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The Covid-19 crisis has caused disruptions to OGP co-creation processes in a majority of countries. Governments, civil society and other stakeholdersCivil society organizations (CSOs) are indispensable actors in the OGP process. Governments are required to engage with civil society toward a clear and open process of participation. Civil society ma... are looking for ways to keep dialogue and collaboration on open government going as they grapple with ‘social distancing’ and other safety measures that require rethinking of some of the conventional spaces and formats used for co-creation processes.
Civic participation is a core component of open government, and an essential element of the Open Government PartnershipThe Open Government Partnership (OGP) is a multi-stakeholder initiative focused on improving government transparency, ensuring opportunities for citizen participation in public matters, and strengthen... More (OGP) national and local action planAction plans are at the core of a government’s participation in OGP. They are the product of a co-creation process in which government and civil society jointly develop commitments to open governmen... cycles. All OGP members commit to developing their national or local plans through a multi stakeholder process, with the active engagement of citizens and civil society.
The OGP Participation and Co-creation Standards set forth basic expectations (the minimum of what is expected of a national OGP process) and a more ambitious standard that countries should strive to meet.OGP uses the International Association for Public Participation’s (IAP2) spectrum which progresses from inform through consult, involve, collaborate and finally empower in terms of levels of public participationGiving citizens opportunities to provide input into government decision-making leads to more effective governance, improved public service delivery, and more equitable outcomes. Technical specificatio..., as a guide for the levels of engagement in developing an OGP action plan. The standards recommend a combination of online and in-person engagement throughout the OGP cycle. While the level of public participation desired at different moments in the co-creation cycle can vary, members are expected to improve the quality of the overall OGP process in each cycle, complying with more of the advanced steps outlined in the Participation and Co-creation StandardsCollaboration between government, civil society and other stakeholders is at the heart of the OGP process. The Participation and Co-Creation Standards are intended to support this collaboration throug... and on the IAP2 Spectrum.
Recognizing that many OGP countries are considering ways in which parts of their co-creation process can be continued online in light of the Covid-19 disruptions, the OGP Support UnitThe OGP Support Unit is a small, permanent group of staff that work closely with the Steering Committee and the Independent Reporting Mechanism to advance the goals of the Open Government Partnership.... has compiled the following:
- This guide which provides countries seeking to continue part or all of their co-creation online process with some practical tips, a curated list of online tools and platforms, and country examples.
There are many things to consider in getting online engagement right: power dynamics, using the right methods and tools for the right purposes, clear communication and follow up, consideration of the needs of different audiences, the type and specificity of issues for which online engagement is used, and issues of access and inclusion to name a few. It is also important to consider security and privacy implications of online engagement tools and platforms as these vary. Users should adjust privacy, security and access policies and settings as needed. It is important to be clear and transparent about who owns what data, data retention, storage, and use policies. (Some good resources on this are included in the online tools and platforms section of this guide.) Similarly, for any online space, it is imperative for the administrators, hosts or organizers to ensure that these spaces are inclusive and free from online harassment.
There is no blueprint available for getting online engagement right – what works in one context or setting may not in another. Some issues are more appropriate to address through in-person convenings and therefore might be better tackled when such engagement is possible. Online engagement may also not work for all audiences.Our experience shows that smart combinations of the two – in-person and online, both grounded in principles of good engagement – deliver the best results.
This guide, which is part of OGP’s Open Response + Open Recovery campaign, aims to provide easy access to guidance, tools and resources on what might be useful or adaptable in a particular context to continue the OGP co-creation process and open government dialogue online. It draws from the expertise and experience of many OGP partners, and the lessons learned in OGP. The guide is by no means comprehensive but is hopefully a useful starting point which we plan to update periodically as new resources, experiences and insights from the OGP co-creation process and beyond come to light.
Ultimately, the approach and methods to be used in each context need to be tailored. If you would like to get tailored assistance, please contact your Support Unit point of contact who can help connect you to relevant partners and practitioners.
Who is this guide for?
