Throughout the OGP co-creation processCollaboration between government, civil society and other stakeholders (e.g., citizens, academics, private sector) is at the heart of the OGP process. Participating governments must ensure that a dive..., there may be a need to convene virtual and in-person meetings, including open or invite-only meetings, meetings of thematic working groups, or meetings of the OGP Multistakeholder Forum. The following guidance summarizes how to run an effective virtual meeting, including: 1) Hosting or leading a meeting 2) Managing breakout groups 3) Sharing visual content with your group 4) Making decisions with your group and 5) Platform considerations.
Hosting or Leading a Meeting
If you are hosting or leading the meeting, here are some excellent tips from development economist and expert in global health, educationAccountability within the public education system is key to improving outcomes and attainment, and accountability is nearly impossible without transparent policies and opportunities for participation ... and evaluation, Ruth Levine. The number of participants impacts how you coordinate interactions, e.g., group discussion vs breakout groups. If you are hosting a group discussion, some of the most important tips are:
- Preparation : Have very clear objectives for what you want to get out of the online meeting, what you want the participants to do or take away and expected outputs, decisions or follow up. Send the call-in information, specific agenda items, background materials, log-in details and detailed instructions on accessing the online meeting and any tool features that participants may need to familiarise themselves with at least a few days ahead of time. Consider accessibility and bandwidth challenges your participants might experience and provide dial-in options with toll free numbers where possible.
- Planning the logistics: Have a co-host or co-moderator (or several for large meetings) assigned for the meeting, and designate them as such if the platform you are using only allows for a meeting to continue or certain features to be accessed when a co-moderator is online. This can help if the primary host experiences technical challenges or drops out unexpectedly during the call. This is recommended even if it’s not a technical feature of the platform you are using. Agree upon roles and responsibilities ahead of time. Also plan ahead with facilitators and others who will help with the logistics of the meeting on how you will facilitate the meeting, what happens if someone drops off the call, plans for entering, managing and exiting smaller breakout sessions.
- Agenda building : Invite any additions or changes to the agenda at the start of a meeting; note if there is an “any other business” section at the end. Reassure participants that they can contact you off-line to suggest topics that need to be covered in a future call or through a round of emails.
- Explaining mechanics of participation at the start of the meeting: Be clear about the rules of participation at the start. Depending on the size and objective of the meeting, all or some participants might be brought into the discussion by audio or video. For large meetings, discussions might primarily take place in chat boxes or breakout rooms. Clarify this at the beginning of the meeting. Start every call noting that those who are not speaking should put their microphones or phones on mute. Note that the moderator will call on participants to unmute and speak or ask questions. Ask that all participants name themselves in their user profile. Provide them with instructions on how they can do so. Ask them to also share their name and affiliation when they first speak. Encourage constructive participation and emphasize the importance of collective responsibility in ensuring a safe space that is inclusive and free from online harassment.
- Maximising interaction: The typical attention span for an online meeting is said to be 45 minutes and this can be expanded by making online meetings more interactive. A good way to give everyone a chance to interact in meetings that are large in size is to introduce some icebreakers. For example: ask everyone to state their name, affiliation and location in the chat box and what they hope to get out of the meeting. Introduce some fun – or serious – live polls to allow everyone to express opinions and see where the group is at. You could plan for several such polls during the course of a meeting to maintain engagement levels. You can also ask speakers leading a meeting to pose questions for reaction in the chat box, and appoint someone to harvest and share the most interesting responses with the moderators or speakers.
- Note-taking: Assign note taking responsibility to someone who is not moderating, so the moderator can attend to the difficult business of moderating the discussion and managing the time with a firm hand. The note-taker can also quickly email the agenda and background materials to any participants who do not have them handy. A good practice may be to have a document for harvesting ideas and notes from all participants so they have a chance to contribute.
- Summarize action items: Clearly state at the end what the conclusions are, including any decisions or next steps. Also indicate when notes will be circulated and if you will be asking for comments on them. You can have a live google doc open so that participants can see what action items are being noted.
Managing Breakout Groups
If your group is large and you are finding a need to bring the whole group together while still having smaller group discussions, try the following methods:
- Decide how you want to divide participants into breakout groups or smaller teams ahead of time. Avoid creating groups on-the-fly. You may consider organizing groups along thematic or sector lines.
