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Spain

Spanish Archives Portal, PARES (ES0015)

Overview

At-a-Glance

Action Plan: Spain Action Plan 2014-2016 (Spanish)

Action Plan Cycle: 2014

Status: Inactive

Institutions

Lead Institution: Secretaría de Estado de Cultura; Dirección General de Bellas Arte y Bienes Culturales y de Archivos y Bibliotecas; Subdirección General de los Archivos Estatales

Support Institution(s): Subdirección General TIC de la Secretaría de Estado de Cultura

Policy Areas

E-Government, Records Management

IRM Review

IRM Report: Spain End-of-Term Report 2014-2016

Starred: No

Early Results: Marginal

Design i

Verifiable: Yes

Relevant to OGP Values: Access to Information

Potential Impact:

Implementation i

Completion:

Description

The PARES Portal is a project aimed at disseminating Spain's historical document heritage held in its network of centres via the internet, and offering free access to researchers and the general public interested in accessing the Spanish Archives' document holdings through digitised images. In this area, actions are being carried out to address different issues. Firstly, adapting to the European and other international technical directives regarding the interoperability of archive information systems. Secondly, reengineering the archival description process to improve integration among archive databases, and improve online information access. Thirdly, adapting archival description of recent contemporary archive holdings to the requirements of the data protection regulations.
Furthermore, integrated electronic tools are incorporated for managing State archives’ public services, including measures to incorporate archival information services into the latest generation of social networks. Lastly, the portal features multilingual automatic search strategies in Spanish and Spain's co-official languages, English, and French.

IRM End of Term Status Summary

2. Portal de archivos españoles PARES

Texto del compromiso:

El Portal PARES es un proyecto destinado a la difusión en Internet del patrimonio histórico documental español conservado en su red de centros y ofrece un acceso libre y gratuito a investigadores y a cualquier ciudadano interesado en acceder a los documentos con imágenes digitalizadas de los Archivos Españoles. En este ámbito, se están llevando a cabo actuaciones en diferentes aspectos. Por un lado, para la (1) adecuación a las directivas técnicas europeas e internacionales en materia de interoperabilidad entre sistemas de información archivística. En segundo lugar,(2) la reingeniería del proceso de descripción archivística para mejorar la integración de las bases de datos archivísticas y mejorar el rendimiento en el acceso a la información a través de Internet.

En tercer lugar, la (3) adaptación de las descripciones archivísticas de fondos archivísticos contemporáneos de períodos recientes a las exigencias de la normativa en materia de Protección de Datos.

Asimismo, se incorporan herramientas electrónicas integradas para la gestión de los servicios públicos de los archivos del Estado y se incluyen medidas para(4) la incorporación de los servicios de información archivística a las últimas generaciones de redes sociales. Por último, se incorporan estrategias automatizadas de búsqueda multilingüe en español, inglés, francés y en las lenguas cooficiales del Estado español en el Portal.

Institución responsable: Secretaría de Estado de Cultura; Dirección General de Bellas Arte y Bienes Culturales y de Archivos y Bibliotecas; Subdirección General de los Archivos Estatales.

Instituciones de apoyo: Subdirección General TIC de la Secretaría de Estado de Cultura.

Fecha de inicio: 1/3/2014                                                                               Fecha de cierre: 30/6/15

Nota editorial: El investigador IRM identificó cuatro hitos para este compromiso, en arreglo a aquellos identificados en el plan de acción y los subrayó en el texto anterior y los numeró entre paréntesis.


Objetivo del compromiso

Este compromiso tuvo como objetivo principal mejorar en la interoperabilidad de la información contenida en el portal, adaptar procesos y descripciones a la normativa de protección de datos y avanzar en sistemas de búsqueda multilingüe. Como portal, PARES nace en 2007 y desde entonces ha sido la herramienta del Gobierno de España para la difusión libre y gratuita de su patrimonio documental histórico.

En el marco de un proceso de mejora continua de esta herramienta, los hitos en gobierno abierto tuvieron por finalidad atender deficiencias identificadas en la información asociada a los distintos archivos (mejorar en los catálogos los datos de las unidades de descripción) y mejorar algunas funcionalidades clave del portal. Los objetivos fueron lograr una mejor catalogación y búsqueda haciéndolos homologables en el ámbito internacional, lograr que atendieran la normativa en materia de protección de datos, y que permitieran la consulta y difusión del acervo documental en cualquiera de los idiomas oficiales de España y en las principales lenguas de comunicación internacional (inglés y francés).