The guide is for governments and civil society actors involved in OGP co-creation processes who are either looking for help in getting started with online co-creation, seeking to improve their current online co-creation practices at specific stages of the co-creation cycle, or seeing examples of what others are doing in this area. It can be applied for designing or convening the overall OGP co-creation process, or co-creating on specific thematic areas. It can also be a useful resource for any practitioner looking for guidance or ideas to get started on or improve online engagement, beyond OGP co-creation processes.
Note that many of the guiding principles provided in the modules also apply to in-person engagement, so the guide also serves as a reminder of these principles even for those who are not considering major changes to their OGP co-creation processes at this time.
How to use this guide?
- Understand the basics of getting started. See Questions to Consider Before Taking Your Co-creation Process Online for things to ask yourself as you are getting ready to start online co-creation. This module aims to help you determine what you want to get out of online engagement and clarify different stages of the co-creation cycle for which you can use online engagement.
- Understand when to use (online) engagement for the different stages of co-creation, some principles to remember at each stage, a summary of the types of tools, approaches or platforms that can be used – from low-tech options to more advanced platforms. This includes:
- Learn how to plan for and manage virtual meetings at any stage of co-creation, including OGP multi-stakeholder forums (MSF).
- Find some of the most commonly used online tools and platforms that can be used in different stages of co-creation, including platforms to host online meetings. This includes information on suggested uses, participant limits, whether the tool or platform is free or paid, and whether or not it is open source.
- Find examples on how countries and local governments are using online engagement either for co-creating their action plans or other participatory democracy initiatives. You can also find further guidance, if you would like to delve deeper into the world of online participation.
- If you are specifically looking for ideas for commitments to improve public participation and deliberation, particularly for response and recovery measures for COVID-19, please consult the Open Government Guide module on protecting participation and deliberation.
La crisis del COVID-19 ha desestabilizado los proceso de cocreación de OGP de la mayoría de los países. En ese contexto, los gobiernos, la sociedad civil y otros actores a están intentando mantener el diálogo y la colaboración en materia de gobierno abierto, pues el distanciamiento social y otras medidas exigen un replanteamiento de los espacios y formatos que convencionalmente se utilizaban en los procesos de cocreación.
La participación ciudadana es un componente esencial del gobierno abierto y de los procesos nacionales y locales de asociados a los ciclos de los planes de acción de OGP. Al incorporarse a OGP, sus miembros se comprometen a desarrollar planes de acción nacionales o locales a través de procesos multisectoriales y con la participación activa de la ciudadanía y la sociedad civil.
Los Estándares de participación y cocreación de OGP establecen los requisitos básicos (lo mínimo que se espera de los procesos nacionales de OGP) y un estándar más ambicioso que los países deberán aspirar a cumplir. Además, OGP utiliza el espectro de participación elaborado por la Asociación Internacional para la Participación Pública (IAP2), que abarca los niveles de participación – consultar, involucrar, colaborar y, finalmente, empoderar – a manera de lineamientos para la participación durante el desarrollo de planes de acción de OGP. Los estándares recomiendan implementar una serie de eventos presenciales y virtuales a lo largo del proceso de OGP. Aunque el nivel de participación pública deseada varía según la fase del ciclo de cocreación, los miembros deberán mejorar la calidad del proceso de OGP en cada ciclo y cumplir con los pasos más avanzados definidos por los Estándares de participación y cocreación y el espectro del IAP2.
Reconociendo que muchos miembros de OGP están trabajando en seguir organizando algunas fases de sus proceso de cocreación de forma virtual ante las restricciones asociadas al COVID-19, la Unidad de Apoyo OGP elaboró lo siguiente:
- Una referencia rápida a los Estándares de participación y cocreación que los actores deberán tomar en cuenta para los procesos virtuales de OGP. (Nota: lo anterior no reemplaza los Estándares de participación y cocreación).
- Esta guía, que ofrece consejos prácticos, una lista de herramientas y plataformas y ejemplos que pueden ser de utilidad a los países que están buscando continuar su proceso de cocreación, o algunas fases del mismo, de forma virtual.