- Bluejeans, Google Meet, Jitsi, and Skype Meet all offer options for break out groups.
- For a more advanced workspace, use Zoom’s breakout rooms to place people into groups and LUMA Institute’s templates in MURAL to prepare a work area in advance. Tools like MURAL or Ideaflip provide an interactive whiteboard space that can be used much like post-its and flipcharts in in-person meetings.
- Appoint a lead facilitator or moderator for each breakout group and have them explain the participation mechanics and the objectives of the breakout session. If possible, ensure that there is back up support for the facilitator in case technical challenges are faced by the latter at any point during the meeting. Depending on time available and group size, all participants may be invited to introduce themselves briefly.
- Have everyone brainstorm ideas in a pre-workshop session where possible, then cluster and discuss. Working asynchronously- in advance – allows the team to use their time more efficiently.
- Remember that if you break the participants into subgroups for an activity, you may need to have them share their discussion with the broader group. Consider how that will affect the meeting time, decide who will do this and how.
- Ensure that you provide time reminders on when the breakout session will end and how participants can re-join the plenary/full group discussion.
Sharing Visual Content with your Group
It may sometimes be useful to share visuals or documents while you are facilitating a meeting. Some considerations are:
- Communicate the location where videos, PDFs, and other necessary files are stored. You can consider using google drive, Dropbox or Box. Try to send materials that will be used ahead of time.
- Practice the logistics beforehand: Get your core group of organizers/breakout room facilitators/note takers used to moving seamlessly between tools: from video conferencing to chats to documents and back, for instance.
- Collaborate, brainstorm, share artifacts and interact like you’re in the same room.
- Be mindful of accessibility needs. For people joining by phone for example, this may also include making sure you send presentations or documents via email first so that participants have time to download/print off anything they may need in advance. Make sure the facilitator is explaining anything that’s visual and bringing in phone participants to contribute to the session.
- Aim for simplicity – don’t overdo it with introducing too many visual elements, tool features, plugins into the meeting to avoid having to troubleshoot during the meeting.
Making Decisions With Your Group
If you are at the stage where you need to make decisions with your group – for example on selecting draft commitments for your action planAction plans are at the core of a government’s participation in OGP. They are the product of a co-creation process in which government and civil society jointly develop commitments to open governmen... – consider the following:
- Ensure you have a quorum among the participants who will join the call or are needed to make decisions. Complex topics with ambitious agendas have a better chance of success with fewer participants or with breakout groups. Straightforward topics involving fewer exercises still work with larger groups.
- For high-stakes decision making, prepare calls with key participants ahead of time to understand where agreement may be difficult. Shape the agenda to permit time for discussion where it’s required. Minimize presentation time and maximize discussion time. Decisions can be made by simple majority or voting by a fixed percentage of participants, on a consensus basis, a no objections basis, or conditional agreements subject to any changes agreed.
- Nonverbal communication goes away in remote workshops. How can you fill the gap? For a consensus vote, use webcams to get a “thumbs-up” from everyone or ask to see heads nodding in agreement. Emojis and GIFs in chats can enhance nonverbal communication too.
- Use a poll, or the built-in voting functionality in Poll Everywhere , Mentimeter , or MURAL . MURAL’s built-in voting functionality also speeds up the process and allows for additional rounds of voting. Results from multiple voting sessions can be quickly reviewed so everyone can clearly see how preferences changed over time.
- Be realistic about what can be managed in one session. If your agenda is long with multiple decisions needed, consider breaking up your meeting into a series of shorter sessions spread over a period.
Platform Considerations
There are many platforms to choose from based on the scope of the meeting, number of participants and features you need to help you to meet the objectives of your online meeting. A summary of this is provided in the Online Tools and Platforms page. A few important reminders are:
- Aim for simplicity and avoid platforms or tools that are hard to access in areas with low bandwidth or unreliable internet connections. Ensure that the platform and tools are appropriate for the technical abilitiesof those you hope to engage. Consider the appropriateness of the platform/tools based on devices you expect people will be using to access them (visual materials with lots of text for example are not ideal for mobile use).