Cumplimiento

Medio término: Completo

Este compromiso se valoró como completado en el informe IRM de progreso, pues sus hitos fueron considerados como cumplidos durante el primer año de vigencia del Plan de Acción. Sobre los pasos dados con posterioridad al informe de avance, se da cuenta de progreso continuado en las estadísticas clave del portal, contando para julio de 2016, con más de 34 millones de imágenes digitales y 8,6 millones de registros archivísticos (unidades de descripción)[Note 15: Según consta en la información estadística proporcionada en el documento borrador del informe final de autoevaluación de del II Plan de Acción de España 2014-2016 de la Alianza para el Gobierno Abierto (pág. 22-23).https://goo.gl/P3WWU3].

Dos meses antes, el 10 de mayo de 2016 se celebró en Madrid un evento de presentación pública de la versión 2.0 del Portal PARES[Note 16: Diario 20 Minutos. Nace PARES 2.0, el renovado Portal de Archivos Españoles Ver másen URL: https://goo.gl/vSsEq3], versión que de acuerdo con la información oficial[Note 17: Léase documento borrador del informe final de autoevaluación de del II Plan de Acción de España 2014-2016 de la Alianza para el Gobierno Abierto (fichas técnicas)https://goo.gl/P3WWU3y Noticia en web del MECD. Nace PARES 2.0, el Portal de Archivos Españoles, con nuevas herramientas, 33,9 millones de imágenes digitales y 8,6 millones de registros archivísticos. URL: https://goo.gl/mRCzWv], cuenta con una interfaz mejorada del portal y con mejoras tales como mostrar datos abiertos enlazados[Note 18: Deacuerdocon el sistemaderankingdecincoestrellas, losLOD son tipos de datos delmáximovalorenunaescalade 1 a 5.] (linked open data, o LOD), y la novedad de incluir las llamadas “autoridades archivísticas” cuyo necesario proceso de depuración las redujo de casi 1,4 millones en 2015 a poco más de 29 mil en julio 2016. No obstante, esta versión mejorada del portal no está aún disponible para el público. De acuerdo con una entrevista telefónica realizada a un funcionario de PARES[Note 19: Deacuedoconunaconsultatelefónica realizada el 17 octubre 2016. Durante la consulta, funcionaria no proporcionó su nombre al investigador IRM.], se identificaron con posterioridad a la citada presentación pública algunos problemas técnicos que han impedido la puesta a disposición de PARES 2.0 al público en general. A fecha de redacción de este informe se seguía ofreciendo el Portal PARES desde su interfaz antigua y aún no se tenía prevista una fecha para el relanzamiento de esta nueva versión.

¿Se avanzó en la apertura del gobierno?

Acceso a la información: Marginalmente

PARES es el portal web para acceder de forma gratuita e irrestricta al patrimonio archivístico español, en donde están catalogados y digitalizados gran parte de su acervo histórico y cultural. Como se ha señalado, este compromiso buscaba mejoras en materia de interoperabilidad a fin de contar con un portal que pudiera cubrir estándares europeos y atender la normativa de protección de datos. Una vez realizados, estos avances brindaron a PARES capacidades para proporcionar un servicio de más alta calidad. Con el cumplimiento de los hitos el gobierno pudo contar con información en LOD, con posibilidad de ser georreferenciados, así como brindar la información contenida en el portal en inglés y francés además de español.

Aunque se reconoce que con posterioridad al informe de avance se dio continuidad en el esfuerzo de catalogación de imágenes, medido por el incremento de imágenes subidas, este incremento va en consonancia con el ritmo de trabajo de años previos (de hecho, el ritmo bajó pues el promedio de imágenes nuevas mensualmente subidas durante 2015 fue de poco más de 50 mil y en 2016, este promedio fue de casi 45 mil). Donde sí se identifica un gran ritmo de avance es en las unidades de descripción procesadas, cuyo incremento en más de 47% (de 5,8 a 8,5 millones) ocurrió durante 2015. Además, según información estadística, el número de usuarios virtuales distintos (únicos) de PARES creció en 80 mil (pasando de 447 mil a finales de 2014 a 527 mil finales de 2015).

Con ello en este documento se reconoce un avance importante en materia de transparencia al poner a disposición más información del patrimonio cultural archivístico y con más calidad al público y a un mayor número de usuarios. No obstante, la no puesta a disposición de la nueva interfaz de PARES, la cual es el paso final para brindar esta información en concordancia con los avances realizados, de forma abierta al público y de acuerdo con los hitos y logros del compromiso, sigue siendo una tarea pendiente. Así pues, en su globalidad, el avance de este compromiso en materia de gobierno abierto es valorado aquí como marginal.

¿Se llevó adelante?

Al momento de redactar el informe, el gobierno de España aún no había publicado borrador o versión definitiva del III Plan de Acción, ante lo cual no ha sido posible saber si habrá algún compromiso vinculado a mejorar este portal de archivos.

