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Spain

Spanish Archives Portal, PARES (ES0015)

Overview

At-a-Glance

Action Plan: Spain Action Plan 2014-2016 (Spanish)

Action Plan Cycle: 2014

Status: Inactive

Institutions

Lead Institution: Secretaría de Estado de Cultura; Dirección General de Bellas Arte y Bienes Culturales y de Archivos y Bibliotecas; Subdirección General de los Archivos Estatales

Support Institution(s): Subdirección General TIC de la Secretaría de Estado de Cultura

Policy Areas

E-Government, Records Management

IRM Review

IRM Report: Spain End-of-Term Report 2014-2016, Spain Progress Report 2014-2015

Starred: No

Early Results: Marginal

Design i

Verifiable: Yes

Relevant to OGP Values: Access to Information

Potential Impact:

Implementation i

Completion:

Description

The PARES Portal is a project aimed at disseminating Spain's historical document heritage held in its network of centres via the internet, and offering free access to researchers and the general public interested in accessing the Spanish Archives' document holdings through digitised images. In this area, actions are being carried out to address different issues. Firstly, adapting to the European and other international technical directives regarding the interoperability of archive information systems. Secondly, reengineering the archival description process to improve integration among archive databases, and improve online information access. Thirdly, adapting archival description of recent contemporary archive holdings to the requirements of the data protection regulations.
Furthermore, integrated electronic tools are incorporated for managing State archives’ public services, including measures to incorporate archival information services into the latest generation of social networks. Lastly, the portal features multilingual automatic search strategies in Spanish and Spain's co-official languages, English, and French.

IRM End of Term Status Summary

2. Portal de archivos españoles PARES

Texto del compromiso:

El Portal PARES es un proyecto destinado a la difusión en Internet del patrimonio histórico documental español conservado en su red de centros y ofrece un acceso libre y gratuito a investigadores y a cualquier ciudadano interesado en acceder a los documentos con imágenes digitalizadas de los Archivos Españoles. En este ámbito, se están llevando a cabo actuaciones en diferentes aspectos. Por un lado, para la (1) adecuación a las directivas técnicas europeas e internacionales en materia de interoperabilidad entre sistemas de información archivística. En segundo lugar,(2) la reingeniería del proceso de descripción archivística para mejorar la integración de las bases de datos archivísticas y mejorar el rendimiento en el acceso a la información a través de Internet.

En tercer lugar, la (3) adaptación de las descripciones archivísticas de fondos archivísticos contemporáneos de períodos recientes a las exigencias de la normativa en materia de Protección de Datos.

Asimismo, se incorporan herramientas electrónicas integradas para la gestión de los servicios públicos de los archivos del Estado y se incluyen medidas para(4) la incorporación de los servicios de información archivística a las últimas generaciones de redes sociales. Por último, se incorporan estrategias automatizadas de búsqueda multilingüe en español, inglés, francés y en las lenguas cooficiales del Estado español en el Portal.

Institución responsable: Secretaría de Estado de Cultura; Dirección General de Bellas Arte y Bienes Culturales y de Archivos y Bibliotecas; Subdirección General de los Archivos Estatales.

Instituciones de apoyo: Subdirección General TIC de la Secretaría de Estado de Cultura.

Fecha de inicio: 1/3/2014                                                                               Fecha de cierre: 30/6/15

Nota editorial: El investigador IRM identificó cuatro hitos para este compromiso, en arreglo a aquellos identificados en el plan de acción y los subrayó en el texto anterior y los numeró entre paréntesis.


Objetivo del compromiso

Este compromiso tuvo como objetivo principal mejorar en la interoperabilidad de la información contenida en el portal, adaptar procesos y descripciones a la normativa de protección de datos y avanzar en sistemas de búsqueda multilingüe. Como portal, PARES nace en 2007 y desde entonces ha sido la herramienta del Gobierno de España para la difusión libre y gratuita de su patrimonio documental histórico.