- Whatever platform or tools you choose to use for your meeting, it is good practice to have an introductory video, demo, or clear guidance on all features of the platform or tool that will be used to ensure it is easy for participants to maintain interest in participation. An advanced practice might be to conduct user acceptance testing to get feedback on the tools to be used to anticipate troubleshooting needs or explore alternatives if acceptance rates are low.
- Consider security and privacy implications for each of these platforms as they vary. Ensure you look into this important aspect of online meetings in advance and adjust security and access settings as needed. As the host or organizer of a meeting, please also ensure that you create a safe space which is inclusive and free from online harassment.
- Virtual meetings or meetings of any kind are just one way, of many, to engage people. There are other ways to achieve participation, through surveys, polls, teleconferences, mobile surveys, social media engagement and face-to-face interactions.
- Ultimately, there are limits to what can be achieved online, even as there are many benefits to online engagement. It is not possible to simply take in-person meetings that were planned online without any adaptation for the medium and its restrictions. Similarly, not all conversations lend themselves well to online formats and might be better left for a time when face-to-face interactions are possible.
A lo largo del proceso de cocreación de OGP surgirá la necesidad de convocar a reuniones virtuales o presenciales, incluyendo sesiones abiertas o solo por invitación, reuniones de grupos temáticos y sesiones del foro multisectorial. A continuación presentamos una guía sobre cómo dirigir una reunión efectiva, incluyendo: 1) conducción de la reunión, 2) manejo de grupos de trabajo, 3) presentación de contenido visual, 4) toma de decisiones con el grupo y 5) consideraciones sobre plataformas.
Conducción de la reunión
Si estás conduciendo o liderando la reunión, aquí puedes encontrar consejos excelentes de la economista y experta en salud global, educación y evaluación, Ruth Levine. Deberás diseñar la sesión en función de la cantidad de participantes que esperas, por ejemplo discusión en plenaria o en grupos de trabajo. A continuación presentamos algunos consejos si estás organizando una discusión de grupo.
- Preparación: Establecer objetivos claros sobre lo que esperas obtener de la reunión virtual, qué esperas de los participantes y los resultados esperados, decisiones o seguimiento. Debes enviar, con al menos algunos días de antelación, la agenda, materiales de contexto, detalles e instrucciones sobre cómo acceder a la reunión y las características de la herramienta con las que los participantes deberán familiarizarse. Considera qué retos de acceso y ancho de banda podrían afectar la participación y, cuando sea posible, ofrece la opción de conectarse a través de un número telefónico sin costo.
- Planeación de logística: Asigna un coanfitrión o comoderador para la reunión (en reuniones grandes, asigna a varios) y establécelo en la plataforma si ésta solo permite que la reunión se mantenga o si solo se pueden utilizar ciertas funciones si el comoderador está en línea. Esto te puede ayudar si el anfitrión principal tiene problemas técnicos o pierde la conexión durante la llamada. Lo anterior se recomienda incluso si la plataforma que estás utilizando no tiene esta función. Con antelación deberás asignar roles y responsabilidades a todos los organizadores y deberás planear cómo se facilitará la reunión, qué hacer si alguien pierde la conexión, planes de entrada, manejo y salida de grupos de trabajo.
- Desarrollo de la agenda: Ofrecer la oportunidad de proponer cambios a la agenda al inicio de la reunión y mencionar si hay un espacio para “otros asuntos” al final. Comunícale a los participantes que pueden contactarte tras la reunión para sugerir temas que deberán ser atendidos en llamadas futuras o por correo electrónico.
- Explicación de la mecánica de la participación al inicio de la reunión: Aclara las reglas de participación al inicio de la reunión. Dependiendo de la cantidad de participantes y del objetivo de la reunión, todos o algunos participantes participarán en la discusión por audio o video. En reuniones con muchos participantes, las discusiones ocurrirán principalmente en el chat o en grupos de trabajo. Acláralo al inicio de la reunión. Inicia las llamadas mencionando que, cuando los participantes no estén interviniendo, deberán mantener sus micrófonos apagados. El moderador pedirá a los participantes que abran su micrófono cuando quieran participar. Pide a todos los participantes que incluyan su nombre en su perfil y explícales cómo hacerlo. Pídeles que mencionen su nombre y afiliación cuando participen. Promueve una participación constructiva y enfatiza que todos los participantes tienen la importancia de la responsabilidad colectiva de asegurar que el espacio sea incluyente y libre de acoso virtual.
