Open Data Euskadi: Five Lessons in 12 Years Opening Data
Open Data Euskadi: 5 lecciones en 12 años abriendo datos públicos
In April 2010, the Government of Euskadi (Basque Country) Spain launched an open dataBy opening up data and making it sharable and reusable, governments can enable informed debate, better decision making, and the development of innovative new services. Technical specifications: Polici... initiative called Open Data Euskadi. It soon became a reference for many public administrations that were beginning to consider opening their data.
Since then a lot has happened in the open data universe. We may not have gotten everything right, but all the lessons we’ve learned have allowed us to consolidate it as a sustainable open data initiative for 12 years.
We would like to open up and share some of the lessons we have learned so that other public open data initiatives can learn and reuse our experience. These are the five lessons we want to highlight:
Quality vs. quantity
In 2010, before starting the Open Data Euskadi project, we talked to some open data users who encouraged us to publish as much data as possible as soon as possible. At that time the priority was to publish all those datasets that we had and we did it in a few months. The more data the better.
However, experience has taught us that more open data is not synonymous with more reuse. It is more effective to focus efforts on publishing with a purpose. This includes:
- Identifying the data most in demand and the data that allows connecting the dots in the organization and in society.
- Open and improve the quality of those priority datasets (e.g. offer multiple formats, APIs, unique data, etc.).
It is therefore a matter of first analyzing what data is important and its potential uses, then measuring the impact of our projects and taking appropriate corrective action.
Federalize to help the search
Citizens do not know which office or public administration is in charge of certain areas of public life. They do not know which administrative level (municipal, provincial, or regional) is responsible for a data set.
Open Data Euskadi federalizes open data catalogs of the provincial councils and the city councils of the three Basque capitals. This means that the data sets of the provincial and municipal councils can also be located from the Open Data Euskadi catalog. This, in turn, also does so with the initiative of the General State Administration, which is connected to the portal of the European Union.
Get to know your reusers and listen to them
In the initial stages of setting up open data initiatives, we tend to focus our efforts on supply, but it is vital to know the demand as well. To do this we must look for different ways to approach and characterize the community of reusers. There is no single path to achieve this; creativity is our ally. For example:
– Open Data Euskadi has been organizing the Euskadi Open Data Awards in collaboration with the provincial councils and the city councils of the three capitals of the autonomous community since 2015. The main objective of organizing this type of competition is to raise awareness of open data in society, but it also allows us to get to know the reusers better: what data they use most, how they use it, what their needs are, etc.
– The commitmentOGP commitments are promises for reform co-created by governments and civil society and submitted as part of an action plan. Commitments typically include a description of the problem, concrete action... to open data in the 2018-2020 action planAction plans are at the core of a government’s participation in OGP. They are the product of a co-creation process in which government and civil society jointly develop commitments to open governmen... served to unite citizens, reusers, and representatives of the different Basque institutional levels in a joint project. This project made it possible to identify the datasets most in demand by Basque citizens and to work on their openness from both the reuser and end-user visions of the data.
The organizational model guarantees the sustainability of the initiative
The initial launch of an open data portal is an important milestone, but changes in the administration must be considered to ensure the sustainability of the initiative in the long term.
An organizational model that ensures the sustainability of the initiative and is effective in a cross-cutting manner should strive for several features:
– The relevanceAccording to the OGP Articles of Governance, OGP commitments should include a clear open government lens. Specifically, they should advance at least one of the OGP values: transparency, citizen partic... of political momentum to push not only the launch but also the subsequent evolution of the initiative.
– The need for a sectoral role in each department or entity that serves as a link between the body responsible for opening data and those ultimately responsible for the data.
– Involve the entire organization in change management through training and communication activities.
Data openness is only the tip of the iceberg
An important part of our efforts in data openness projects is dedicated to tasks related to data governance in our organization, and data openness turns out to be the last step that takes up a limited part of the resources and time of the project.
Data openness is a necessary and relevant data output but it should be framed in a framework of data governance in public administrations, where open data is just another element of the gear.
En abril de 2010, el gobierno de Euskadi (País Vasco) puso en marcha una iniciativa de datos abiertos llamada Open Data Euskadi. Pronto se convirtió en una referencia para muchas administraciones públicas que comenzaban a plantearse la apertura de sus datos.
Desde entonces han ocurrido muchas cosas en el universo de los datos abiertos. Nos hemos equivocado en algunas cosas y hemos acertado en otras, pero todas esas lecciones nos han permitido consolidarla como una iniciativa sostenible de datos abiertos desde hace 12 años.
