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Spain

ARCHIVE System (ES0035)

Overview

At-a-Glance

Action Plan: Spain Action Plan 2017-2019

Action Plan Cycle: 2017

Status: Inactive

Institutions

Lead Institution: Ministry of Finance and Civil Service

Support Institution(s): General State Administration. Autonomous Communities and local entities that adhere.

Policy Areas

Access to Information, Capacity Building, Data Stewardship and Privacy, Digital Governance, E-Government, Open Data, Records Management

IRM Review

IRM Report: Spain Design Report 2017-2019

Starred: Pending IRM Review

Early Results: Pending IRM Review

Design i

Verifiable: Yes

Relevant to OGP Values: Access to Information

Potential Impact:

Implementation i

Completion: Pending IRM Review

Description

Ministry Responsible: Ministry of Finance and Civil Service; Other actors: Government: General State Administration. Autonomous Communities and local entities that adhere.; Status quo or problem
to be addressed: Archive is a permanent archive web application for the long-term preservation of files and electronic documents, which complies with the provisions in RD 4/2010, dated January 8, which regulates the National Interoperability Framework within the e-government. Archive provides the necessary tools for the creation, through a super-administrator, of an administration and management system of Multi-departmental Archive Centers, as well as the integration of the corresponding consumer applications and the management of the documents and electronic files sent by the same. It is also the fundamental basis for the extraction of information that may be of interest to the administration in general, for the fulfillment of its obligations of transparency, and for the exploitation of information that may be of interest to the very operation of the organization. Main objective: Archive is a long-term web archiving application whose main objective is to ensure that the electronic information stored is authentic, accessible only by users or relevant stakeholders, is complete, available sine die, and provides the necessary traceability information. Archive comes with operations for working with electronic documents and records. The operations available can be roughly divided into: •Administration of an File • File Center Management • Management of the Metadata of the Technical Standards • Records management • Transfer of records between files • Generation of change of custody minutes • Preservation of technical guarantees (resale and other guarantees) The records and documents will be imported and classified within Archives and a collection of documents, and will pass through various states (both automatically and manually), depending on the assigned conservation policy. Archive also provides mechanisms for the notification of changes in the status of records, as well as different management modules (users and roles, documentary archives, SIA and/or functional classification). On the other hand, it has a series of operations accessible through web services, such as sending SIP, searching records or getting entry records. Following the OAIS file management model, Archive covers the entire document life cycle and its successive long-term archive stages. It enables generating, for each File and collection of documents, the metadata of the Metadata Framework of the Technical Standards for Interoperability of Electronic Document, necessary for the management of Records (as an atomic unit). These selections automatically translate into Validation rules of the SIP (Submission Information Package) so that they can be implemented by each Archive center. It includes tools for the generation of these SIPs, as well as a visualization of the AIP (Archival Information Package) that are generated internally in the Archive software.
Similarly, in the exchange process between Archives, it allows the generation of DIPs (Dissemination Information Package) in a semiautomatic way, for the transfer between file centers compatible with these protocols.
Regarding Conservation Policies, it enables the Permanent Elimination, Partial, Permanent Conservation and Pending Judgment. Among the functionalities being developed it now includes, among others: • Large-scale format conversions • Advanced metadata handling for the definition of SIPs and AIPs. • Final file of complete databases
• Paper-electronic hybrid record management • Right of access to information The application is already released with EUPL license and available for reuse.; Brief description of the commitment: Facilitate the capacity of individual administrations to preserve digital assets in the long term, provide reusable data to promote RISP policy, open electronic files to stakeholders or researchers, promote transparency, and foster private sector collaboration in the technological development of these tasks.; Addressed challenge of the OGP by the commitment: ARCHIVE addresses several of the challenges of the Alliance. Improvement of public services, enhancement of public integrity, more efficient management of public resources resources, creation of safer communities and increasing corporate responsibility On the one hand, ARCHIVE represents an improvement in public services by providing administrations with a secure mechanism for the preservation of digital assets, which at present may be lost or kept in unsuitable formats. It undoubtedly improves the transparency of administrations in their administrative actions by making it easier for citizens to access data from files, as well as to advance open data, and the exploitation of information through big data techniques, extraction of useful information (documentary intelligence) and exploitation of information without prejudice to personal data (anonymization) In addition, as it is intended as a mechanism to assist in the implementation of administrations of the national Interoperability Framework, it increases the need for different service providers to carry out work in relation to records, electronic documents and, in general, digital assets, in accordance with these standards. Finally, it also implies a more efficient management of public resources, with it being offered to all local entities, reusing the technological solutions.; Relevance: This commitment enables advancement in the values promoted by the OGP. It promotes access to information and transparency, since it will facilitate access and data held by the administration in its files in the long term, and on the other hand, they can oversee and exercise greater control, empowering civil society.
In this line, furthermore, it promotes the disclosure of collections of free access documents, as well as the general access to researchers of the electronic files that each administration maintains. It is a technological and innovative development of great importance, since it is a cloud based service that is reused in a simple way by all the administrations, that is also available in Open Source, with the multiplier effect of the savings that these types of systems imply. In addition, these technologies are assuming the use and testing of innovative technologies that allow us to deal with digital preservation in the long term.; Aim: Preserve all the relevant information of all the Public Service Administrations in the long term, without risk in the loss of the same in the long term, which constitutes, after all, the history of the administration and its administrators. It implies a change in the philosophy of preservation and awareness of all public administrations, which is also a great driving force in the general management of document management of all the organizations.