Se han identificado una serie de elementos que es necesario tomar en consideración para asegurar el éxito de los procesos virtuales de cocreación: dinámicas de poder, uso de los métodos y herramientas adecuadas para los objetivos adecuados, comunicación y seguimiento claro y consideración de las necesidades de las diferentes audiencias, el tipo y especificidad de los temas para los que se utilizarán los procesos virtuales y problemas relacionados con el acceso y la inclusión, por mencionar algunos. Además, es necesario considerar las implicaciones de seguridad y privacidad de las plataformas y herramientas virtuales de participación. Será importante asegurar la claridad y transparencia al respecto a quién es dueño de qué datos y las políticas de retención, almacenamiento y uso. (En la sección de herramientas y plataformas puedes encontrar una serie de recursos al respecto.) Asimismo, los administradores y organizadores deberán crear espacios incluyentes y libres de acosos.
No existe un modelo único de cómo deben llevarse a cabo los procesos virtuales de participación, pues lo que funciona en un contexto podría no funcionar en otro. Algunos temas deberán ser abordados en persona, por lo que será mejor esperar a discutirlos cuando sea posible organizar reuniones presenciales. Además, los procesos virtuales no son adecuados para todas las audiencias. Según nuestra experiencia, los mejores resultados se alcanzan a través de una combinación de eventos presenciales y virtuales basados en los principios de la participación adecuada.
Esta guía forma parte de la campaña Respuesta abierta + Recuperación abierta de OGP y contiene lineamientos, herramientas y recursos que podrían ser útiles para continuar los procesos de cocreación de OGP y las discusiones en materia de gobierno abierto en espacios virtuales. Fue diseñada a partir del conocimiento y la experiencia de muchos socios, así como las lecciones aprendidas gracias a las experiencias de OGP. Aunque esta guía no es exhaustiva, representa una base que actualizaremos periódicamente con recursos, experiencias y reflexiones adicionales que surjan de los procesos de cocreación de OGP.
Cabe mencionar que las estrategias y métodos propuestos deberán ser ajustados a los contextos locales. Si te interesa tener asistencia personalizada, por favor comunícate con tu contacto de la Unidad de Apoyo, quien te ayudará a contactar a los socios relevantes.
¿A quién está dirigida esta guía?
Esta guía está dirigida a los actores de gobierno y la sociedad civil que participan en los procesos de cocreación de OGP y que requieren de asistencia para iniciar sus procesos de cocreación, mejorar sus procesos en fases puntuales del ciclo del proceso de cocreación o buscar ejemplos de casos similares. Puede aplicarse para diseñar o convocar el proceso de cocreación de OGP en general o áreas temáticas puntuales. Además, puede ser útil para quienes estén buscando ideas sobre cómo iniciar o mejorar procesos virtuales de participación, más allá de los procesos de cocreación de OGP.
Cabe mencionar que muchos de los principios orientadores de los módulos también aplican para las reuniones presenciales, por lo que la guía representa un recordatorio de dichos principios incluso para quienes no están considerando realizar cambios significativos a sus procesos de cocreación en este momento.
¿Cómo utilizar esta guía?
- Conocer la información básica. En tu proceso de preparación del proceso virtual de cocreación, responde las Preguntas a considerar antes de llevar el proceso de cocreación a un espacio virtual. Este módulo te ayudará a determinar tus objetivos del proceso virtual y a identificar las diferentes fases del ciclo de cocreación en las que se pueden utilizar espacios virtuales.
- Saber cuándo utilizar espacios virtuales en las diferentes fases del ciclo de cocreación, algunos principios que deberás recordar en cada fase y un resumen de los tipos de herramientas, métodos y plataformas que pueden utilizarse – desde opciones de baja tecnología hasta plataformas más avanzadas, incluyendo:
- Saber cómo planear y administrar reuniones virtuales durante todas las fases del proceso de cocreación, incluyendo los foros multisectoriales.
- Conocer las herramientas y plataformas más comunes que podrán ser utilizadas en las diferentes fases del ciclo de cocreación, incluyendo plataformas para organizar reuniones virtuales. Incluye usos sugeridos, límite de participantes, si tienen costo y si son de acceso abierto.
- Encontrar ejemplos sobre otros países y gobiernos locales que están utilizando herramientas virtuales para la cocreación de planes de acción o en el marco de otras iniciativas de democracia. Además, puedes encontrar orientación adicional si quieres profundizar en la participación virtual.
