Managing the State Civil Service Pension Scheme (GT0131)

Breve descripción del compromiso
Implementación de instrumentos técnicos e informáticos que permitan la agilización del análisis de los expedientes del Régimen de Clases Pasivas y Civiles del Estado.

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
¿Qué problema pretende abordar el compromiso?
La Dirección de Previsión Civil de la Oficina Nacional de Servicio Civil (ONSEC), es la unidad responsable de gestionar los expedientes del Régimen de Clases Pasivas Civiles del Estado, reguladas en el Decreto Número 63-88 del Congreso de la República, Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado. Dicha normativa establece que el trámite administrativo para resolver una solicitud de jubilación debe completarse en un plazo máximo determinado.

La problemática que se presenta actualmente se encuentra enfocada en el aumento del tiempo de gestión promedio, debido a la complejidad de los procedimientos internos, la falta de estandarización de flujos, la intervención de múltiples actores y la insuficiencia de herramientas tecnológicas que viabilicen la gestión y permitan el control eficiente de los expedientes. Esta situación genera retrasos significativos en la emisión de acuerdos y resoluciones, afectando la calidad del servicio brindado a los usuarios, que "comprende a todo funcionario o empleado que labore en los Organismos Legislativo, Ejecutivo y Judicial, Corte de Constitucionalidad, Tribunal Supremo Electoral, o en las entidades descentralizadas o autónomas del Estado”. (Ley de Clases Pasivas del Estado, Decreto No. 63-88, Artículo 2).

La problemática se identificó en mayor medida a partir de la emisión de los Decretos No. 17-2024 y 18-2024, que aprobaron un aumento general en todas las pensiones, así como en su monto máximo de otorgamiento; en consecuencia, se generó un mayor interés en los servidores públicos por acceder a su derecho de pensión civil por jubilación. Incrementando las solicitudes de pensión en un 108%, pasando de 6 mil 503 solicitudes en 2023, a 13 mil 530 para el año 2025.

¿Cuáles son las causas del problema?
Como se indicó en el abordaje inicial de la problemática, una de las causas principales de esta situación se originó con la emisión de los Decretos No. 17-2024 y 18-2024. Al aprobarse un aumento general en todas las pensiones y en su monto máximo de otorgamiento, se generó un mayor interés entre los servidores públicos por ejercer su derecho de pensión civil por jubilación. Esto provocó un incremento del 108% en las solicitudes, pasando de 6 mil 503 en 2023 a 13 mil 530 en 2025.

A nivel interno de la institución, se identifica que la capacidad instalada de recurso humano en la dirección responsable, resulta insuficiente para atender oportunamente el volumen de demanda actual de trámites relacionados al Régimen de Clases Pasivas Civiles del Estado. A este desafío se suma una brecha tecnológica en la sistematización y automatización de los procedimientos, cuya modernización depende directamente de la disponibilidad presupuestaria institucional.

Adicionalmente, el Artículo 30 de la Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado establece que las entidades involucradas en el trámite son la Oficina Nacional de Servicio Civil, la Contraloría General de Cuentas y el Ministerio de Finanzas Públicas; requiriendo, en ocasiones, la intervención de las instituciones donde laboró el servidor y exservidor público. En consecuencia, el tiempo de gestión total varía y se supedita a la capacidad administrativa de cada una de estas dependencias.

¿Qué se ha hecho hasta ahora para solucionar el problema?
Durante los años 2024 y 2025, la ONSEC gestionó y recibió ampliaciones presupuestarias por Q1.6 millones y Q1.9 millones, respectivamente, asignadas para su ejecución en el último cuatrimestre de cada año. Este incremento de recursos permitió fortalecer el recurso humano de la Dirección de Previsión Civil, alcanzando un equipo de 44 servidores públicos dedicados exclusivamente al análisis y revisión de expedientes de pensión. Como resultado directo de este fortalecimiento, la capacidad operativa demostró un crecimiento sostenido.

Mientras que en 2023 se emitieron 19 mil 308 documentos vinculados a expedientes de pensión, la producción registró un incremento del 8.16% en 2024 y del 13.97% en 2025.

Aunado al aumento de personal, se ejecutaron acciones de mejora continua, destacando la simplificación del formato de Certificación de Servicio. Esta modernización agilizó los tiempos de emisión y facilitó la integración de la información, optimizando tanto la velocidad como la profundidad del análisis de cada trámite.

¿Qué solución propone?
Finalmente, con el objetivo de superar las limitaciones del Sistema Informático de Previsión Civil (SIP), durante este período se reestructuró el flujo de trabajo y se redefinieron los roles de usuario. Esta intervención estratégica permitió transitar hacia un modelo más eficiente, asegurando un mayor control y fluidez en la gestión de los expedientes.