Como ya se indicó, la principal acción pendiente es la corrección de los problemas técnicos de la nueva interfaz PARES 2.0, cuestión prioritaria de atender durante el último tramo de 2016, lo que permitirá sin duda consolidar adecuadamente el avance ya realizado.

Asociadas a esta área de política pública, se recuperan tres de las recomendaciones del informe de avance de este compromiso:

-   redoblar esfuerzos y profundizar (bien con el fortalecimiento de la capacidad instalada existente o con el apoyo y las alianzas con empresas u OSC) en la catalogación y digitalización de la información archivística pendiente.

-   Se recomienda avanzar en la propuesta del Centro de Estudios Políticos y Constitucionales CEPC de avanzar en la futura incorporación de nuevos servicios para la gestión electrónica de archivos intermedios y centrales. Así podrían conectarse los archivos históricos con los repositorios de la administración electrónica

-   Finalmente, se recomienda mejorar las funcionalidades de PARES para permitir la descarga de listados de sus contenidos en formatos reutilizables y detallados.


Commitments

  1. Creation of an Open Government Forum

    ES0024, 2017, OGP

  2. Sectoral Commision on Open Government

    ES0025, 2017, Capacity Building

  3. Local Authorities for Transparency and Citizen Participation

    ES0026, 2017, Capacity Building

  4. Open Government Initiatives Abroad

    ES0027, 2017, Audits and Controls

  5. Participatory Web Space on Open Government

    ES0028, 2017, Capacity Building

  6. Observatory on Participation

    ES0029, 2017, Capacity Building

  7. Participatory Budgeting

    ES0030, 2017, E-Government

  8. Young People in Public Policies

    ES0031, 2017, Capacity Building

  9. Transparency Portal and the Right of Access

    ES0032, 2017, Capacity Building

  10. Information Disclosure Program and Its Reuse

    ES0033, 2017, Capacity Building

  11. Citizen’S Folder

    ES0034, 2017, E-Government

  12. ARCHIVE System

    ES0035, 2017, Capacity Building

  13. Regulations for the Transparency Law

    ES0036, 2017, E-Government

  14. Expand Economic-Financial Center

    ES0037, 2017, E-Government

  15. Coordination of the Cadastre and the Land Registry

    ES0038, 2017, Capacity Building

  16. Information on Gender-Based Violence

    ES0039, 2017, Gender

  17. Training of Public Employees

    ES0040, 2017, Capacity Building

  18. Awareness-Raising and Training of Civil Society

    ES0041, 2017, Capacity Building

  19. Education in Open Government

    ES0042, 2017, Capacity Building

  20. Open Justice in Spain

    ES0043, 2017, E-Government

  21. Transparency Portal

    ES0014, 2014, E-Government

  22. Spanish Archives Portal, PARES

    ES0015, 2014, E-Government

  23. Open Education Resources

    ES0016, 2014, Education

  24. Accessibility of National Health System Microdata

    ES0017, 2014, Health

  25. Access to and Re-Use of Geographic Information

    ES0018, 2014,

  26. Programmes on Opening up Information and Its Re-Use in the Public Sector

    ES0019, 2014, E-Government

  27. Portal of the Administration of Justice

    ES0020, 2014, Judiciary

  28. Starred commitment Greater Control and Transparency in Public Grants

    ES0021, 2014, Civic Space

  29. Creation of the Spanish Council on Drug Dependence

    ES0022, 2014, Health

  30. Increased Participation of Sector Stakeholders in Defining the Goals of the National Maritime Rescue Plans.

    ES0023, 2014, Environment and Climate

  31. Starred commitment Law on Transparency, Access to Public Information and Good Governance

    ES0001, 2012, E-Government

  32. Starred commitment Transparency and Accountability in the Official Development Assistance

    ES0002, 2012, Aid

  33. Law of Budgetary Stability and Financial Sustainability

    ES0003, 2012, Legislation & Regulation

  34. Law Reform Grants

    ES0004, 2012, Civic Space

  35. E-Justice

    ES0005, 2012, E-Government

  36. Promotion of Social Networks to Facilitate Citizen Participation

    ES0006, 2012, E-Government

  37. Publication of Statistical Data on Crime

    ES0007, 2012, E-Government

  38. Review and Regulatory Simplification

    ES0008, 2012, Legislation & Regulation

  39. Starred commitment E-Health

    ES0009, 2012, Health

  40. RED System

    ES0010, 2012, E-Government

  41. Streamlining Environmental Assessment Procedures

    ES0011, 2012, E-Government

  42. Streamlining Procedures for Business Creation

    ES0012, 2012, E-Government

  43. Reduction of Administrative Burdens for Farmers and Ranchers

    ES0013, 2012, Subnational