- Si estás buscando ideas de compromisos para mejorar la participación y deliberación pública, en particular sobre medidas de respuesta y recuperación en el marco del COVID-19, por favor consulta el módulo de la Guía de gobierno abierto sobre protección de la participación y la deliberación.
La crise de la Covid-19 a perturbé les processus de co-création du PGO dans la majorité des pays. Les gouvernements, la société civile et d’autres parties prenantes cherchent des moyens de maintenir le dialogue et la collaboration quant au gouvernement ouvert, alors qu’ils se battent avec la « distanciation sociale » et d’autres mesures barrières qui nécessitent de repenser certains des espaces et formats conventionnels utilisés dans les processus de co-création.
La participation civique est une composante essentielle du gouvernement ouvert et un élément essentiel des cycles des plans d’action nationaux et locaux du Partenariat pour un gouvernement ouvert (PGO). Tous les membres du PGO s’engagent à développer leurs plans nationaux ou locaux à travers un processus multipartite, avec la mobilisation active des citoyens et de la société civile.
Les Normes de participation et de co-création du PGO définissent des attentes de base (le minimum requis pour un processus national du PGO) et une norme plus ambitieuse que les pays devraient s’efforcer de respecter. Le PGO a recours au spectre de l’Association internationale pour la participation publique (IAP2) qui passe de l’information à la consultation, à l’implication, à la collaboration et enfin à la responsabilisation en termes de niveaux de participation du public, tel un guide pour les niveaux d’implication dans l’élaboration d’un plan d’action du PGO. Les normes recommandent une combinaison de collaboration en ligne et en présentiel tout au long du cycle du PGO. Bien que le niveau de participation du public souhaité à différents moments du cycle de co-création puisse varier, il est prévu que les membres améliorent la qualité du processus global du PGO à chaque cycle, en se conformant davantage aux étapes avancées décrites dans les Normes de participation et de co-création et le Spectre IAP2.
Reconnaissant que de nombreux pays du PGO envisagent des moyens de poursuivre en ligne certaines parties de leur processus de co-création compte tenu des perturbations dues à la Covid-19, l’Unité de soutien du PGO a compilé les éléments suivants :
- Une référence rapide aux Normes de participation et de co-création avec des exigences clés que les parties prenantes doivent garder à l’esprit pour les processus du PGO en ligne. (Remarque: cela ne remplace pas les Normes de participation et de co-création.)
- Ce guide fournit aux pays qui souhaitent poursuivre une partie ou la totalité de leur processus de co-création en ligne des conseils pratiques, une liste organisée d’outils et de plateformes en ligne et des exemples de pays.
Il y a beaucoup de paramètres à considérer pour obtenir un bon engagement en ligne : la dynamique du pouvoir, l’utilisation des bonnes méthodes et des bons outils aux bonnes fins, une communication et un suivi clairs, la prise en compte des besoins des différents publics, le type et la spécificité des questions pour lesquelles l’engagement en ligne est utilisé, et les problèmes d’accès et d’inclusion, pour n’en nommer que quelques-uns. Il est également important de prendre en compte les implications en matière de sécurité et de confidentialité des outils et des plateformes d’engagement en ligne, car ceux-ci varient. Les utilisateurs doivent ajuster les politiques et les paramètres de confidentialité, de sécurité et d’accès selon les besoins. Il est important d’être clair et transparent quant aux propriétaires des données, la conservation des données, le stockage et les politiques d’utilisation. (Quelques bonnes ressources à ce sujet se trouvent dans la section outils et plateformes en ligne de ce guide.) De même, pour tout espace en ligne, il est impératif que les administrateurs, hôtes ou organisateurs s’assurent que ces espaces soient inclusifs et exempts de harcèlement en ligne.
Il n’y a pas de modèle disponible pour obtenir un bon engagement en ligne – ce qui fonctionne dans un contexte peut ne pas fonctionner dans un autre. Il est plus approprié de traiter certaines questions par le biais de réunions en présentiel; elles pourraient donc être mieux abordées lorsqu’un tel engagement est possible. L’engagement en ligne peut également ne pas fonctionner pour tous les publics. Notre expérience démontre que des combinaisons intelligentes des deux – en présentiel et en ligne, toutes deux fondées sur des principes de bon engagement – fournissent les meilleurs résultats.
