Élaboration de plans d'action
et engagements

L'élaboration d'un plan d'action nécessite une réflexion approfondie sur les échéanciers à respecter pour s'aligner sur les priorités nationales et le processus du PGO. Ce dernier offre une certaine flexibilité quant à la durée du plan d'action et au calendrier de sa mise en œuvre.

• Longueur du plan d'action. Les pays peuvent décider d’élaborer un plan d’action sur deux ou quatre ans.
  • Plan d'action biennal:Cette option permet un cycle d’engagement plus court, permettant aux gouvernements de se concentrer sur les réformes et potentiellement de démontrer des résultats plus rapides.
  • Plan d’action quadriennal : Cette option prévoit un délai plus long pour les réformes plus ambitieuses ou complexes nécessitant une période de mise en œuvre plus longue. Cependant, elle nécessite une mise à jour obligatoire après deux ans afin d'évaluer les progrès et d'apporter les modifications nécessaires après deux ans de mise en œuvre (voir « Amendements » ci-dessous).
• Fenêtres de livraisonLes pays peuvent soumettre leur plan d'action pendant l'une des deux périodes de soumission. La période choisie déterminera la date d'expiration du plan d'action, qui est fixe.
  • Date de fin du 30 juinLes pays peuvent soumettre leur nouveau plan d'action au PGO à tout moment entre le 1er janvier et le 31 août. Le plan d'action soumis prendra officiellement fin le 30 juin, soit deux ou quatre ans plus tard.
  • Date de fin du 31 décembreLes pays peuvent soumettre leur nouveau plan d'action au PGO à tout moment entre le 1er juillet et le 28 février. Le plan d'action soumis prendra officiellement fin le 31 décembre, soit deux ou quatre ans plus tard.

Remarque : La soumission d’un plan d’action en janvier, février, juillet ou août pourrait potentiellement coïncider avec une date d’achèvement au 30 juin ou au 31 décembre. Par conséquent, lorsqu’un pays choisit l’un de ces mois qui se chevauchent pour soumettre son plan, il doit explicitement indiquer si le plan d’action s’achèvera le 30 juin ou le 31 décembre.

• Calendrier de soumission d'un plan d'action consécutif. Après avoir conclu un plan d’action, un pays doit mettre en œuvre son prochain plan d’action dans un délai d’un an, à compter de la date de fin du plan précédent.
• Extensions Aucune prolongation n'est autorisée au-delà de ces délais.
• Co-création du plan d'action consécutif. L’Unité de soutien recommande aux pays de commencer à co-créer leur prochain plan d’action au cours des derniers mois de mise en œuvre du plan d’action actuel afin de garantir le maintien de la continuité.

Une fois le plan d'action finalisé, il doit être soumis à l'unité de soutien du PGO. Les membres du PGO sont invités à lui transmettre les ébauches du plan d'action avant de le soumettre pour commentaires.

• Les plans d'action doivent être soumis par courriel au responsable du PGO concerné de chaque pays. Le personnel du PGO accusera réception de la soumission du plan d'action et le publiera sur le site web du PGO.
• Les plans d'action doivent être soumis à l'OGP dans la langue administrative du pays et en anglais. Il est recommandé de soumettre les deux versions simultanément. La soumission des plans d'action en anglais permet à l'IRM de lancer le processus de recherche et d'évaluation.
• Une fois le plan d'action soumis, il sera considéré comme définitif ; il est impossible de soumettre un projet de plan d'action. L'unité de soutien du PGO le publiera sur le site web du PGO comme version officielle.
• Pour introduire des amendements au plan d’action, voir Amendements ci-dessous.
• Comme mentionné ci-dessus, un pays doit remettre son prochain plan d’action à l’OGP dans un délai d’un an, à compter de la date de fin du plan précédent.

L'unité de soutien maintient des délais cohérents pour garantir un processus structuré dans tous les pays participants.