IRM Midterm Status Summary

EJE TRANSPARENCIA

3.4 Sistema ARCHIVE

Texto del compromiso como aparece en el plan de acción:

Facilitar la capacidad de las distintas administraciones para la preservación de los activos digitales a largo plazo, ofrecer datos reutilizables para fomentar la política RISP, abrir los archivos electrónicos a los interesados o investigadores, fomentando la transparencia, e impulsar la colaboración del sector privado en el desarrollo tecnológico de estas labores.

El compromiso contiene las siguientes metas:1. Diagnóstico. 2. Creación del archivo electrónico único del MINHAFP e ingreso de, al menos, 2000 expedientes. 3. Creación del archivo electrónico único AGE. 4. Servicio para todas las AAPP. 5.Grupos de trabajo AGE del CDTIC, publicación de decisiones. 6. Grupos de trabajo de CCAA y EELL del Comité Sectorial de eAdmin.

Fecha de inicio: Junio 2017 Fecha de término: Marzo 2018

El texto completo del compromiso se encuentra en Tercer Plan de Acción de Gobierno Abierto 2017-2019 de la Alianza para el Gobierno Abierto, disponible aquí: https://bit.ly/2Wubeyk.

Contexto y objetivos

Objetivo general y relevancia

El texto del compromiso indica que el Sistema ARCHIVE [58] “Promueve el acceso a la información y la transparencia ya que se facilitará el acceso a los datos en poder de la Administración en sus archivos a largo plazo, y por otra parte, pueden fiscalizar y ejercer una mayor acción de control, empoderando a la sociedad civil.”

Es innegable que el sistema descrito mejora la sistematización y explotación de la información que las administraciones (incluidas las autonómicas) poseen de la ciudadanía. Sin embargo se  trata de una medida creada y orientada para el uso interno de las administraciones públicas. Por ende, no se puede establecer una causalidad directa entre el compromiso propuesto y el aumento del control y empoderamiento de la ciudadanía sino a través de aplicaciones secundarias que tomarán la información de ARCHIVE.

De la lectura del compromiso no se desprende cómo el sistema ARCHIVE busca promover mayor acceso o mejorar la calidad de la información a la que los ciudadanos tendrán acceso. En la entrevista sostenida con los responsables de esta medida [59] se informó que el sistema ARCHIVE alimentará la Carpeta Ciudadana (Compromiso 3.3) donde los ciudadanos podrán acceder a sus datos y expedientes. ARCHIVE contribuirá a alimentar herramientas o aplicaciones que redundarán en la transparencia y el acceso a la información, así como entraña soluciones tecnológicas e innovadoras. No obstante se trata de una aplicación web, que al menos por el momento, no implica al ciudadano en su gestión o uso. Sin embargo, los hitos correspondientes a la creación de grupos de trabajo incluyen el compromiso a publicar las decisiones y acuerdos adoptados por los mismos, haciéndolo relevante al acceso a la información.

