Reform Description

Las acciones que serán implementadas por el Archivo General de la Nación en el área de Acceso a la información y en las áreas secundarias marcadas en el aparado anterior, se dividen en tres partes:  

1. Desarrollo de procesos de intervención (conservación, recuperación, clasificación y divulgación), apropiación social y acceso oportuno a la información en los Fondos Documentales que custodian el Archivo General de la Nación relativos a los procesos de justicia transicional que avanza el Estado colombiano, que puedan servir para garantizar los derechos vulnerados de las víctimas del conflicto armado y la sociedad en su conjunto (fondo del extinto DAS, fondo de la Comisión para el esclarecimiento de la Verdad y fondo de la Superintendencia de Seguridad y Vigilancia). Dichos procesos también se desarrollarán en archivos de organizaciones sociales, comunitarias, organizaciones de derechos humanos, organizaciones de los pueblos étnicos y entidades relevantes para la reparación histórica de pueblos indígenas y comunidades afrodescendientes de los antiguos territorios nacionales y territorios excluidos. 

2. Construcción y desarrollo de estrategias de acompañamiento para la implementación efectiva de los marcos jurídicos, técnicos, de los instrumentos archivísticos en las entidades públicas, privadas con funciones públicas, actores privados con archivos de interés cultural, y en general, en aquellas instituciones obligadas a la salvaguarda del patrimonio documental en perspectiva de garantizar la preservación de patrimonio documental y el derecho de acceso a los archivos e información pública. Estas estrategias se enfocarán en las entidades públicas y privadas con funciones públicas en la implementación de los instrumentos archivísticos en perspectiva de avanzar en una adopción progresiva y contextualizada de las disposiciones de los acuerdos vigentes en esta materia. 

3. Difusión y seguimiento a la implementación de un protocolo de gestión documental los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los Derechos Humanos, e Infracciones al Derecho Internacional Humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno a nivel de las entidades públicas y organizaciones de sociedad civil, especialmente, con las instituciones del Sistema Nacional de Reparación Integral de Víctimas (SNARIV) y el Sistema Integral de Paz (SIP).

Problem(s) Addressed by Reform

La debilidad del Estado en Colombia en la consolidación de procesos institucionales necesarios para su funcionamiento afecta significativamente el acceso a la información de interés para toda la sociedad. Las diferentes instituciones del Estado no han llevado los procesos de gestión documental transparente y eficazmente, y tampoco han generado mecanismos básicos para garantizar el acceso a la información mientras ocurren las dinámicas de violencia propias del conflicto. 

En los espacios de diálogo y negociación que el Estado colombiano ha sostenido con los grupos armados ilegales, se han realizado avances en materia de verdad, justicia, reparación y memoria histórica, como en el Acuerdo Final para la Terminación del Conflicto y la Construcción de una Paz Estable y Duradera, firmado en 2016 entre el Gobierno Nacional y las FARC-EP, construyendo el Sistema integral de Verdad, Justicia, Reparación y no Repetición. Por ello es necesario articular el potencial del Archivo General de la Nación en materia de garantías de acceso oportuno y transparente a la información, abordando problemas públicos como: 

Barreras en el acceso a archivos relacionados con graves violaciones a los derechos humanos e infracciones al DIH, limitando el derecho a la verdad, la reparación integral de las víctimas y el avance de la justicia transicional.

Débil implementación de marcos jurídicos y técnicos en gestión documental en entidades obligadas como organismos públicos, privados con funciones públicas y organizaciones de la sociedad civil, lo que compromete la transparencia, la preservación de archivos y la rendición de cuentas. 

Escasa apropiación social de los archivos como bienes comunes y herramientas para la construcción de paz, especialmente en territorios históricamente marginados y comunidades étnicas. 

Ausencia de protocolos unificados y validados para la gestión de archivos relativos al conflicto armado, que garanticen prácticas seguras, éticas y con enfoque de DDHH para su preservación, acceso y uso. 

Riesgo de deterioro, pérdida o tráfico del patrimonio documental por conservación inadecuada, afectando fondos documentales de alto valor histórico y probatorio, como los del extinto DAS, la Comisión para el Esclarecimiento de la Verdad y la Superintendencia de Vigilancia.

Necesidad de fortalecer capacidades en gestión documental y apropiación social del patrimonio documental en organizaciones sociales, comunitarias y étnicas para salvaguardar sus memorias y gestionar sus archivos, lo que impide su contribución plena al esclarecimiento, reparación y construcción de paz.

Limitaciones en el acceso a la justicia por debilidad presupuestal en digitalización, desclasificación e innovación en torno del patrimonio documental.

Desconocimiento de sinergias entre acceso a la información, justicia y gobierno abierto, y del potencial del patrimonio documental para empoderar a la ciudadanía y mejorar la justicia y los mecanismos pacíficos para la resolución de conflictos.