- Maximización de la interacción: Se dice que el periodo de atención en una reunión virtual es de 45 minutos, pero éste se puede ampliar si las reuniones son más interactivas. Una forma efectiva de dar la oportunidad de participar a todos los asistentes es utilizando rompehielos. Por ejemplo, pide a todos los participantes que escriban su nombre, afiliación, ubicación y expectativas de la reunión en el chat. Incluye encuestas divertidas o serias en las que la gente puede expresar su opinión y analizar el estado de la participación. Puedes incorporar diversas encuestas a lo largo de la reunión para mantener a los asistentes interesados y pedir a los ponentes que hagan preguntas. Asigna a un miembro del equipo que dé seguimiento a las respuestas y comparta las más interesantes con los moderadores o ponentes.
- Toma de notas: Asigna a un miembro del equipo que no sea moderador la responsabilidad de tomar notas para asegurar que el moderador pueda dedicarse a moderar la discusión y manejar el tiempo con mano dura. El encargado de tomar notas puede también enviar la agenda y materiales a los participantes que no los tengan a la mano. Una buena práctica es tener un documento con ideas y notas de los participantes para darles la oportunidad de contribuir.
- Resumen de los puntos clave: Al final de la reunión, presenta claramente las conclusiones de la sesión, incluyendo las decisiones tomadas y siguientes pasos. Indica cuándo enviarás las notas y si solicitarás comentarios. Puedes crear un Google Doc en el que los participantes puedan observar las conclusiones registradas.
Manejo de grupos de trabajo
Si tu grupo es grande y consideras que es necesario reunir a todo el grupo, además de tener discusiones en grupos más pequeños, puedes intentar los siguientes métodos.
- Explica en dónde se ubican los videos, documentos en PDF y otros. Puedes utilizar Google Drive, Dropbox o Box. Intenta enviar los materiales antes de la sesión.
- Practica la logística con anterioridad. Asegúrate que tu equipo de organizadores, facilitadores y encargados de tomar notas puedan utilizar las herramientas sin problema, incluyendo las videoconferencias, el chat y los documentos.
- Colabora, haz lluvias de ideas y comparte artefactos como si estuvieran en el mismo espacio.
- Toma en consideración las diferentes necesidades de acceso. Por ejemplo, para las personas que se unen por vía telefónica, deberás enviar las presentaciones o documentos por correo electrónico con anterioridad para que puedan descargarlos o imprimirlos con tiempo. El facilitador deberá explicar los materiales visuales y pedir a los participantes que se unen por vía telefónica que participen en la sesión.
- Busca la simplicidad. No exageres utilizando demasiados elementos visuales o herramientas en la sesión para evitar problemas durante la reunión.
Toma de decisiones con el grupo
Si estás en la fase de toma de decisiones con el grupo, por ejemplo para seleccionar propuestas de compromisos para el plan de acción, toma en cuenta lo siguiente:
- Asegúrate de tener quórum entre los participantes que se unirán a la llamada o entre aquellos que son necesarios para tomar decisiones. Los temas complejos y las agendas ambiciosas tiene más posibilidad de ser atendidos correctamente con menos participantes o en grupos de trabajo. Los temas sencillos pueden funcionar con grupos más amplios.
- Cuando tomes decisiones de gran importancia, prepara llamadas con los participantes con anterioridad para evaluar si hay puntos de difícil acuerdo. En la agenda, destina el tiempo suficiente a la discusión, minimizando el tiempo de presentación y maximizando el espacio para discusión. Las decisiones pueden tomarse por mayoría simple, por un porcentaje establecido por los participantes, por consenso, por no objeción o por acuerdos condicionales sujetos a cambios.
- La comunicación no verbal no existe en los talleres virtuales. ¿Cómo puedes atender este vacío? Para los votos de consenso, utiliza las cámaras y pide a los participantes voten con el pulgar o asientan con la cabeza. Los Emojis y GIF también pueden ayudar a la comunicación no verbal.