A través de nuestra historia queremos abrir y compartir algunas lecciones que hemos aprendido para que otras iniciativas públicas de datos abiertos puedan aprender y reutilizar nuestra experiencia. Estas son las cinco lecciones que queremos destacar:
Calidad frente a cantidad
En el año 2010, antes de iniciar el proyecto de Open Data Euskadi, hablamos con algunas personas usuarias de datos abiertos que nos animaron a publicar lo antes posible la mayor cantidad posible de datos. En aquel entonces la prioridad fue publicar todos aquellos conjuntos de datos que teníamos técnicamente más a mano, y lo hicimos en pocos meses. Cuantos más datos mejor.
Sin embargo, la experiencia nos ha enseñado que más datos abiertos no es sinónimo de más reutilización. Resulta más efectivo centrar los esfuerzos en publicar con un propósito. Esto implica:
- Identificar aquellos datos más demandados y aquellos datos que permiten enlazar/conectar los datos en la organización y en la sociedad.
- Abrir y mejorar la calidad de esos conjuntos de datos prioritarios r (Ej. Ofrecer múltiples formatos, APIs, dato único, etc.).
Se trata, por tanto, de analizar en primer lugar qué datos son importantes y sus posibles usos, y medir posteriormente el impacto de nuestros proyectos de apertura, tomando las medidas correctoras oportunas.
Federalizar para ayudar a encontrar
La ciudadanía no conoce qué administración pública es competente en cada materia. No saben de qué nivel administrativo (municipal, provincial o autonómico) es responsabilidad de un conjunto de datos.
La federación de catálogos de datos abiertos nos ha permitido solucionar este problema. Open Data Euskadi federaliza los catálogos de las diputaciones forales y los ayuntamientos de las tres capitales vascas. Es decir, los conjuntos de datos forales y municipales son localizables también desde el catálogo de Open Data Euskadi. Este, a su vez, también lo hace con la iniciativa de la Administración General del Estado, que se conecta con el portal de la Unión Europea.
Conoce a tus reutilizadores y escúchales
En las fases iniciales de las iniciativas de datos abiertos tendemos a centrar nuestros esfuerzos en la oferta, pero resulta vital conocer también la demanda. Para ello debemos buscar diferentes vías que nos permitan acercarnos y caracterizar a la comunidad de reutilizadores. No existe un solo camino para lograrlo, la creatividad es nuestra aliada. Por ejemplo:
– Open Data Euskadi organiza desde el año 2015 los Premios de datos abiertos de Euskadi en colaboración con las diputaciones forales y los ayuntamientos de las tres capitales de la comunidad autónoma. La organización de este tipo de concursos tiene como objetivo principal dar a conocer los datos abiertos a la sociedad, pero también nos permite conocer mejor a las personas reutilizadoras: qué datos utilizan más, cómo los usan, cuales son sus necesidades, etc.
– El compromiso sobre datos abiertos en el plan de acción 2018-2020 sirvió para unir en un proyecto conjunto a ciudadanía, reutilizadores y representantes de los diferentes niveles institucionales vascos. Este proyecto permitió identificar los conjuntos de datos más demandados por la ciudadanía vasca y trabajar en su apertura desde las visiones tanto reutilizadora como usuaria final de los datos.
El modelo organizativo garantiza la sostenibilidad de la iniciativa
El lanzamiento inicial de un portal de datos abiertos es un hito importante, pero se deben plantear cambios en la administración que aseguren la sostenibilidad de la iniciativa a largo plazo.
En ese modelo organizativo que asegura la sostenibilidad de la iniciativa y es efectivo de manera transversal, destacaríamos varios elementos:
– La relevancia del impulso político para empujar no solo el lanzamiento sino también la evolución posterior de la iniciativa.
– La necesidad de un rol sectorial en cada departamento o entidad que sirva de enlace entre el órgano responsable de la apertura de datos y los responsables últimos de los datos.
– Involucrar en la gestión del cambio a toda la organización, mediante acciones formativas y comunicativas.
La apertura de datos tan solo es la punta del iceberg
Una parte importante de nuestros esfuerzos en los proyectos de apertura de datos se dedican a tareas relacionadas con el gobierno del dato de nuestra organización, y la apertura de los mismos resulta ser el último paso que concentra una parte limitada de los recursos y del tiempo del proyecto.
La apertura de datos es una salida de los datos necesaria y relevante pero debería enmarcarse en un marco de gobernanza del dato en las administraciones públicas, donde los datos abiertos sean un elemento más del engranaje.
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