• L'Unité d'appui n'a pas le mandat d'accorder des prolongations dans la soumission des plans d'action.
• Si un gouvernement participant ne présente pas un nouveau plan d'action dans un délai d'un an après l'achèvement de son plan d'action précédent, il sera officiellement en retard et considéré comme ayant agi contrairement au processus (voir Mécanismes de responsabilisation des membres de l'OGP). Le gouvernement participant recevra une lettre de l'Unité de soutien signalant le retard, et une copie sera transmise au sous-comité des critères et normes afin d'envisager toute mesure ou assistance supplémentaire si nécessaire. Cette lettre sera également publiée sur la page du pays concerné du PGO sur le site web du PGO.
• Les pays qui ont agi contrairement au processus en raison d'une remise tardive de leur plan d'action doivent le remettre avant le 30 juin ou le 31 décembre de l'année suivante afin d'éviter d'agir à nouveau contrairement au processus, ce qui les soumettrait ainsi à un examen procédural (voir Mécanismes de responsabilisation des membres de l'OGP).

• Les pays peuvent modifier ou supprimer des engagements ou des jalons dans l'année suivant la soumission du plan d'action (soit le 30 juin, soit le 31 décembre, selon la période de mise en œuvre et la date de fin du plan d'action). Il est fortement recommandé que ces modifications soient effectuées en accord avec le MSF.
• Les pays peuvent introduire de nouveaux engagements au cours de la période de mise en œuvre du plan d’action, à condition que toutes les étapes soient franchies avant la date de fin prévue du plan d’action.
• Les examens du plan d'action de l'IRM évaluent le plan d'action initial soumis à l'unité de soutien. Les rapports de résultats de l'IRM fondent leur évaluation sur la version la plus récente du plan d'action officiellement soumis à l'unité de soutien. Pour les plans d'action quadriennaux, l'IRM évaluera tout engagement nouveau ou substantiellement modifié à mi-parcours de l'examen à mi-parcours.
• Qu'il s'agisse d'une modification, d'un ajustement ou d'une suppression dans un délai d'un an ou de l'introduction de nouveaux engagements, un plan d'action actualisé doit être soumis à l'Unité de soutien de l'OGP en anglais et dans la langue administrative du pays, détaillant les modifications apportées.
• Cette option s'applique aussi bien aux plans d'action de deux ans qu'à ceux de quatre ans. Il convient de noter que les plans d'action de quatre ans nécessitent une actualisation obligatoire à l'issue de deux ans, ce qui permet également de réviser les engagements existants (voir « Plans d'action de quatre ans » ci-dessous).

Les pays optant pour un plan d'action quadriennal doivent procéder à une mise à jour obligatoire tous les deux ans. Ce processus permet au pays d'évaluer les progrès accomplis, d'évaluer l'évolution du contexte et d'apporter des ajustements pour que le plan d'action reste pertinent et efficace pour la période restante. Les mises à jour peuvent inclure la modification des engagements, l'ajout de nouveaux engagements ou la prise en compte d'autres changements contextuels.

Alors que d’autres exigences minimales (1.1, 2.1, 2.2 et 5.1) continuent de s’appliquer tout au long du cycle du plan, les exigences minimales 3.1 et 4.1 concernent le processus d’actualisation du plan d’action et sont évaluées par l’IRM.

En outre, le Mémorandum sur le processus du plan d'action quadriennal fournit des lignes directrices concrètes pour le processus de rafraîchissement, y compris des délais spécifiques pour la soumission du plan d’action actualisé et les étapes clés du processus de rafraîchissement.