En el marco de un proceso de mejora continua de esta herramienta, los hitos en gobierno abierto tuvieron por finalidad atender deficiencias identificadas en la información asociada a los distintos archivos (mejorar en los catálogos los datos de las unidades de descripción) y mejorar algunas funcionalidades clave del portal. Los objetivos fueron lograr una mejor catalogación y búsqueda haciéndolos homologables en el ámbito internacional, lograr que atendieran la normativa en materia de protección de datos, y que permitieran la consulta y difusión del acervo documental en cualquiera de los idiomas oficiales de España y en las principales lenguas de comunicación internacional (inglés y francés).

Cumplimiento

Medio término: Completo

Este compromiso se valoró como completado en el informe IRM de progreso, pues sus hitos fueron considerados como cumplidos durante el primer año de vigencia del Plan de Acción. Sobre los pasos dados con posterioridad al informe de avance, se da cuenta de progreso continuado en las estadísticas clave del portal, contando para julio de 2016, con más de 34 millones de imágenes digitales y 8,6 millones de registros archivísticos (unidades de descripción)[Note 15: Según consta en la información estadística proporcionada en el documento borrador del informe final de autoevaluación de del II Plan de Acción de España 2014-2016 de la Alianza para el Gobierno Abierto (pág. 22-23).https://goo.gl/P3WWU3].

Dos meses antes, el 10 de mayo de 2016 se celebró en Madrid un evento de presentación pública de la versión 2.0 del Portal PARES[Note 16: Diario 20 Minutos. Nace PARES 2.0, el renovado Portal de Archivos Españoles Ver másen URL: https://goo.gl/vSsEq3], versión que de acuerdo con la información oficial[Note 17: Léase documento borrador del informe final de autoevaluación de del II Plan de Acción de España 2014-2016 de la Alianza para el Gobierno Abierto (fichas técnicas)https://goo.gl/P3WWU3y Noticia en web del MECD. Nace PARES 2.0, el Portal de Archivos Españoles, con nuevas herramientas, 33,9 millones de imágenes digitales y 8,6 millones de registros archivísticos. URL: https://goo.gl/mRCzWv], cuenta con una interfaz mejorada del portal y con mejoras tales como mostrar datos abiertos enlazados[Note 18: Deacuerdocon el sistemaderankingdecincoestrellas, losLOD son tipos de datos delmáximovalorenunaescalade 1 a 5.] (linked open data, o LOD), y la novedad de incluir las llamadas “autoridades archivísticas” cuyo necesario proceso de depuración las redujo de casi 1,4 millones en 2015 a poco más de 29 mil en julio 2016. No obstante, esta versión mejorada del portal no está aún disponible para el público. De acuerdo con una entrevista telefónica realizada a un funcionario de PARES[Note 19: Deacuedoconunaconsultatelefónica realizada el 17 octubre 2016. Durante la consulta, funcionaria no proporcionó su nombre al investigador IRM.], se identificaron con posterioridad a la citada presentación pública algunos problemas técnicos que han impedido la puesta a disposición de PARES 2.0 al público en general. A fecha de redacción de este informe se seguía ofreciendo el Portal PARES desde su interfaz antigua y aún no se tenía prevista una fecha para el relanzamiento de esta nueva versión.

¿Se avanzó en la apertura del gobierno?

Acceso a la información: Marginalmente

PARES es el portal web para acceder de forma gratuita e irrestricta al patrimonio archivístico español, en donde están catalogados y digitalizados gran parte de su acervo histórico y cultural. Como se ha señalado, este compromiso buscaba mejoras en materia de interoperabilidad a fin de contar con un portal que pudiera cubrir estándares europeos y atender la normativa de protección de datos. Una vez realizados, estos avances brindaron a PARES capacidades para proporcionar un servicio de más alta calidad. Con el cumplimiento de los hitos el gobierno pudo contar con información en LOD, con posibilidad de ser georreferenciados, así como brindar la información contenida en el portal en inglés y francés además de español.