Frente a la problemática descrita, resulta imperativo ejecutar un análisis integral de los procedimientos vigentes en los trámites de expedientes del Régimen de Clases Pasivas Civiles del Estado. Este estudio contempla la identificación de cuellos de botella, la evaluación técnica de cada fase y la toma de decisiones para modificar, simplificar, estandarizar, sistematizar o automatizar los procesos. El objetivo central es contar con herramientas técnicas e informáticas que fortalezca la eficiencia administrativa, eleve la calidad de la experiencia del usuario y garantice el estricto cumplimiento de la Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado.

Si bien los esfuerzos de sistematización impulsados por el Decreto No. 5-2021, Ley para la Simplificación de Requisitos y Trámites Administrativos, sentaron las bases para la modernización administrativa en la ONSEC, el crecimiento exponencial de la demanda exige ir más allá. En el marco de la mejora continua, es necesaria una reevaluación diagnóstica que permita integrar nuevas fases de simplificación, sistematización y automatización, dotando a la institución de la capacidad operativa necesaria para responder con agilidad y certeza a los desafíos actuales y futuros.

Reiterando lo establecido en el Artículo 30 de la Ley de Clases Pasivas Civiles del Estado, las entidades involucradas en el trámite son la Oficina Nacional de Servicio Civil, la Contraloría General de Cuentas y el Ministerio de Finanzas Públicas. En ese sentido esta Oficina les extenderá a dichas instituciones la invitación oficial para colaborar y acompañar en la implementación de este compromiso que busca beneficiar a la población guatemalteca.

¿Qué resultados queremos lograr implementando este compromiso?
Brindar a los servidores, exservidores públicos y beneficiarios del Régimen de Clases Pasivas Civiles del Estado una gestión moderna y transparente a través de la implementación de instrumentos técnicos e informáticos que permitan la agilización del análisis de los expedientes minimizando el margen del error humano, que se refleje en la optimización de tiempo de respuesta.

ANÁLISIS DEL COMPROMISO
¿Cómo promoverá la transparencia en el compromiso?
Brindar información oportuna relacionada a la trazabilidad del expediente personal, a través de los diferentes canales de información con los que cuenta la institución.

¿Cómo ayudará el compromiso a fomentar la rendición de cuentas?
El compromiso fortalecerá la rendición de cuentas por medio de la transformación del sistema de trazabilidad del expediente, esto permitirá a los usuarios consultar el estado y avance de sus trámites en tiempo real. Contribuyendo así, con instrumentos de seguimiento y evaluación que generen información verificable para el control institucional.

¿Cómo mejorará el compromiso la participación ciudadana en la definición, implementación y seguimiento de soluciones?
Promoviendo la participación de los servidores, exservidores públicos y beneficiarios del Régimen de Clases Pasivas Civiles del Estado, al generar canales de retroalimentación sobre la gestión del servicio, incorporando su opinión en la mejora continua de los procesos.

Hitos
Hito 1. Elaboración de un diagnóstico integral del proceso de trámites del Régimen de Clases Pasivas Civiles del Estado, para identificar áreas de oportunidad y estructurar un plan de acción a corto, mediano y largo plazo.
Resultados esperados: Documento de diagnóstico técnico validado, que incluye el mapeo de procesos actuales y la matriz de acciones de mejora propuestas.
Fecha de inicio: abril 2026
Fecha de fin: diciembre 2026
Líder del Hito: ONSEC
Partes interesadas de apoyo: Gobierno: GAE

Hito 2. Diseño e implementación estratégica de instrumentos técnicos para optimizar la dinámica de trabajo, unificar criterios de análisis y minimizar el margen de error humano.
Resultados esperados: Instrumentos técnicos y normativos aprobados y oficializados, listos para su aplicación en la gestión, análisis, revisión y aprobación de expedientes. (Guías, manuales de procedimientos, etc.)
Fecha de inicio: enero 2027
Fecha de fin: septiembre 2027
Líder del Hito: ONSEC
Partes interesadas de apoyo: Gobierno: GAE

Hito 3. Desarrollo e implementación de instrumentos informáticos que permitan verificar la trazabilidad de los trámites, agilicen el flujo operativo y reduzcan los tiempos de respuesta.
Resultados esperados: Sistemas informáticos o módulos tecnológicos implementados, respaldados por sus respectivos manuales de usuario, que permitan la sistematización y automatización de los procesos.
Fecha de inicio: enero 2027
Fecha de fin: septiembre 2027
Líder del Hito: ONSEC
Partes interesadas de apoyo: Gobierno: GAE

Hito 4. Ejecución de un programa de capacitación integral dirigido al recurso humano encargado de la gestión, análisis, revisión y aprobación de expedientes, para garantizar la correcta adopción y uso de los nuevos instrumentos técnicos e informáticos.
Resultados esperados: 100% del personal de la Dirección de Previsión Civil capacitado, reflejado a través de un registro oficial y evaluaciones de uso de las nuevas herramientas.
Fecha de inicio: enero 2027
Fecha de fin: septiembre 2027
Líder del Hito: ONSEC
Partes interesadas de apoyo: Gobierno: GAE