• Examen des progrès. Le MSF procède à un examen de la mise en œuvre du plan d’action, en identifiant les progrès, les lacunes, les défis, les goulots d’étranglement et les changements dans l’environnement contextuel affectant son succès.
• Sensibilisation. Le MSF communique les résultats de l'examen au public et offre la possibilité de formuler des commentaires. Les parties prenantes peuvent commenter l'examen, proposer des modifications aux engagements et en suggérer de nouveaux pour combler les lacunes ou améliorer la mise en œuvre.
• Révision. À partir des commentaires recueillis, le MSF révise le plan d'action en consultant et en dialoguant avec les parties prenantes et les experts. Ces révisions peuvent inclure la modification des engagements existants (par exemple, l'ajout de nouvelles activités ou de nouvelles étapes) ou l'ajout de nouveaux engagements pour répondre aux besoins émergents.
• Feedback. Le MSF partage la manière dont les contributions des parties prenantes ont été prises en compte et publie une réponse motivée accompagnant le plan d'action révisé. Cela garantit la transparence quant à la manière dont les suggestions ont été intégrées ou traitées.
• Soumission. Le plan d'action actualisé doit être soumis à l'unité de soutien du PGO au plus tard six mois après la fin des deux ans. Il doit détailler le processus d'actualisation, y compris toutes les modifications et ajouts apportés.

Exigences supplémentaires:

• Un calendrier des étapes de mise à jour, y compris les possibilités de participation, doit être publié au moins deux semaines avant le début du processus d’examen.
• Les résultats des consultations publiques devraient être partagés avec les parties prenantes, en résumant leurs contributions et la manière dont celles-ci ont éclairé le processus de mise à jour.

Évaluation IRM du processus de rafraîchissement et plan d'action révisé

L'IRM fournira un bilan à mi-parcours aux membres qui entreprennent des plans d'action quadriennaux. Il évaluera le processus de mise à jour et les engagements nouveaux ou renouvelés. Il fournira également un point général sur l'avancement de la mise en œuvre. Pour plus d'informations sur l'évaluation de l'IRM, consultez le Page IRM.

Pour plus d'informations sur le processus de mise à jour de quatre ans, consultez le Mémorandum sur le processus du plan d'action quadriennal.

Dans l'élaboration de plans d'action et d'engagements, la cocréation comprend plusieurs moments clés. Ces moments peuvent se chevaucher ou se compléter, mais reflètent des aspects distincts facilitant une collaboration et une participation significatives.

• Planification de la co-création. Cela implique l'établissement d'une feuille de route claire en fixant des objectifs, en identifiant les parties prenantes, en allouant des ressources et en définissant un calendrier. La MSF ou le gouvernement pilote cet effort afin d'harmoniser les priorités et de déterminer le déroulement du processus de co-création. Les principales exigences de l'OGP incluent la publication du calendrier de co-création et la tenue d'un site web public pour garantir la transparence.
• Sensibilisation et engagement des parties prenantes. Le gouvernement ou MSF mobilise diverses parties prenantes afin de les sensibiliser au gouvernement ouvert, au PGO et aux possibilités de participation. Une mobilisation efficace passe par des activités de sensibilisation et des mécanismes de collecte des contributions des parties prenantes, garantissant ainsi l'inclusion et la représentation de diverses voix. La qualité du dialogue façonne le processus global, tandis que les méthodes de participation délibérative sont essentielles pour créer un espace de dialogue constructif.
• Formulation d'un plan d'action. Cette étape vise à traduire les contributions des parties prenantes en engagements concrets. Le gouvernement et la société civile collaborent pour définir les défis, proposer des solutions et rédiger des engagements à l'aide du modèle d'engagement du PGO. Des mesures de transparence et de responsabilisation, telles que la tenue d'un répertoire public de documents et la fourniture de retours d'information, sont essentielles durant cette phase.
• Retour d'information et réponse raisonnée. La dernière étape avant l'adoption/la finalisation du plan d'action consiste à partager les retours avec les parties prenantes, en expliquant comment leurs contributions ont été prises en compte et leur impact sur les engagements finaux. Un retour clair contribue à instaurer la confiance et à renforcer la collaboration future.