- Utiliza las funciones de encuesta en Poll Everywhere, Mentimeter, y MURAL. La función de encuesta de MURAL acelera el proceso y permite varias rondas de votación. Puedes revisar rápidamente los resultados de varias sesiones para que los participantes puedan ver cómo han cambiado las preferencias con el tiempo.
- Sé realista sobre lo que puedes atender en una sesión. Si tu agenda es muy larga y debes tomar muchas decisiones, puedes organizar varias sesiones más breves.
Platform Considerations
Existen muchas plataformas para elegir dependiendo del alcance de la reunión, la cantidad de participantes y las funciones que necesitas para cumplir con los objetivos de la reunión virtual. Consulta la página de herramientas y plataformas virtuales para ver un resumen. Toma en cuenta lo siguiente:
- Busca la sencillez y evita las plataformas o herramientas cuando los participantes tengan poco acceso a internet. Asegúrate que la plataforma y las herramientas sean adecuadas para las capacidades técnicas de los participantes. La plataforma y herramientas deberán adecuarse al dispositivo que las personas utilizan (por ejemplo los materiales visuales con mucho texto no son ideales para quienes se conectan por su celular).
- Independientemente de la plataforma que elijas para tu reunión, es una buena práctica crear un video introductorio, demostración o instrucciones claras sobre las funciones de la plataforma o herramienta que utilizarás para asegurar que todos los participantes mantengan el interés. Una práctica avanzada es llevar a cabo pruebas de aceptación por los usuarios para obtener retroalimentación sobre las herramientas utilizadas para prepararte para cualquier problema o explorar alternativas si la tasa de aceptación es baja.
- Toma en cuenta las implicaciones de seguridad y privacidad de cada una de las plataformas. Asegúrate de revisar este aspecto con anterioridad y ajusta la configuración de seguridad según sea necesario. Como organizador o anfitrión de la reunión, asegúrate de crear un espacio seguro, incluyente y libre de acoso.
- Recuerda que las reuniones virtuales de cualquier tipo son solo una forma de involucrar a la gente. Existen otras formas de buscar la participación, por ejemplo a través de encuestas, teleconferencias, encuestas móviles, redes sociales e interacciones presenciales.
- Aunque los procesos virtuales tienen muchas ventajas, también tienen límites. No debes simplemente llevar la reunión presencial a un espacio virtual sin ninguna adaptación al medio y sus restricciones. Asimismo, no todas las conversaciones se prestan a formatos virtuales y deberán llevarse a cabo cuando sea posible organizar sesiones presenciales.
Tout au long du processus de co-création du PGO, il peut être nécessaire de convoquer des réunions virtuelles et en présentiel, y compris des réunions ouvertes ou sur invitation uniquement, des réunions de groupes de travail thématiques ou des réunions du Forum multi-intervenants du PGO. Les conseils suivants résument comment organiser une réunion virtuelle efficace, notamment: 1) l’animation ou la conduite d’une réunion 2) la gestion des groupes de discussion 3) le partage de contenu visuel avec votre groupe 4) la prise de décisions avec votre groupe et 5) les considérations relatives à la plateforme.
Animation ou conduite d’une réunion
Si vous animez ou dirigez une réunion, voici d’excellents conseils de l’économiste du développement et experte en santé mondiale, éducation et évaluation, Ruth Levine. Le nombre de participants influe sur la façon dont vous coordonnez les interactions, par exemple, la discussion de groupe par rapport aux groupes de discussion. Si vous organisez une discussion de groupe, certains des conseils les plus importants sont les suivants :
- Préparation : Ayez des objectifs très clairs concernant ce que vous voulez retirer de la réunion en ligne, ce que vous voulez que les participants fassent ou retiennent et les résultats, les décisions ou le suivi attendus. Envoyez les informations d’appel, les points spécifiques de l’ordre du jour, les documents de base, les détails de connexion et les instructions détaillées sur l’accès à la réunion en ligne et toutes les fonctionnalités de l’outil avec lequel les participants peuvent se familiariser au moins quelques jours à l’avance. Tenez compte des défis d’accessibilité et de bande passante que vos participants pourraient rencontrer et fournissez des options d’appel avec des numéros gratuits dans la mesure du possible.