Las acciones descritas constituyen un paso transformador hacia el fortalecimiento del derecho de acceso a la información y la justicia en clave de gobierno abierto, por ende, hacia el fortalecimiento de la democracia.  

La articulación entre justicia digital, memoria histórica y fortalecimiento institucional genera condiciones favorables para una transición efectiva hacia un modelo de Estado más transparente, participativo, garante de derechos y con presencia territorial, particularmente en zonas afectadas por el conflicto armado y territorios excluidos.  

Los procesos de activación social de las memorias y de apropiación social del patrimonio documental a través de procesos participativos y pedagógicos con organizaciones sociales, étnicas y comunitarias, fomentan la participación ciudadana en la construcción de paz. 

La intervención en materia archivística y las prácticas de conservación y digitalización que hacen parte de las acciones propuestas, permiten avanzar en el conocimiento y salvaguarda del patrimonio documental y así minimizar los riesgos de pérdida, extracción o tráfico ilícito. 

El desarrollo y seguimiento a la implementación de marcos jurídicos y técnicos y de protocolos para la salvaguarda y acceso de los fondos documentales custodiados por el Archivo General de la Nación y otras instituciones y de los archivos comunitarios fortalecen las capacidades del Estado colombiano en materia de gestión documental y permiten que las transformaciones derivadas de las acciones propuestas no sean solamente esfuerzos coyunturales de una administración, sino que se creen las bases para la construcción de políticas públicas a largo plazo. 

El diseño y avance en actividades encaminadas a la garantía del derecho al acceso a la información y sus respectivas sinergias con la justicia, el esclarecimiento de la verdad y la no repetición de hechos victimizantes, pueden traducirse en acceso a asistencia técnica y recursos financieros que permitan la digitalización e innovación de los fondos documentales y así se avance en materia de transparencia y gobierno abierto.

Relevance to OGP Values

En cuanto a la transparencia y la participación ciudadana, las acciones propuestas por el Archivo General de la Nación podrían ser relevantes para garantizar el acceso público oportuno y manejado con estándares éticos, a documentos fundamentales para el esclarecimiento de la verdad, permitiendo a víctimas, grupos étnicos, investigadores, periodistas y ciudadanía en general, ejercer su derecho a la información y participar informadamente en el debate público. En el fortalecimiento de capacidades para la gestión de los archivos comunitarios, es igualmente relevante la dimensión de la transparencia, ya que promover la organización, conservación y apropiación social de los documentos que allí se encuentran permite la construcción de un debate público polifónico, de acceso a información de distintas fuentes y la activación social de memorias históricas diversas. 

De acuerdo con lo anterior, se entrelaza la perspectiva de la participación cívica con la activación social de las memorias en comunidades, organizaciones sociales y pueblos étnicos, promoviendo la incorporación de actores históricamente excluidos, de los territorios más afectados por el conflicto armado, en la construcción de narrativas de paz y verdad a partir del diálogo de saberes. Los procesos de acompañamiento que se han previsto para archivos comunitarios en los municipios que se han denominado como PDET, ZOMAC y territorios excluidos, aumentan las posibilidades de que los beneficios de las políticas de acceso a la información lleguen a quienes más han sido afectados por la guerra y la exclusión. 

Estas acciones contribuirían a una participación de una ciudadanía que estime el valor probatorio del patrimonio documental mencionado. En ese sentido, se consolidaría una ciudadanía crítica que demande el acceso a la justicia, a la información y que realice acciones de veeduría y rendición de cuentas a las entidades estatales en materia de garantía de los Derechos Humanos. 

Intended Results

Al finalizar el período de implementación, se espera que los fondos documentales transferidos al Archivo General de la Nación (AGN) —particularmente el de la Comisión para el Esclarecimiento de la Verdad (CEV), el del extinto DAS y el de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada (Convivir)— hayan sido intervenidos técnica y archivísticamente de manera priorizada, con descripciones, metadatos normalizados y condiciones de preservación digital adecuadas. 

Asimismo, se proyecta que la plataforma tecnológica del AGN haya sido fortalecida y adaptada para garantizar la consulta pública, libre, organizada y filtrada según los distintos segmentos que sean necesarios de estos fondos, tales como temas específicos, territorios o regiones, tipos de población, periodos de tiempo entre otros, mediante herramientas de búsqueda avanzada, visualización temática y territorial, y un módulo específico de participación ciudadana. 

Entre los resultados esperados están:  

• Información y documentación de los diferentes fondos documentales identificados, clasificados, ordenados y descritos según estándares nacionales e internacionales, con las respectivas directrices de control de acceso y disponibilidad de ciertas categorías de agrupaciones documentales que por norma no deben ser publicadas en su totalidad. 

• Información de los fondos documentales disponibles con los estándares de descripción y publicación para su acceso y consulta, y respeto de los derechos de las víctimas, los usuarios en general, los organismos de seguridad del Estado y entes de control. 