S'appuyant sur les expériences de co-création des membres de l'OGP aux niveaux national et local, l'OGP a élaboré des orientations concrètes pour accompagner ses membres et les parties prenantes dans leurs processus de co-création. Pour des conseils détaillés sur chacun de ces points, consultez les orientations sur Co-création et élaboration de plans d'action.

Un plan d'action présente les engagements du gouvernement en matière de gouvernement ouvert et leur processus d'élaboration. Il fournit un contexte, passe en revue les efforts passés, détaille la collaboration avec les parties prenantes et définit les réformes clés. Le détail ci-dessous explique ce qu'il faut inclure et propose des questions d'orientation pour affiner le contenu avant de présenter les engagements.

Introduction

Cette section explique brièvement le contexte national et local en expliquant l'importance des efforts de gouvernement ouvert pour le pays. Elle doit également présenter les priorités de réforme de la gouvernance du pays et identifier les principaux enjeux sociaux, politiques ou économiques que le pays entend aborder dans son plan d'action, en les justifiant.

Questions d'orientation

• Quelle est la vision à long terme d’un gouvernement ouvert dans votre contexte ?
• Quels sont les objectifs de gouvernement ouvert à moyen terme que le gouvernement souhaite atteindre?
• Comment ce plan d’action contribue-t-il à atteindre les objectifs du gouvernement ouvert ?
• Quels sont les principaux problèmes sociaux, politiques ou économiques que le pays entend aborder à travers ce plan d’action, et pourquoi ?

Efforts déployés à ce jour en matière de gouvernement ouvert

Cette section présente brièvement les principales initiatives et réalisations en matière de gouvernement ouvert à ce jour, notamment celles qui témoignent d'une collaboration avec la société civile et leur lien avec les engagements co-créés. Elle doit également expliquer comment le nouveau plan d'action s'appuie sur les plans d'action précédents (le cas échéant) et sur les efforts connexes visant à renforcer les réformes du gouvernement ouvert.

Questions d'orientation

• Quelles sont les réalisations du gouvernement ouvert à ce jour (par exemple, les récentes réformes du gouvernement ouvert) ?
• Comment la collaboration entre le gouvernement et la société civile a-t-elle eu un impact sur ces réformes ?
• Si un plan d'action existe, quelles réformes du gouvernement ouvert proposées dans ces plans ont été réalisées ? N'ont-elles pas été réalisées ? Pourquoi ?
• S’il existe un plan d’action antérieur, comment ce nouveau plan d’action s’appuie-t-il sur ce qui a été réalisé dans le(s) plan(s) d’action antérieur(s) et sur d’autres efforts visant à renforcer le gouvernement ouvert ?

Processus d'élaboration du plan d'action

Cette section décrit le processus d'élaboration d'un plan d'action, en soulignant notamment la collaboration du gouvernement avec la société civile et les autres parties prenantes pour l'élaborer, le formuler et le finaliser. Elle doit également décrire comment le MSF (ou le gouvernement, en l'absence de MSF) a planifié et structuré le processus d'élaboration, mené des actions de sensibilisation pour accroître la participation des parties prenantes, élaboré et formulé les engagements, et fourni des retours aux parties prenantes ayant participé au processus. Veuillez souligner expressément le respect des normes de participation et de co-création du PGO, en accordant une attention particulière aux exigences minimales de participation. Voir Normes de participation et de co-création OGP ainsi que les conseils sur Co-création et élaboration de plans d'action.

Questions d'orientation

• Comment le pays a-t-il établi le calendrier d'élaboration d'un plan d'action ? Qui a participé au processus ? Comment les contributions des parties prenantes ont-elles été prises en compte ?
• Comment les activités de sensibilisation ont-elles été menées ? Comment les actions de sensibilisation ont-elles été optimisées pour renforcer la participation du public ? Quels types d'espaces ont été utilisés ou créés pour favoriser la collaboration entre le gouvernement et la société civile dans la co-élaboration du plan d'action ?
• Comment s'est déroulé le processus d'élaboration d'un plan d'action ? Décrivez les étapes de la définition du sens, de la problématique, de l'identification des solutions et de la rédaction des engagements.
• Comment la réponse motivée a-t-elle été fournie ? Quels processus ont été mis en œuvre pour finaliser le plan d'action ?