- Planifier la logistique : Soyez accompagné d’un co-hôte ou co-modérateur (ou plusieurs pour les grandes réunions) affecté à la réunion et désignez-les comme tels si la plateforme que vous utilisez permet uniquement de poursuivre une réunion ou d’accéder à certaines fonctionnalités lorsqu’un co-modérateur est en ligne. Cela peut être utile si l’hôte principal rencontre des problèmes techniques ou quitte l’appel de manière inattendue.
Ceci est recommandé même s’il ne s’agit pas d’une caractéristique technique de la plateforme que vous utilisez. Convenez à l’avance des rôles et des responsabilités. Planifiez également à l’avance avec des animateurs et d’autres personnes qui vous aideront avec la logistique de la réunion la façon dont vous ferez l’animation, ce qui se passe si quelqu’un abandonne l’appel et les plans pour participer, gérer et quitter les petites séances en petits groupes.
- Élaboration du programme : Invitez tout ajout ou changement à l’ordre du jour au début d’une réunion; notez s’il y a une section « toute autre entreprise » à la fin. Rassurez les participants en leur disant qu’ils peuvent vous contacter hors ligne pour suggérer des sujets qui doivent être traités lors d’un prochain appel ou par le biais d’une série de courriels.
- Expliquer les mécanismes de participation au début de la réunion : Soyez clair dès le début quant aux règles de participation. Selon la taille et l’objectif de la réunion, tous les participants ou une partie d’entre eux peuvent être amenés à la discussion par audio ou vidéo. Pour les grandes réunions, les discussions peuvent avoir lieu principalement dans des boîtes de discussion ou des salles de réunion. Clarifiez cela au début de la réunion. Commencez chaque appel en notant que ceux qui ne parlent pas doivent mettre leur microphone ou leur téléphone en sourdine. Notez que le modérateur invitera les participants à réactiver le son et à parler ou à poser des questions. Demandez à tous les participants de se nommer dans leur profil d’utilisateur. Donnez-leur des instructions sur la façon de procéder. Demandez-leur de partager également leur nom et leur affiliation lorsqu’ils prendront la parole pour la première fois. Encouragez une participation constructive et insistez sur l’importance de la responsabilité collective pour garantir un espace sûr, inclusif et exempt de harcèlement en ligne.
- Maximiser les interactions : La durée d’attention typique d’une réunion en ligne serait de 45 minutes, ce qui peut être allongé en rendant les réunions en ligne plus interactives. Un bon moyen de donner à chacun la possibilité d’interagir lors de réunions de grande taille est de présenter des manières de briser la glace. Par exemple, demandez à chaque personne d’indiquer nom, affiliation et emplacement dans la boîte de discussion et ce qu’elle espère retirer de la réunion. Introduisez des sondages en direct amusants – ou sérieux – pour permettre à chacun d’exprimer ses opinions et de voir où se situe le groupe. Vous pouvez planifier plusieurs de ces sondages au cours d’une réunion pour maintenir les niveaux d’implication. Vous pouvez également demander aux orateurs qui dirigent une réunion de poser des questions pour obtenir une réaction dans la boîte de discussion et de nommer quelqu’un pour recueillir et partager les réponses les plus intéressantes avec les modérateurs ou les orateurs.
- Prise de notes : Attribuez la responsabilité de la prise de notes à quelqu’un qui ne modère pas, afin que le modérateur puisse s’occuper de la tâche difficile de modérer la discussion et de gérer le temps de main ferme. La personne qui prend les notes peut également envoyer rapidement l’ordre du jour et les documents d’information à tous les participants qui ne les ont pas à portée de main. Une bonne pratique peut être d’avoir un document pour recueillir les idées et les notes de tous les participants afin qu’ils aient une chance de contribuer.
- Résumer les éléments d’action : Indiquez clairement à la fin quelles sont les conclusions, y compris les décisions ou les prochaines étapes. Indiquez également quand les notes seront diffusées et si vous souhaitez obtenir des commentaires à leur sujet. Vous pouvez ouvrir un document google en direct afin que les participants puissent voir quels éléments d’action sont notés.