Ce guide, qui fait partie de la campagne Réponse ouverte + Récupération ouverte du PGO, vise à fournir un accès facile à des conseils, des outils et des ressources sur ce qui pourrait être utile ou personnalisable dans un contexte particulier pour poursuivre le processus de co-création du PGO et ouvrir le dialogue gouvernemental en ligne. Il tire parti de l’expertise et de l’expérience de nombreux partenaires du PGO et des enseignements tirés du PGO. Le guide n’est en aucun cas complet, mais il est à espérer qu’il représente un point de départ utile que nous prévoyons mettre à jour périodiquement au fur et à mesure que de nouvelles ressources, expériences et idées provenant du processus de co-création du PGO apparaîtront.
En fin de compte, l’approche et les méthodes à utiliser dans chaque contexte doivent être adaptées. Si vous souhaitez obtenir une assistance personnalisée, veuillez communiquer avec votre point de contact au sein de l’Unité de soutien du PGO qui peut vous aider à entrer en contact avec les partenaires et professionnels concernés.
À qui s’adresse ce guide?
Le guide est destiné aux gouvernements et aux acteurs de la société civile impliqués dans les processus de co-création du PGO qui cherchent de l’aide pour démarrer la co-création en ligne, améliorer leurs pratiques actuelles de co-création en ligne à des étapes spécifiques du cycle de co-création ou voir des exemples de ce que font les autres dans ce domaine. Il peut être utilisé pour concevoir ou organiser le processus global de co-création du PGO, ou co-créer quant à des domaines thématiques spécifiques. Il peut également servir de ressource utile pour tout professionnel à la recherche de conseils ou d’idées pour débuter ou améliorer la collaboration en ligne, au-delà des processus de co-création du PGO.
Prenez note que bon nombre des principes directeurs fournis dans les modules s’appliquent également à la collaboration en présentiel, donc le guide sert également de rappel de ces principes, même pour ceux qui n’envisagent pas de changements majeurs à leurs processus de co-création du PGO pour le moment.
Comment utiliser ce guide?
- Comprenez les bases du démarrage. Référez-vous aux Questions à considérer avant de transposer en ligne votre processus de co-création pour savoir ce que vous devez vous demander lorsque vous vous préparez à démarrer la co-création en ligne. Ce module vise à vous aider à déterminer ce que vous souhaitez retirer de la mobilisation en ligne et à clarifier les différentes étapes du cycle de co-création pour lesquelles vous pouvez utiliser la participation en ligne.
- Comprenez quand utiliser la mobilisation (en ligne) pour les différentes étapes de la co-création, certains principes à retenir à chaque étape, un résumé des types d’outils, les approches ou les plateformes qui peuvent être utilisées – des options à faible technicité aux plateformes plus avancées. Ceci comprend:
- Apprenez à planifier et à gérer des réunions virtuelles à toutes les étapes de la co-création, y compris les forums multi-intervenants du PGO (FMI).
- Trouvez certains des outils et plateformes en ligne les plus couramment utilisés pouvant être employés à différentes étapes de la co-création, y compris des plateformes d’hébergement de réunions en ligne. Cela inclut des informations sur les utilisations suggérées, les limites des participants, si l’outil ou la plateforme est gratuit ou payant, et s’il est en code source ouvert.
- Trouvez des exemples sur la façon dont les pays et les gouvernements locaux utilisent la collaboration en ligne pour co-créer leurs plans d’action ou d’autres initiatives de démocratie participative. Vous pouvez également trouver des conseils supplémentaires si vous souhaitez vous plonger dans le monde de la participation en ligne.
- Si vous cherchez de manière spécifique des idées d’engagements pour améliorer la participation et la délibération du public, en particulier pour les mesures de réponse et de récupération face à la COVID-19, veuillez consulter le module du Guide du gouvernement ouvert en matière de protection de la participation et de la délibération.
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Spanish
Aminu DanMalam Reply
Excellent indeed