonctionnaires qui ont historiquement limité la participation du public. Même si ces engagements ne réduisent pas complètement ces obstacles, ils constituent des avancées positives. Apprendre des exemples internationaux de portails de participation électronique réussis pourrait faciliter l'amélioration du portail du Monténégro.

En vue de la mise en œuvre et des étapes futures potentielles, l'IRM recommande ce qui suit :

● Envisager d'obliger légalement les institutions publiques à utiliser le portail et les encourager à fournir des réponses adéquates aux commentaires.. Pour améliorer la participation du public à l'élaboration des politiques, il peut être nécessaire d'exiger des institutions publiques qu'elles utilisent le portail de participation électronique et de les encourager à répondre aux commentaires et suggestions de manière raisonnable et en temps opportun. Un bon exemple est le portail de consultation électronique de la Croatie, qui est légalement obligatoire pour les organismes publics et activement utilisé par les citoyens. L'une des principales lacunes du portail monténégrin réside dans le fait que les citoyens ne peuvent pas accéder aux commentaires publiés pendant qu'une consultation est encore en cours, et que les rapports finaux n'indiquent pas sur quoi portaient les commentaires ni de qui ils provenaient. Sur le portail croate, les utilisateurs peuvent voir chaque commentaire en temps réel, et les commentaires sont liés à des parties spécifiques de la loi proposée. Plus de 150 consultations ont été menées jusqu'à présent en 2023 sur le portail de la Croatie, la plupart durant au moins un mois. Parmi les consultations fermées, la plupart sont accompagnées d'un rapport contenant les réponses du gouvernement aux commentaires. Une fois le processus de consultation terminé, les commentaires et les réponses du gouvernement peuvent être téléchargés au format Excel, et l'ensemble du processus reste visible sur le portail.

● Former et sensibiliser les fonctionnaires à la réalisation de consultations en ligne. Comme nous l'avons mentionné, de nombreuses raisons sous-jacentes à la faible participation au Monténégro proviennent de l'administration publique plutôt que du public. En plus d'éduquer le public sur les opportunités de participation, l'IRM recommande d'éduquer et de former les fonctionnaires sur les meilleures pratiques dans la conduite des consultations. Le MPA pourrait envisager de s'associer à l'École régionale d'administration publique (ReSPA) pour éduquer et former les fonctionnaires monténégrins.

● Utiliser les statistiques démographiques pour mener une sensibilisation ciblée lors de futures consultations. L’engagement 1 appelle à collecter des « statistiques plus avancées » sur les consultations électroniques, notamment le sexe, l’âge et la localisation de l’utilisateur. La MPA devrait utiliser ces statistiques pour déterminer quels groupes démographiques sont sous-représentés dans les consultations et concentrer son engagement sur ces groupes. En outre, les organismes gouvernementaux pourraient utiliser les médias sociaux et la publicité payante pour cibler des groupes démographiques spécifiques en vue de consultations.

● Envisager une approche holistique pour réformer l’engagement des citoyens dans l’élaboration des politiques, au-delà des consultations en ligne. Les améliorations fonctionnelles du portail de participation électronique et la sensibilisation, bien qu'utiles, peuvent s'avérer insuffisantes pour accroître l'engagement des citoyens. Le Monténégro pourrait envisager une réforme plus large de la manière dont les institutions publiques engagent les citoyens, allant au-delà des consultations en ligne vers la co-création délibérative de politiques. Par exemple, l’Estonie est en train de modifier la manière dont ses ministères impliquent les citoyens dans l’élaboration des politiques, après avoir reconnu que ses plateformes de consultation en ligne ne facilitaient pas une participation significative. L'Estonie a utilisé plusieurs plans d'action OGP pour développer un nouvel outil en ligne permettant aux citoyens de suivre l'état des initiatives tout au long du cycle politique et de participer aux différentes étapes de l'élaboration des politiques. Le nouveau système institutionnalisera l'engagement des citoyens dans le processus d'élaboration des politiques, en tant que participants actifs ou en tant qu'observateurs pouvant suivre les progrès et formuler des commentaires. Le Monténégro pourrait envisager une réforme similaire à travers plusieurs plans d'action, en fonction de l'intérêt des citoyens, de la société civile et des institutions publiques. Toute réforme future devrait s’attacher à fermer la boucle de rétroaction pour les citoyens après l’adoption de politiques, par exemple en publiant un rapport sur les raisons qui ont motivé l’inclusion ou le rejet des recommandations.

● Créer une « boîte à outils » avec des ressources, des conseils et des modèles que les institutions publiques peuvent utiliser pour impliquer les citoyens. Il peut être nécessaire que les institutions publiques adaptent leurs méthodes de consultation des citoyens, en fonction de la politique en question ou des bénéficiaires ciblés. Le MPA pourrait envisager de créer une « boîte à outils » avec des ressources et des modèles de méthodes de consultation en ligne et hors ligne que les institutions publiques pourraient emprunter pour leurs propres consultations. Par exemple, l’Estonie est en train de compiler une boîte à outils de méthodes de co-création avec des guides de mise en œuvre (dans le cadre de sa réforme plus large mentionnée ci-dessus). Le bureau du gouvernement estonien met régulièrement à jour la boîte à outils, sur la base des enseignements tirés de la mise en œuvre des méthodes dans les processus d'élaboration des politiques réels. De même, dans son plan d'action 2021-2025, la Lettonie encourage les ministères à adopter différents formats de participation du public afin de maintenir un dialogue régulier avec les partenaires. L'engagement de la Lettonie implique la publication d'orientations et de modèles de participation dans le but d'améliorer la compréhension institutionnelle des mesures de participation innovantes.

● Élaborer des orientations claires à l’intention des institutions publiques sur le respect des exigences légales en matière d’audiences publiques. Dans le cadre de ses responsabilités de surveillance (Engagement 2), la MPA pourrait publier des lignes directrices claires permettant aux institutions publiques de respecter les exigences légales en matière d'audiences publiques. Les lignes directrices pourraient couvrir le temps qui doit être alloué au processus, qui doit y assister, quelles informations ils sont tenus de publier à l'avance et des instructions sur la manière d'organiser des tables rondes, des forums et des présentations. Comme pour la participation électronique, il sera également important de fournir des orientations au public sur la manière de soumettre des commentaires, et aux institutions publiques sur la manière de soumettre des réponses aux remarques formulées par le public lors des audiences.

● Lier les activités de sensibilisation et d’éducation aux réformes en cours pour en accroître la portée. L'Institut Alternativa estime que les activités liées à l'éducation du public sur les possibilités de participation à la création des politiques publiques (Engagement 3) devraient être liées aux réformes dans les domaines pertinents, tels que la Stratégie de coopération des organismes de l'administration de l'État et des organisations non gouvernementales 2022- 2026. Concernant la participation des jeunes, l'Institut Alternativa recommande d'introduire le thème de la participation citoyenne dans les écoles à travers la réforme éducative du pays.