Aunque se reconoce que con posterioridad al informe de avance se dio continuidad en el esfuerzo de catalogación de imágenes, medido por el incremento de imágenes subidas, este incremento va en consonancia con el ritmo de trabajo de años previos (de hecho, el ritmo bajó pues el promedio de imágenes nuevas mensualmente subidas durante 2015 fue de poco más de 50 mil y en 2016, este promedio fue de casi 45 mil). Donde sí se identifica un gran ritmo de avance es en las unidades de descripción procesadas, cuyo incremento en más de 47% (de 5,8 a 8,5 millones) ocurrió durante 2015. Además, según información estadística, el número de usuarios virtuales distintos (únicos) de PARES creció en 80 mil (pasando de 447 mil a finales de 2014 a 527 mil finales de 2015).

Con ello en este documento se reconoce un avance importante en materia de transparencia al poner a disposición más información del patrimonio cultural archivístico y con más calidad al público y a un mayor número de usuarios. No obstante, la no puesta a disposición de la nueva interfaz de PARES, la cual es el paso final para brindar esta información en concordancia con los avances realizados, de forma abierta al público y de acuerdo con los hitos y logros del compromiso, sigue siendo una tarea pendiente. Así pues, en su globalidad, el avance de este compromiso en materia de gobierno abierto es valorado aquí como marginal.

¿Se llevó adelante?

Al momento de redactar el informe, el gobierno de España aún no había publicado borrador o versión definitiva del III Plan de Acción, ante lo cual no ha sido posible saber si habrá algún compromiso vinculado a mejorar este portal de archivos.

Como ya se indicó, la principal acción pendiente es la corrección de los problemas técnicos de la nueva interfaz PARES 2.0, cuestión prioritaria de atender durante el último tramo de 2016, lo que permitirá sin duda consolidar adecuadamente el avance ya realizado.

Asociadas a esta área de política pública, se recuperan tres de las recomendaciones del informe de avance de este compromiso:

-   redoblar esfuerzos y profundizar (bien con el fortalecimiento de la capacidad instalada existente o con el apoyo y las alianzas con empresas u OSC) en la catalogación y digitalización de la información archivística pendiente.

-   Se recomienda avanzar en la propuesta del Centro de Estudios Políticos y Constitucionales CEPC de avanzar en la futura incorporación de nuevos servicios para la gestión electrónica de archivos intermedios y centrales. Así podrían conectarse los archivos históricos con los repositorios de la administración electrónica

-   Finalmente, se recomienda mejorar las funcionalidades de PARES para permitir la descarga de listados de sus contenidos en formatos reutilizables y detallados.