• Información de los fondos con seguridad física y los soportes documentales con los riesgos de conservación y preservación identificados para su acceso y uso en el mediano y largo plazo.  
  
• Una versión funcional y en operación de la plataforma disponible para su consulta en línea. 

• Protocolos de acceso con enfoque de derechos humanos, género, etnicidad y enfoque territorial. 

• Un sistema de monitoreo del uso y aprovechamiento del fondo documental, con datos abiertos y reportes periódicos. 

• Documentos de marco normativo y técnico para la gestión archivística en Colombia incluidos los archivos comunitarios. 

• Participación ciudadana ampliada en los procesos de activación social de memorias y veeduría a la gestión pública de archivos, promoviendo una ciudadanía crítica, informada y activa en la defensa de sus derechos. 

• Consolidación de un modelo replicable y sostenible de gobernanza documental articulado al gobierno abierto, la construcción de paz y la lucha contra la impunidad y la corrupción.

Milestones

Los principales hitos del cronograma abarcan dos grandes componentes: la intervención técnica y archivística de los fondos documentales transferidos al AGN, y el fortalecimiento de la plataforma tecnológica institucional para su consulta pública. Entre las actividades destacadas se incluyen: 

Conformación del equipo técnico interinstitucional (Octubre - Noviembre 2025): Establecimiento de cronograma, roles, mecanismos de articulación y gobernanza del proyecto. 

Diseño e implementación de estrategia de intervención en fondos documentales del AGN (Diciembre 2025 - Julio 2026): Intervención física, clasificación, descripción archivística y procesos de digitalización. 

Diseño de arquitectura tecnológica para plataforma abierta (Mayo - Julio 2026): Documento técnico de requerimientos y diseño con enfoque diferencial. 

Desarrollo del Producto Mínimo Viable (PMV) de la plataforma (Agosto - Noviembre 2026): Implementación de funcionalidades básicas para la consulta y visualización de los archivos priorizados.

Diseño e implementación del protocolo nacional de gestión documental de archivos de DDHH y conflicto armado (Enero - Agosto 2026): Construcción participativa, validación jurídica e institucional. 

Despliegue de estrategia de formación, asistencia técnica y apropiación social en archivos comunitarios y étnicos (Abril 2026 - Marzo 2027): Talleres, diplomados, acompañamiento técnico y publicación de herramientas pedagógicas.

Seguimiento, evaluación participativa y sostenibilidad (Julio 2027 - Marzo 2028): Evaluación de impactos, ajustes, generación de lineamientos para la sostenibilidad y escalabilidad del modelo. 

Is Civil Society Involved?

Sí. La sociedad civil está involucrada en diferentes etapas del compromiso. Durante el diseño participativo de la estrategia de intervención y de la arquitectura tecnológica, se prevén talleres con organizaciones de víctimas, colectivos de memoria histórica, universidades y periodistas. Durante la implementación del Producto Mínimo Viable (PMV), se incorporará la participación de usuarios en pruebas piloto y validación de la herramienta. Además, el módulo de participación ciudadana dentro de la plataforma permitirá contribuciones directas de la sociedad civil, fomentando la apropiación social de los fondos documentales. La sociedad civil también será parte activa del proceso de seguimiento, evaluación y mejora continua, aportando desde sus experiencias en el uso del archivo. 

Durante el diseño participativo de la estrategia de intervención archivística de los fondos documentales, se llevarán a cabo espacios de consulta, talleres y mesas de trabajo con actores clave de la sociedad civil. Estos espacios permitirán definir criterios de priorización documental (por enfoque territorial, temático, poblacional), establecer necesidades de accesibilidad, identificar riesgos de exposición o revictimización y, sobre todo, garantizar que los principios de verdad, dignidad y reparación simbólica estén presentes en la forma en que se dispondrá la información. Así, las decisiones técnicas no se tomarán de manera aislada, sino en articulación con los actores que históricamente han promovido el derecho a la verdad y a la memoria. 

En cuanto al diseño de la arquitectura tecnológica, la participación de la sociedad civil será clave para orientar el desarrollo de una plataforma que no solo sea técnicamente robusta, sino también socialmente significativa. Los aportes de usuarios reales permitirán ajustar la interfaz, definir las funcionalidades más relevantes (como filtros de búsqueda por enfoque diferencial, líneas de tiempo, mapas interactivos, etc.) y asegurar que el lenguaje, la navegación y la estructura de la plataforma respondan a distintas capacidades digitales y contextos culturales.  

Además, el módulo de participación ciudadana de la plataforma permitirá que las comunidades puedan enriquecer los archivos con contexto adicional, propuestas de uso pedagógico o histórico, e incluso relatos comunitarios que complementen los documentos oficiales. 

Adicionalmente, la ciudadanía tendrá un papel importante en las intervenciones, diseños de estrategias y acuerdos para el trabajo en los archivos comunitarios. Será un proceso de co-construcción entre los equipos del Archivo General de la Nación y las organizaciones de la sociedad civil.