Procurement Portal for Competitive Bidding (DO0057)

Breve descripción del compromiso

Sistema ideado para agilizar y eficientizar la gestión de procesos de compras y contrataciones públicas que realiza el Estado dominicano para la adquisición de bienes por debajo del umbral establecido, monto que es variable y se calcula a inicios de año calendario bajo los valores transaccionales del año anterior. Esta iniciativa facilitará a las unidades contratantes realizar la adquisición de un bien deseado, bajo precios ajustados a su disponibilidad de compra, realizando la adjudicación simplemente seleccionando las ofertas deseadas, garantizando esquemas competitivos y que certifiquen el seguimiento no solo de la compra sino de la adjudicación y entrega del bien, reforzando la transparencia y la trazabilidad de las operaciones.

Definición del problema

1. ¿Cuál es el problema que el compromiso busca abordar? Actualmente el 60% de las transacciones que se realizan en el Portal Transaccional Dominicano están dirigidas a compras por debajo del umbral establecido, estas operaciones en término económico apenas representan el 2% del monto gastado por el Estado dominicano en compras públicas; sin embargo, los procesos por debajo del umbral son los que presentan mayor índice de no completar las etapas de adjudicación, contratos activos y cierre de contratos, lo que genera una importante cuota de distorsión en la transparencia, de un monto cercano a los 123 millones de dólares. La distorsión radica en que los contratos en Estado de Edición, se desconoce si fueron ejecutados o no, y esto implica incertidumbre sobre la valoración final de los montos adjudicados. Este es un problema que ha afectado continuamente al sistema de compras dominicano desde la instauración del portal transaccional y que representa cerca de 85% de los contratos que se encuentran en Edición, cerca del 65% del monto adjudicado a las MiPymes y MiPymes Mujeres, entre otras políticas de adjudicación preferencial. Asumiendo la posición que continuamente reforzamos desde la DGCP, y entendiendo que las compras por debajo del umbral establecido representan una carga importante de recursos dentro del Portal Transaccional, así como una contratación que por su dinámica directa carece de competitividad, hemos ideado esta iniciativa que busca que los procesos de compras directas o por debajo del umbral sean más ágiles, expeditas, eficientes y sobre todo participativas.

2. ¿Cuáles son las causas del problema? 1. Alto número de operaciones diarias: cerca de 350 procesos por día en el Estado dominicano, de los cuales aproximadamente 210 son compras por debajo del umbral establecido. 2. El alto volumen de trabajo de las unidades de compras: el proceso de compra lleva diversas etapas y mayormente las compras por debajo del umbral establecido son las que mantienen operativas a las Instituciones. 3. Dinámica operativa de las Instituciones: muchas veces las instituciones no tienen el tiempo necesario para dedicar a cumplir los requerimientos que exigen los procesos de compras, mucho menos procesos de compras que por sus características recurrentes son de corte operativo y de alto volumen de demanda. 4. El pago directo de las compras por debajo del umbral establecido: las compras por debajo del umbral no deben pasar por Contraloría para su aprobación de expediente de pago, por lo que el proceso es más expedito y menos riguroso. 5. Muchas compras y procesos se realizan posterior a la prestación del servicio: gran parte de las compras por debajo del umbral establecido se ejecutan posterior a la entrega del bien, por lo que la unidad de compra no tiene el incentivo de dar seguimiento a la culminación del proceso de compra en el PT. 6. Las unidades de compra adjudican en una gran proporción a los mismos proveedores: debido a que algunos proveedores tienen acuerdos o capacidad de proveer el bien sin gestionar el proceso aun a través del PT, las UC recurren al mismo proveedor, reduciendo la participación y creando carteles de proveedores recurrentes.

3. ¿De qué manera este problema afecta a mujeres y hombres? Aunque el impacto no es de manera diferenciada entre hombres y mujeres, gran parte de las compras por debajo del umbral establecido son dirigidas a MiPymes y MiPymes lideradas por mujeres, así que la falta de competitividad en estos procesos limita una mayor tasa de adjudicación a estos proveedores beneficiarios de política específicas.

4. ¿El problema afecta a una población en situación de vulnerabilidad específica? No

5. ¿Con qué Objetivos de Desarrollo Sostenible se vincula este problema? Las compras públicas tienen un efecto directo en las oportunidades y creación de empleos, aumento del PIB y expansión de la economía, por lo que impacta directamente el objetivo 8 sobre Trabajo Decente y Crecimiento Económico, además de que gran parte de las compras por debajo del umbral establecido se dirigen a las empresas MiPymes y MiPymes Mujeres, lo que impulsa el objetivo 10, reducción de las desigualdades y el objetivo 1, Fin de la Pobreza, ya que muchas empresas adjudicadas son de características comunitaria, cooperativas con siembra familiar que pueden vender al Estado y cuya política ya estamos aplicando.

Descripción del compromiso

1. ¿Qué se ha hecho hasta ahora para resolver el problema? Hasta ahora se han capacitado y se le da seguimiento continuo a las unidades de compra para que completen los procedimientos dentro del portal transaccional, incluyendo la etapa de contratos. También se han diseñado alertas automatizadas que avisan a la UC si no han completado en el marco del tiempo estipulado en cronograma con los tiempos de recepción de oferta o adjudicación. Sin embargo, la tasa de seguimiento de los procesos por debajo del umbral establecido sobrepasa la capacidad operativa de la DGCP, puesto que se requeriría dar continuidad a más de 1000 procesos semanales para un grupo de aproximadamente 15 analistas, que también deben dar seguimiento al restante 40% de procesos en otras modalidades de compras con mayor preponderancia por los fondos destinados.