Commitments

  1. Reform laws related to transparency and access to information

    ES0044, 2020, Access to Information

  2. Establish transparency certification system for public and private institutions

    ES0045, 2020, E-Government

  3. Improve central government's transparency website

    ES0046, 2020, E-Government

  4. Incorporate EU direction on open public sector data

    ES0047, 2020, Access to Information

  5. Increase publication of budget and public contracting information

    ES0048, 2020, Anti-Corruption

  6. Open data related to training of civil servants

    ES0049, 2020, Access to Information

  7. Improve access to information in Business Registry

    ES0050, 2020, E-Government

  8. Promote citizen participation in public affairs

    ES0051, 2020, Capacity Building

  9. Improve traceability of regulatory draft and approval processes

    ES0052, 2020, Capacity Building

  10. Diagnose and strengthen public integrity systems

    ES0053, 2020, Anti-Corruption

  11. Establish law regarding lobbying transparency

    ES0054, 2020, Anti-Corruption

  12. Reform law regarding conflicts of interest

    ES0055, 2020, Anti-Corruption

  13. Identify and encourage ethical uses of artificial intelligence within public sector

    ES0056, 2020, Automated Decision-Making

  14. Establish legal whistleblower protections

    ES0057, 2020, Anti-Corruption

  15. Provide open government training to public

    ES0058, 2020, Capacity Building

  16. Prepare guide on open government

    ES0059, 2020, Sustainable Development Goals

  17. Provide professional training and materials for women in rural communities

    ES0060, 2020, Capacity Building

  18. Implement and evaluate open government training for civil servants

    ES0061, 2020, Capacity Building

  19. Disseminate information and raise awareness of open government principles

    ES0062, 2020, E-Government

  20. Promote research on open government principles

    ES0065, 2020, Capacity Building

  21. Disseminate research on open government principles

    ES0066, 2020, E-Government

  22. Observatory of Open Government

    ES0067, 2020, E-Government

  23. Create Observatory of best open government practices in Spain

    ES0068, 2020, E-Government

  24. Creation of a Committee of Patients and Users

    ES0069, 2020, Health

  25. Incorporate patient associations in developing Clinical Practise Guides

    ES0070, 2020, Health

  26. Incorporate patient associations in new working groups

    ES0071, 2020, Health

  27. Increase participation of Roma People in health policy

    ES0072, 2020, Health

  28. Prevent and manage health supply problems

    ES0073, 2020, Health

  29. Publish data regarding adverse reactions to medications

    ES0074, 2020, E-Government

  30. Publish open data for the Spanish Tourism Quality System

    ES0075, 2020, Access to Information

  31. Extend access to digital infrastructure

    ES0076, 2020, Infrastructure & Transport

  32. Promote integration of open geographic data

    ES0077, 2020, Access to Information

  33. Publish significant data regarding housing sector

    ES0078, 2020, E-Government

  34. Promote citizen participation in debating the Safe, Sustainable and Connected Mobility Strategy

    ES0079, 2020, E-Government

  35. Create website for open climate data

    ES0080, 2020, Access to Information

  36. Create Open Registry of Climate Information of Spain (RAICES)

    ES0081, 2020, Access to Information

  37. Regulate citizen collaboration on meterology

    ES0082, 2020, Environment and Climate

  38. Facilitate public participation in marine NATURA 2000 NETWORK

    ES0083, 2020, Environment and Climate

  39. Open participation process regarding MeteoAlerta plan

    ES0084, 2020, Environment and Climate

  40. Modify decree on State Council for the Natural Heritage and Biodiversity

    ES0085, 2020, Environment and Climate

  41. Establish mechanisms to reconsider coastal governance

    ES0086, 2020, Environment and Climate

  42. Increase public participation in coastal protection strategies

    ES0087, 2020, Environment and Climate

  43. Increase access to and comprehension of legal knowledge

    ES0088, 2020, E-Government

  44. Establish channels for citizens to propose research topics to Sociological Research Centre

    ES0089, 2020, Public Participation

  45. Publish information related to financing and performance of science and innovation

    ES0090, 2020, E-Government

  46. Publish information regarding Aneca accreditation process

    ES0091, 2020, Education