Gestion des groupes de discussion
Si vous avez un grand groupe et que vous éprouvez le besoin de rassembler tout le groupe tout en ayant des discussions en petits groupes, essayez les méthodes suivantes :
- Décidez si vous souhaitez diviser les participants en petits groupes ou en petites équipes à l’avance. Évitez de créer des groupes à la volée. Vous pouvez envisager d’organiser des groupes selon des lignes thématiques ou sectorielles.
- Bluejeans, Google Meet, Jitsi, et Skype Meet offrent tous des options pour les groupes de discussion.
- Pour un espace de travail plus avancé, utilisez les salles de discussion de Zoom pour placer les gens en groupes et les modèles du LUMA Institute dans MURAL pour préparer un espace de travail à l’avance. Les outils tels que MURAL ou Ideaflip fournissent un espace de tableau blanc interactif qui peut être utilisé un peu comme les post-its et les tableaux de papier dans les réunions en présentiel.
- Désignez un animateur ou un modérateur principal pour chaque groupe de discussion et demandez-leur d’expliquer les mécanismes de participation et les objectifs de la session de groupe. Si possible, assurez-vous qu’un soutien d’appoint soit disponible pour l’animateur au cas où des difficultés techniques seraient rencontrées par ce dernier à tout moment de la réunion. Selon le temps disponible et la taille du groupe, tous les participants peuvent être invités à se présenter brièvement.
- Demandez à tout le monde de faire une séance de remue-méninges lors d’une session pré-atelier, si possible, puis regroupez-vous et discutez. Travailler de manière asynchrone – à l’avance – permet à l’équipe d’utiliser son temps plus efficacement.
- N’oubliez pas que si vous divisez les participants en sous-groupes pour une activité, vous devrez peut-être les faire partager leur discussion avec le groupe au complet. Considérez comment cela affectera le temps de la réunion, décidez qui le fera et comment.
- Assurez-vous de fournir des rappels du temps restant avant la fin de la session en petits groupes et informez de la manière dont les participants peuvent rejoindre la discussion plénière.
Partage de contenu visuel avec votre groupe
Il peut parfois être utile de partager des visuels ou des documents lorsque vous animez une réunion. Certaines considérations :
- Communiquez l’emplacement où les vidéos, les PDF et les autres fichiers nécessaires sont stockés. Vous pouvez envisager d’utiliser Google Drive, Dropbox ou Box. Essayez d’envoyer le matériel qui sera utilisé à l’avance.
- Pratiquez la logistique à l’avance : faites en sorte que votre groupe principal d’organisateurs / animateurs de salle de réunion / preneurs de notes s’habituent à passer facilement d’un outil à l’autre : de la vidéoconférence aux espaces de discussion en passant par les documents et inversement, par exemple.
- Collaborez, réfléchissez, partagez des artefacts et interagissez comme si vous étiez dans la même pièce.
- Soyez attentif aux besoins d’accessibilité. Pour les personnes qui se joignent via téléphone, par exemple, cela peut également inclure de s’assurer que vous envoyez d’abord des présentations ou des documents par courriel afin que les participants aient le temps de télécharger / imprimer tout ce dont ils peuvent avoir besoin à l’avance. Assurez-vous que l’animateur explique tout ce qui est visuel et invite les participants au téléphone à contribuer à la session.
- Visez la simplicité – n’exagérez pas en introduisant trop d’éléments visuels, de fonctionnalités d’outils, de plugiciels dans la réunion pour éviter d’avoir à résoudre des problèmes au cours de la réunion.
Prise de décisions avec votre groupe
Si vous en êtes au stade où vous devez prendre des décisions avec votre groupe – par exemple sur la sélection des projets d’engagements pour votre plan d’action – tenez compte des points suivants :
- Assurez-vous d’avoir un quorum parmi les participants qui se joindront à l’appel ou qui sont nécessaires pour prendre des décisions. Les sujets complexes avec des programmes ambitieux ont plus de chances de réussir avec moins de participants ou avec des groupes de discussion. Les sujets simples impliquant moins d’exercices fonctionnent tout de même avec de plus grands groupes.