Engagements

Cette section présente les engagements concrets co-créés lors du processus d'élaboration. Le modèle d'engagement sera utilisé pour chaque engagement inclus dans le plan d'action.

Questions d'orientation
(Voir les questions d'orientation pertinentes dans le modèle d'engagement, disponible pour download)

D’après l’expérience de l’OGP, les plans d’action OGP réussis font ce qui suit.

• Promouvoir des réformes ambitieuses qui élargissent les pratiques gouvernementales au-delà de leurs normes actuelles dans les domaines clés du gouvernement ouvert. De tels engagements devraient promouvoir des changements contraignants et institutionnalisés au sein de l'administration, susceptibles de modifier radicalement les pratiques, les politiques ou les institutions régissant un domaine politique, le secteur public ou la relation entre les citoyens et l'État.

L'IRM évalue l'ambition des engagements à travers son indicateur « Potentiel de résultats » (voir Évaluation des exigences minimales de l'IRM).

• Aligner les engagements sur les principes du PGO Établir la pertinence. Les engagements doivent viser à rendre un domaine politique, une institution ou un processus décisionnel plus transparent, participatif ou responsable envers le public. Chaque engagement doit promouvoir au moins l'un des objectifs suivants :
  • Transparence. Engagements qui permettent la divulgation proactive ou réactive des informations détenues par le gouvernement, améliorent les cadres juridiques ou institutionnels pour garantir le droit à l’information, améliorent la qualité des informations divulguées au public ou améliorent la transparence des processus décisionnels ou des institutions gouvernementales.
  • Participation citoyenne. Engagements créant ou améliorant les opportunités, les processus ou les mécanismes permettant au public d'informer, d'influencer ou de co-créer les politiques, lois et/ou décisions gouvernementales. Ils peuvent créer, favoriser ou améliorer les mécanismes participatifs pour les minorités, les groupes marginalisés ou sous-représentés, ou améliorer l'environnement favorable à la société civile. Ils peuvent inclure des conditions juridiques, politiques, institutionnelles ou pratiques liées à l'espace civique, telles que la protection de la liberté d'expression, d'association et de réunion pacifique. Il peut également s'agir de mesures visant à lutter contre la mésinformation et la désinformation, notamment en ligne, afin de garantir l'accès à une information fiable et factuelle.
  • Responsabilité publique. Engagements qui créent ou améliorent les possibilités de responsabiliser les responsables gouvernementaux. Ils permettent aux cadres juridiques, politiques ou institutionnels de favoriser la responsabilisation des agents publics. Ces mécanismes devraient impliquer la participation du public plutôt que de se limiter à des processus purement internes.

L'IRM évalue la pertinence des engagements envers les principes du gouvernement ouvert à travers son indicateur « Objectif du gouvernement ouvert » (voir le manuel des procédures de l'IRM pour plus d'informations sur les indicateurs IRM).

• Donner la priorité aux réformes: Les plans d’action comprenant 5 à 15 engagements de qualité répartis sur plusieurs thèmes sont plus efficaces que ceux comportant un grand nombre d’engagements moins ambitieux.
• Adopter des engagements SMART.
  • Spécifique. Décrit clairement le problème traité, les activités proposées et les résultats attendus.
  • Mesurable. Définit des jalons et des résultats pouvant être suivis et vérifiés. Les engagements comportant plusieurs sous-composantes doivent inclure des jalons clairs et mesurables.
  • Responsable. Identifie l’organisme principal de mise en œuvre, les organismes de coordination ou de soutien et les autres parties prenantes impliquées (par exemple, la société civile, le secteur privé ou les organisations multilatérales).
  • Pertinent. Explique comment l’engagement s’aligne sur les principes de transparence, de responsabilité et de participation du public de l’OGP.
  • Limité dans le temps. Définit des délais d’achèvement et inclut des jalons ou des repères pour suivre les progrès tout au long du calendrier du plan d’action.

