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Luxembourg

Plain Language Commitments (LU0003)

Overview

At-a-Glance

Action Plan: Luxembourg Action Plan 2019-2021

Action Plan Cycle: 2019

Status: Active

Institutions

Lead Institution: Institut national d’administration publique

Support Institution(s): Agents de l’Etat, des communes et des établissements publics de l’Etat notamment : o Fonctions dirigeantes o Formateurs internes o stagiaires Centre pour l’égalité de traitement

Policy Areas

Capacity Building

IRM Review

IRM Report: Luxembourg Design Report 2019-2021

Starred: Pending IRM Review

Early Results: Pending IRM Review

Design i

Verifiable: Yes

Relevant to OGP Values: Access to Information

Potential Impact:

Implementation i

Completion: Pending IRM Review

Description

Quel est le problème public en réponse auquel l’engagement est pris ?
-Tout un chacun n’est pas en mesure de comprendre le langage administratif, souvent rédigé dans un langage technique et/ou juridique. Mais il existe d’autres facteurs pouvant gêner la compréhension, comme le fait de devoir lire des informations dans une langue étrangère ou une mise en page peu ergonomique.
-Ce sont les citoyens souffrant de difficultés d’apprentissage qui sont particulièrement touchés.
-La convention des Nations Unies relative aux droits des personnes handicapées signée par le Luxembourg prévoit la réalisation pratique du droit à l’information pour tous.

Quel est l’engagement?
-Les formations déjà mises en place pour promouvoir le langage administratif « simple » visent à donner les outils nécessaires aux agents de l’Etat pour la rédaction de documents garantissant l’accès de tous les citoyens aux informations à caractère administratif.
-Un cycle de compétences axé sur la thématique du langage administratif clair et compréhensible est en cours de développement pour compléter l’offre de formation continue actuelle.

Comment est-ce que l’engagement contribuera à résoudre le problème public ?
Pour le moment, ces formations continues à caractère non obligatoire ont une fonction de sensibilisation à la thématique. Ce sont les chefs de service qui sont le public-cible de ces séminaires puisque ce sont eux qui ont le plus d’impact sur la manière dont les divers documents administratifs seront rédigés et mis en page.

Pourquoi est-ce que cet engagement est pertinent en matière des valeurs du PGO ?
L’engagement est pertinent en matière de valeurs du PGO
-En matière de transparence : l’objectif de cet engagement est de garantir l’accès de l’information à tous les citoyens de manière égale : il s’agit donc non seulement d’améliorer l’accessibilité à l’information par le public mais surtout de consacrer ce droit
-En matière de participation civique : la compréhension des documents administratifs favorise la capacité du public à influer sur des décisions et améliore un environnement propice à la participation de la société civile dans le pays.

IRM Midterm Status Summary

3. Promotion and awareness of the use of clear and understandable administrative language

Main Objective

  • "The training already in place to promote 'simple' administrative language is intended to provide the necessary tools for State officials to draw up documents guaranteeing that all citizens have access to information of an administrative nature.
  • A course programme focusing on clear and understandable administrative language is being developed to complement the ongoing training offer".

Editorial Note: For the complete text of this commitment, please see Luxembourg’s action plan at https://www.opengovpartnership.org/wp-content/uploads/2019/08/Luxembourg_Action-Plan_2019-2021_EN.pdf.

IRM Design Report Assessment

Verifiable:

Yes

Relevant:

Access to information

Potential impact:

Minor

Commitment Analysis

This commitment promotes the use of clear and understandable language by conducting trainings for officials and developing a complementary course programme. According to the government point of contact, this commitment will be implemented by the National Institute for Public Administration and will simplify communication language of the Ministry of Family Affairs, Integration and the Greater Region with vulnerable groups. [17]

This commitment can be verified by assessing whether the training and course occur. According to the commitment, the trainings only target public officials and no public-facing element is expected. However, since the commitment seeks to improve the understandability and accessibility of government documents from the Ministry of Family Affairs, it is relevant to the OGP value of access to information.

The potential impact of this commitment on promoting clear administrative language will likely be minor, as training public officials was already in place before the action plan and it is unclear how the commitment will differ. Also, the commitment does not define “clear language” or which areas of government will be committed to clear language in public administration.

Moving forward, the IRM researcher recommends defining “clear language” (e.g., multilingual publication, braille and large print, jargon-free terminology, etc.), and how it relates to the right to access information. The government could also prioritise types of information for clear language and explain how they will include civil society (such as the Centre for Equal Treatment) and citizens in the commitment’s implementation and monitoring.

[17] Marc Hostert, virtual interview by IRM researcher, 20 May 2020.

Open Government Partnership