- Pour la prise de décision à enjeux élevés, préparez à l’avance les appels avec les principaux participants pour comprendre où un accord peut être difficile. Élaborez l’ordre du jour pour laisser le temps de discuter là où il est nécessaire. Réduisez le temps de présentation et maximisez le temps de discussion. Les décisions peuvent être prises à la majorité simple ou en votant par un pourcentage fixe de participants, sur une base consensuelle, sans objection ou des accords conditionnels sous réserve des modifications convenues.
- La communication non verbale disparaît dans les ateliers à distance. Comment pouvez-vous combler le vide? Pour un vote de consensus, utilisez les webcams pour obtenir un « pouce levé » de tout le monde ou demandez à voir les têtes hocher la tête en accord. Les emojis et les GIF dans les espaces de discussion peuvent également améliorer la communication non verbale.
- Utilisez un sondage ou la fonctionnalité de vote intégrée dans Poll Everywhere, Mentimeter, ou MURAL. La fonctionnalité de vote intégrée de MURAL accélère également le processus et permet des tours de vote supplémentaires. Les résultats de plusieurs sessions de vote peuvent être rapidement examinés afin que chacun puisse voir clairement comment les préférences ont changé au fil du temps.
- Soyez réaliste quant à ce qui peut être géré en une seule session. Si votre ordre du jour est long avec plusieurs décisions nécessaires, envisagez de diviser votre réunion en une série de sessions plus courtes réparties sur une certaine période.
Considérations relatives à la plateforme
Il existe de nombreuses plateformes parmi lesquelles choisir en fonction de la portée de la réunion, du nombre de participants et des fonctionnalités dont vous avez besoin pour vous aider à atteindre les objectifs de votre réunion en ligne. Un résumé de cela est fourni dans la page Outils et plateformes en ligne. Quelques rappels importants :
- Visez la simplicité et évitez les plateformes ou les outils difficiles d’accès dans les zones à faible bande passante ou avec des connexions Internet peu fiables. Assurez-vous que la plateforme et les outils sont adaptés aux capacités techniques de ceux que vous espérez mobiliser. Tenez compte de la pertinence de la plateforme / des outils en fonction des appareils qui vous croyez seront employés par les utilisateurs pour y accéder (les documents visuels contenant beaucoup de texte, par exemple, ne sont pas idéaux pour une utilisation mobile).
- Quelle que soit la plateforme ou les outils que vous choisissez d’utiliser pour votre réunion, il est recommandé d’avoir une vidéo d’introduction, une démonstration ou des instructions claires sur toutes les fonctionnalités de la plateforme ou de l’outil qui sera utilisé pour s’assurer qu’il soit facile pour les participants de maintenir leur intérêt quant à la participation. Une pratique avancée pourrait consister à effectuer des tests d’acceptabilité par les utilisateurs pour obtenir des commentaires sur les outils à utiliser afin d’anticiper les besoins en matière d’assistance technique ou d’explorer des alternatives si les taux d’acceptation sont faibles.
- Tenez compte des implications en matière de sécurité et de confidentialité pour chacune de ces plateformes car elles varient. Assurez-vous d’examiner à l’avance cet aspect important des réunions en ligne et ajustez les paramètres de sécurité et d’accès si nécessaire. En tant qu’hôte ou organisateur d’une réunion, veuillez également vous assurer de créer un espace sûr, inclusif et exempt de harcèlement en ligne.
- Les réunions virtuelles ou les réunions de toute nature ne sont qu’un moyen parmi tant d’autres de mobiliser les gens. Il existe d’autres moyens de parvenir à la participation, par le biais d’enquêtes, de sondages, de téléconférences, de sondages mobiles, de la mobilisation sur les réseaux sociaux et d’interactions en présentiel.
- Au final, il y a des limites à ce qui peut être réalisé en ligne, même s’il existe de nombreux avantages à la mobilisation en ligne. Il est impossible de simplement prendre des réunions en présentiel qui ont été planifiées en ligne sans aucune adaptation pour le support et ses restrictions. De même, toutes les conversations ne se prêtent pas bien aux formats en ligne et il serait préférable de les tenir à un moment où des interactions en face à face sont possibles.
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