2. ¿Qué solución propone? Se propone la creación de un sistema de compras que simplifique la adquisición de bienes por debajo de los umbrales mínimos de compras establecidos, también denominado compras directas, reduciendo las cargas operativas del PT, promoviendo una nueva dinámica de adquisición competitiva, rápidas, con seguimiento y que permita no solo evaluar el proceso de compra sino los cumplimientos, calidad y dinámica desde los proveedores. En la práctica, este sistema resolverá en su totalidad las principales quejas de las unidades de compra relacionadas a la burocracia operativa de los procesos de compras por debajo del umbral establecido, a su vez, permitiendo empezar un crear una amplia base de datos sobre el cumplimiento y calidad de los proveedores, algo que actualmente se carece en el Estado dominicano.

3. ¿Qué resultados queremos lograr a corto y mediano plazo con la implementación de este compromiso? ● Resultados a corto plazo (fecha de término del Plan de Acción): ○ Reducción de las cargas operativas del PT ○ Agilización de los procesos de compras por debajo del umbral establecido ○ Reducción del fraccionamiento ○ Eliminación de las adjudicaciones a proveedores recurrentes ○ Mayor competitividad ○ Seguimiento a las entregas y procesos post-adjudicación ○ Conocimiento exacto de lo que verdaderamente ofrecen y venden los proveedores más allá de los amplios registros comerciales ● Resultados a mediano plazo (posterior al Plan de Acción): ○ Mayor nivel de transparencia ○ Futuro servicio de creación de sistema de inventario del Estado dominicano ○ Mejora en la tipificación de los bienes adquiridos ○ Sistema de base de datos y big data más amplio para la toma de decisiones ○ Reducción de los precios a los que compra el Estado dominicano ○ Reducción de los casos de proveedores relacionados y situaciones de posible colusión entre oferentes.

Análisis del compromiso

1. ¿Cómo promoverá la transparencia el compromiso? Permitirá que los procesos de compras por debajo del umbral establecido se vuelvan verdaderamente competitivos, con desarrollo de dinámicas, transparentes y garantes de igualdad de condiciones para los oferentes. También permitirá mayor seguimiento a los datos de compras y seguimiento ciudadano a la entrega y uso de los fondos públicos, así como una mayor eficiencia en la prestación de los servicios.

2. ¿Cómo ayudará el compromiso a fomentar la rendición de cuentas? Procesos más transparentes y competitivos, con un mayor número de información y seguimiento, permitirá que los ciudadanos puedan rastrear ese 2% actualmente de fondos públicos para compras que, aunque sean transados por el PT, podrían y deben ser más auditables. Todo esto creará no solo transparencia, sino una enorme base de datos que permitirá conocer también no solo lo que hacen las unidades de compra sino aquellos que proveen al Estado dominicano.

3. ¿Cómo mejorará el compromiso la participación ciudadana en la definición, implementación y seguimiento de soluciones? La iniciativa será auditable y generará un aporte aún mayor de información a los actuales sistemas de datos abiertos de la DGCP, lo que pondrá a disposición del público mayor volumen de información para el seguimiento y la veeduría ciudadana.

4. ¿De qué manera el compromiso promueve elementos de género o el combate a brechas de desigualdad? N/A

Planificación del compromiso

Formación del equipo de desarrollo [Definición de las áreas implicadas en el desarrollo de la plataforma]

Creación del plan de desarrollo de la plataforma [Definición de las necesidades, levantamiento de requerimientos, diseño y cronograma de acción.]

Desarrollo de ambiente de producción de la plataforma [Elaboración de la plataforma en el marco del levantamiento del punto anterior]

Implementación de la plataforma en fase de prueba piloto con bienes de adquisición no primaria [Puesta en marcha de la plataforma a modo de prueba piloto con instituciones priorizadas de bienes de consumo no primordial, lo que servirá para aplicar mejoras y un proceso de recolección de opiniones.]

Capacitación de la UC y oferentes vía presencial y virtual sobre el uso de la plataforma [Capacitación de la UC y oferentes vía presencial y virtual sobre el uso de la plataforma, con esquemas de reuniones, capacitaciones virtuales, entre otros sistemas de alcance masivo.]

Ampliación final del uso de la plataforma a todas las Unidades de compra y con aumento paulatino del número de bienes que se pueden adquirir a través de la plataforma transaccional [Luego de superada la fase de prueba, se expande el uso de la plataforma a todas la UC y se van agregando a demanda productos estandarizados para la adquisición de bienes de consumo por debajo de los límites de los umbrales de compra establecidos por la DGCP.]

Seguimiento del compromiso

Indicadores:
1. Áreas implicadas en el desarrollo de la plataforma definidas.
2. Plan de Desarrollo de la plataforma creado.
3. Ambiente de producción de la plataforma desarrollada.
4. Plataforma en modo de prueba con instituciones pilotos implementadas.
5. Unidades de Compras y oferentes capacitados en el uso de la plataforma.
6. Plataforma ampliada a todas las unidades de compras.
7. Productos estandarizados para la adquisición de bienes de consumo por debajo del umbral establecidos agregados a la plataforma, según demanda.