Verificabilidad e impacto potencial

Las seis metas contenidas en este compromiso son verificables en cuanto suponen la creación de herramientas como los archivos electrónicos del MINHAFP y AGE así como la puesta en marcha de grupos de trabajo interadministrativos y entre la AGE y el CDTIC.

Por otra parte resulta difícil estimar el impacto potencial de la medida porque el texto del compromiso no define el problema sino que describe la herramienta. La investigadora del IRM infiere de la lectura del compromiso que el problema identificado es la dificultad de archivo y conservación de los expedientes antiguos así como la dificultad de sistematizar la gran cantidad de archivos que generan las administraciones españolas. En consecuencia considera que el impacto potencial del compromiso, de ser implementado en su totalidad, es moderado.

En la fase de consultas públicas se realizó una propuesta por parte de la OSC Archiveros Españoles en la Función Pública (AEFP) donde se planteaba aprovechar las potencialidades del sistema de gestión ARCHIVE con el siguiente fin: “transformar el procedimiento electrónico de acceso a la información pública, gestionado a través de GESAT, en un procedimiento que responda plenamente a las exigencias del Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y del Esquema Nacional de Seguridad (ENS) y que pueda ser integrado en la aplicación de archivo electrónico definitivo Archive” “…de esta manera podría favorecerse enormemente la gestión de las peticiones de acceso a la información de los ciudadanos, incluso poner, en un futuro, a disposición de los ciudadanos los expedientes de libre acceso a través de esta plataforma”. Esta funcionalidad no se contempló como parte del compromiso finalmente formulado. La DGGP argumentó, en el segundo informe de valoración de propuestas ciudadanas [60], que gradualmente se priorizarán nuevas funcionalidades para su interconexión con el sistema ARCHIVE.

Analizando la propuesta de AEFP junto a los responsables de la medida, comentaban que actualmente GESAT y ARCHIVE son dos categorías diferentes: el primero es un procedimiento administrativo que gestiona las solicitudes de acceso a la información y el segundo es un sistema de gestión y explotación de expedientes de datos. Los responsables de las medidas comentaban que pese a la confusión de conceptos existente, ARCHIVE podría aglutinar dichos expedientes de acceso a la información. No obstante, la dificultad no sería técnica sino competencial, pues exige la necesaria coordinación y cesión de información por parte de las CCAA. Adicionalmente sería necesario habilitar un marco jurídico para posibilitar que las entidades territoriales vuelquen sus datos en un sistema de gestión de archivos así como para posibilitar la publicación de los expedientes.

Un aspecto digno de subrayar es la coordinación interterritorial que se generó en torno al sistema de gestión a través de los grupos de trabajo, creados en ARCHIVE [61].

Siguientes pasos

Tal como se describió en el compromiso anterior (3.3 Carpeta Ciudadana) las medidas de administración electrónica son una condición habilitante para la configuración de acciones de innovación tecnológica en gobierno abierto pero no constituyen un compromiso en materia de gobierno por sí mismas. Gobierno electrónico no es gobierno abierto, y, pese a ser relevantes para el desarrollo y consolidación de las administraciones públicas, las acciones de gobierno electrónico deberían realizarse fuera de los planes de acción de gobierno abierto, de modo que estos incluyan sólo compromisos ambiciosos que atiendan los valores de apertura, transparencia, participación ciudadana y rendición pública de cuentas. Por ello no se recomienda la incorporación de medidas similares como parte del próximo plan de acción de gobierno abierto.