  47. Promote participation of university community in regulatory design processes

    ES0092, 2020, E-Government

  48. Publish mandate commitments to allow for social auditing

    ES0093, 2020, E-Government

  49. Encourage citizen participation through online platform

    ES0094, 2020, Capacity Building

  50. Create citizen Monitoring Space for anti-corruption strategy

    ES0095, 2020, Anti-Corruption

  51. Publish open data to promote gender equality policies

    ES0096, 2020, Access to Information

  52. Develop regulation for evaluating public service quality

    ES0097, 2020, Legislation & Regulation

  53. Draft Institutional Integrity Framework Programme

    ES0098, 2020, Anti-Corruption

  54. Develop and monitor ICSS platform for citizen feedback and information requests

    ES0099, 2020, Access to Information

  55. Offer electronic administrative services and channels for citizen participation

    ES0100, 2020, E-Government

  56. Improve transparency and accessiblity of open government website

    ES0101, 2020, E-Government

  57. Implement open government training plan for civil servants

    ES0102, 2020, Capacity Building

  58. Publish data on Open Data Website

    ES0103, 2020, Access to Information

  59. Draft Strategic Transparency Plan

    ES0104, 2020, Capacity Building

  60. Draft citizen participation law

    ES0105, 2020, Legislation & Regulation

  61. Draft code of ethics for administration

    ES0106, 2020, Anti-Corruption

  62. Improve public access to transparency and open data websites

    ES0107, 2020, Access to Information

  63. Create catalogue of public information for transparency and open data websites

    ES0108, 2020, Access to Information

  64. Strengthen institutional integrity of Murcia region

    ES0109, 2020, Anti-Corruption

  65. Promote youth participation in designing public policies

    ES0110, 2020, E-Government

  66. Preparation and implementation of a Valencian strategy of open data

    ES0111, 2020, Access to Information

  67. Promote citizen participation in developing budgets

    ES0112, 2020, E-Government

  68. Strengthen institutional integrity in Valencia

    ES0113, 2020, Anti-Corruption

  69. Increase citizen participation in designing public services

    ES0114, 2020, Local Commitments

  70. Ensure greater accessibility in participating in public decisions

    ES0115, 2020, E-Government

  71. Improve youth participation in Aragón

    ES0116, 2020, Capacity Building

  72. Increase democratic innovation and participation through LAAAB Space

    ES0117, 2020, E-Government

  73. Improve citizen participation in drafting public policies

    ES0118, 2020, E-Government

  74. Develop transparency training course for civil servants

    ES0119, 2020, Access to Information

  75. Centralize open data catalogues through website

    ES0120, 2020, Access to Information

  76. Create Canary Islands Network of Open Government

    ES0121, 2020, Local Commitments

  77. Publish and encourage use of open data

    ES0122, 2020, Access to Information

  78. Encourage participation of children and teens in Navarra

    ES0123, 2020, Capacity Building

  79. Streamline processing of right to information requests

    ES0124, 2020, Access to Information

  80. Create citizen laboratories for improving public services

    ES0125, 2020, E-Government

  81. Implement electronic processing of conflict of interest reporting

    ES0126, 2020, Anti-Corruption

  82. Open participation channels for citizen evaluation of public services

    ES0127, 2020, Capacity Building

  83. Analyze and simplify regulations on open government

    ES0128, 2020, Local Commitments

  84. Training for civil servants on open government principles

    ES0129, 2020, Capacity Building

  85. Draft and approve law on transparency

    ES0130, 2020, Access to Information

  86. Draft and approve regulations regarding transparency and right to information

    ES0131, 2020, Access to Information

  87. Design online platform for local citizen participation

    ES0132, 2020, E-Government

  88. Design and implement public hearings for matters of general interest

    ES0133, 2020, Local Commitments

  89. Implement indicators to evaluate public policy

    ES0134, 2020, E-Government

  90. Design tools to improve transparency website

    ES0135, 2020, Capacity Building

  91. Ensure clear and transparent communication to citizens

    ES0136, 2020, Capacity Building

  92. Create online catalogue of public information

    ES0137, 2020, E-Government