L'IRM évalue si les objectifs énoncés et les actions proposées de l'engagement sont suffisamment clairs et incluent des activités objectivement vérifiables pour évaluer la mise en œuvre grâce à son indicateur de « Vérifiabilité » (voir Évaluation des exigences minimales de l'IRM).

• Donner la priorité aux réformes. Les plans d’action comprenant 5 à 15 engagements de qualité répartis sur plusieurs thèmes sont plus efficaces que ceux comportant un grand nombre d’engagements moins ambitieux.

Chaque engagement inclus dans le plan d'action doit suivre le modèle d'engagement du PGO. Ce modèle comprend une articulation claire et complète de chaque action, favorisant ainsi la compréhension de la manière dont les engagements renforcent collectivement les objectifs plus larges du gouvernement ouvert dans le pays.

Le modèle d’engagement décrit un cadre structuré pour articuler ce que le gouvernement vise à réaliser dans le cadre du calendrier du plan d’action.

• Définition du problème. Cette section comprend une description détaillée du problème que l'engagement vise à résoudre, notamment : les personnes concernées, le lieu, les modalités d'intervention, le moment le plus propice, la date de début du problème et la durée de son impact sur les personnes concernées. Elle inclut également les causes du problème, y compris ses causes profondes, et peut utiliser des outils d'analyse.
• Description de l'engagement. Cette section comprend un résumé des actions menées jusqu'à présent pour résoudre le problème, y compris le succès des solutions précédentes. Elle décrit également la solution proposée, ses différences par rapport aux précédentes et la manière dont elle résoudra le problème, en totalité ou en partie. Enfin, elle présente les résultats escomptés de la mise en œuvre de l'engagement, notamment les extrants, les changements de connaissances, de compétences, de capacités, de comportements, de systèmes et de pratiques.
• Analyse des engagements. Cette section demande comment l’engagement proposé favorisera la transparence, encouragera la responsabilité et améliorera la participation.
• Planification des engagements. Cette section examine les jalons, les résultats attendus et les principales parties prenantes. Les jalons présentent une série d'actions ou d'événements qui conduiront à l'atteinte du résultat visé par l'engagement. Les résultats attendus couvrent des résultats concrets et objectivement vérifiables, résultant directement des activités menées. Ils précisent également la date d'achèvement prévue de l'engagement, ainsi que les parties prenantes principales et secondaires impliquées dans sa mise en œuvre.
• Pertinence du Défi Gouvernement Ouvert (facultatif). Les engagements peuvent être désignés comme soumissions pour le Défi du Gouvernement Ouvert s'ils répondent aux critères d'éligibilité au Défi, comme correspondre à l'un des dix critères désignés. Domaines de défis. L'OGP prend la décision finale quant à l'acceptation ou non de l'engagement dans le Défi en fonction de quatre critèresNotez que les soumissions de défis sont également possibles en dehors du plan d'action. Consultez la page du Défi Gouvernement Ouvert pour plus d'informations.

Un modèle d'engagement standardisé est disponible pour download (également disponible en Français et Espagnol). Ce modèle est destiné aux étapes de planification plus avancées, plutôt qu'au brainstorming, et est plus efficace lorsque :

• Les problèmes sont bien définis et clairement compris ;
• Les solutions potentielles ont été soigneusement discutées, évaluées et hiérarchisées ; et
• Il existe une vision claire de ce à quoi ressemblera l’engagement, permettant une meilleure planification des étapes, des objectifs et de la théorie du changement.