[58] Sistema ARCHIVE, Portal de Administración electrónica (PAe). Ministerio de Política Territorial y Función Pública: https://administracionelectronica.gob.es/ctt/archive#.XHj17dDPw2w
[59] Subdirección General de Coordinación de Unidades TIC y Subdirección General de Impulso de la Administración Digital y Servicio al Ciudadano. Ministerio de Política Territorial y Función Pública.
[60] Informe de valoración de las propuestas ciudadanas, Portal de Transparencia, 12 de mayo de 2017: http://transparencia.gob.es/transparencia/dam/jcr:f214685c-74e3-4bb8-bd1c-3a933ce31ac6/2017_Informe_Valoración_Propuestas_Abril.pdf
[61] Documentación descargable relativa al grupo de trabajo: documento, expediente y archivo de ARCHIVE: https://administracionelectronica.gob.es/ctt/archive/descargas#.XK87w9hR02w 

Commitments

  1. Creation of an Open Government Forum

    ES0024, 2017, Public Participation

  2. Sectoral Commision on Open Government

    ES0025, 2017, Capacity Building

  3. Local Authorities for Transparency and Citizen Participation

    ES0026, 2017, Access to Information

  4. Open Government Initiatives Abroad

    ES0027, 2017, Anti-Corruption

  5. Participatory Web Space on Open Government

    ES0028, 2017, Capacity Building

  6. Observatory on Participation

    ES0029, 2017, Capacity Building

  7. Participatory Budgeting

    ES0030, 2017, E-Government

  8. Young People in Public Policies

    ES0031, 2017, Capacity Building

  9. Transparency Portal and the Right of Access

    ES0032, 2017, Access to Information

  10. Information Disclosure Program and Its Reuse

    ES0033, 2017, Access to Information

  11. Citizen’S Folder

    ES0034, 2017, E-Government

  12. ARCHIVE System

    ES0035, 2017, Access to Information

  13. Regulations for the Transparency Law

    ES0036, 2017, Access to Information

  14. Expand Economic-Financial Center

    ES0037, 2017, Access to Information

  15. Coordination of the Cadastre and the Land Registry

    ES0038, 2017, Capacity Building

  16. Information on Gender-Based Violence

    ES0039, 2017, Gender

  17. Training of Public Employees

    ES0040, 2017, Capacity Building

  18. Awareness-Raising and Training of Civil Society

    ES0041, 2017, Capacity Building

  19. Education in Open Government

    ES0042, 2017, Capacity Building

  20. Open Justice in Spain

    ES0043, 2017, Access to Information

  21. Transparency Portal

    ES0014, 2014, Access to Information

  22. Spanish Archives Portal, PARES

    ES0015, 2014, E-Government

  23. Open Education Resources

    ES0016, 2014, Education

  24. Accessibility of National Health System Microdata

    ES0017, 2014, Access to Information

  25. Access to and Re-Use of Geographic Information

    ES0018, 2014,

  26. Programmes on Opening up Information and Its Re-Use in the Public Sector

    ES0019, 2014, Access to Information

  27. Portal of the Administration of Justice

    ES0020, 2014, Access to Information

  28. Starred commitment Greater Control and Transparency in Public Grants

    ES0021, 2014, Civic Space

  29. Creation of the Spanish Council on Drug Dependence

    ES0022, 2014, Health

  30. Increased Participation of Sector Stakeholders in Defining the Goals of the National Maritime Rescue Plans.

    ES0023, 2014, Environment and Climate

  31. Starred commitment Law on Transparency, Access to Public Information and Good Governance

    ES0001, 2012, Access to Information

  32. Starred commitment Transparency and Accountability in the Official Development Assistance

    ES0002, 2012, Aid

  33. Law of Budgetary Stability and Financial Sustainability

    ES0003, 2012, Fiscal Openness

  34. Law Reform Grants

    ES0004, 2012, Civic Space

  35. E-Justice

    ES0005, 2012, E-Government

  36. Promotion of Social Networks to Facilitate Citizen Participation

    ES0006, 2012, E-Government

  37. Publication of Statistical Data on Crime

    ES0007, 2012, E-Government

  38. Review and Regulatory Simplification

    ES0008, 2012, Legislation & Regulation

  39. Starred commitment E-Health

    ES0009, 2012, Health

  40. RED System

    ES0010, 2012, E-Government

  41. Streamlining Environmental Assessment Procedures

    ES0011, 2012, Anti-Corruption

  42. Streamlining Procedures for Business Creation

    ES0012, 2012, E-Government

  43. Reduction of Administrative Burdens for Farmers and Ranchers

    ES0013, 2012, Subnational

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