  93. Draft and approve law on transparency and right to information

    ES0138, 2020, Access to Information

  94. Publish all information related to drafting regulations

    ES0139, 2020, E-Government

  95. Update design of transparency website

    ES0140, 2020, E-Government

  96. Approve regulation related to transparency and open government

    ES0141, 2020, Legislation & Regulation

  97. Training for civil servants on open government principles

    ES0142, 2020, Capacity Building

  98. Raise awareness among civil society on participating in transparency efforts

    ES0143, 2020, Local Commitments

  99. Promote commitment of youth in citizen participation

    ES0144, 2020, Fiscal Openness

  100. Create plan to strengthen the Network of Local Entities in Transparency and Participation

    ES0145, 2020, Anti-Corruption

  101. Creation of an Open Government Forum

    ES0024, 2017, Public Participation

  102. Sectoral Commision on Open Government

    ES0025, 2017, Capacity Building

  103. Local Authorities for Transparency and Citizen Participation

    ES0026, 2017, Access to Information

  104. Open Government Initiatives Abroad

    ES0027, 2017, Anti-Corruption

  105. Participatory Web Space on Open Government

    ES0028, 2017, Capacity Building

  106. Observatory on Participation

    ES0029, 2017, Capacity Building

  107. Participatory Budgeting

    ES0030, 2017, E-Government

  108. Young People in Public Policies

    ES0031, 2017, Capacity Building

  109. Transparency Portal and the Right of Access

    ES0032, 2017, Access to Information

  110. Information Disclosure Program and Its Reuse

    ES0033, 2017, Access to Information

  111. Citizen’S Folder

    ES0034, 2017, E-Government

  112. ARCHIVE System

    ES0035, 2017, Access to Information

  113. Regulations for the Transparency Law

    ES0036, 2017, Access to Information

  114. Expand Economic-Financial Center

    ES0037, 2017, Access to Information

  115. Coordination of the Cadastre and the Land Registry

    ES0038, 2017, Capacity Building

  116. Information on Gender-Based Violence

    ES0039, 2017, Gender

  117. Training of Public Employees

    ES0040, 2017, Capacity Building

  118. Awareness-Raising and Training of Civil Society

    ES0041, 2017, Capacity Building

  119. Education in Open Government

    ES0042, 2017, Capacity Building

  120. Open Justice in Spain

    ES0043, 2017, Access to Information

  121. Transparency Portal

    ES0014, 2014, Access to Information

  122. Spanish Archives Portal, PARES

    ES0015, 2014, E-Government

  123. Open Education Resources

    ES0016, 2014, Education

  124. Accessibility of National Health System Microdata

    ES0017, 2014, Access to Information

  125. Access to and Re-Use of Geographic Information

    ES0018, 2014, Public Participation

  126. Programmes on Opening up Information and Its Re-Use in the Public Sector

    ES0019, 2014, Access to Information

  127. Portal of the Administration of Justice

    ES0020, 2014, Access to Information

  128. Starred commitment Greater Control and Transparency in Public Grants

    ES0021, 2014, Civic Space

  129. Creation of the Spanish Council on Drug Dependence

    ES0022, 2014, Health

  130. Increased Participation of Sector Stakeholders in Defining the Goals of the National Maritime Rescue Plans.

    ES0023, 2014, Environment and Climate

  131. Starred commitment Law on Transparency, Access to Public Information and Good Governance

    ES0001, 2012, Access to Information

  132. Starred commitment Transparency and Accountability in the Official Development Assistance

    ES0002, 2012, Aid

  133. Law of Budgetary Stability and Financial Sustainability

    ES0003, 2012, Fiscal Openness

  134. Law Reform Grants

    ES0004, 2012, Civic Space

  135. E-Justice

    ES0005, 2012, E-Government

  136. Promotion of Social Networks to Facilitate Citizen Participation

    ES0006, 2012, E-Government

  137. Publication of Statistical Data on Crime

    ES0007, 2012, E-Government

  138. Review and Regulatory Simplification

    ES0008, 2012, Legislation & Regulation

  139. Starred commitment E-Health

    ES0009, 2012, Health

  140. RED System

    ES0010, 2012, E-Government

  141. Streamlining Environmental Assessment Procedures

    ES0011, 2012, Anti-Corruption

  142. Streamlining Procedures for Business Creation

    ES0012, 2012, E-Government

  143. Reduction of Administrative Burdens for Farmers and Ranchers

    ES0013, 2012, Local Commitments

Open Government Partnership