Identifying Problems and Priorities for the Action PlanAction plans are at the core of a government’s participation in OGP. They are the product of a co-creation process in which government and civil society jointly develop commitments to open governmen...
There are a number of online engagement approaches that can be used to identify problems or priorities that citizens or specific target audiences face that can be addressed in whole or part by adopting open government approaches. Online engagement can also be used to surface ideas for solutions or commitments, gather evidence to support or rule out potential commitments or solutions, or gauge preferences between one or more ways to tackle a specific policy problem.
Guiding principles to identify problems and priorities
- Prior to public engagement, conduct awareness raising on what open government is, and share information on your country’s participation in OGP, links to previous plans, type of contributions you are seeking (new ideas, feedback on existing, or a mix of both), information on how contributions will be taken forward, and contact information for getting further data or details.Ensure all the above information is available and disseminated through multiple channels (social media, email lists, newsletters, radio, TV or print media where feasible, government websites, email list serves and through networks of stakeholders) and on the platform or tool you will be using for crowdsourcing.
- Don’t build it and assume they will come. Develop an outreach and engagement strategy to reach the audiences you are seeking to engage. For example, if you are hosting a survey or discussion forum on your OGP website, think about ways to let new audiences know about the existence of the opportunities to engage (e.g. social media, most frequently used government websites and the main government website, radio or newspaper announcements, email list serves, or newsletters). The Government of New Zealand has developed a useful resource on how to develop an online engagement strategy that is worth consulting.It is good practice to have an introductory video, demo, or clear guidance on all features of the platform or tool that will be used to ensure it is easy for participants to maintain interest in participation. An advanced practice might be to conduct user acceptance testing to get feedback on the tools to be used to anticipate troubleshooting needs or explore alternatives if acceptance rates are low.
If there are specific communities who have not yet been involved but who are directly impacted by this potential commitmentOGP commitments are promises for reform co-created by governments and civil society and submitted as part of an action plan. Commitments typically include a description of the problem, concrete action..., additional outreach may be needed in advance of the engagement period to ensure they are well briefed and prepared to participate fully in the online process. A good practice is to take the process to spaces where those communities engage, in-person (when safe to do so) or online, rather than expecting them to come to spaces created specifically for OGP co-creation processes.
- Decide on the questions you want to ask, the problems you want to solve, who you want to engage, and then decide on the tools or approaches you want to use. When asking the questions, think about the kinds of outputs you want and then choose whether you pose open ended questions, provide multiple choices, or use structured templates. For example, asking audiences who have previously not engaged with OGP to come up with specific commitment ideas (especially using the template!) may result in unactionable insights or incomplete information. It may be better to ask them to identify the main challenges they face in interacting with the government or accessing services, or suggest areas where they think improved access to information, opportunities for participation in policy making or holding their governments accountable might lead to improvements in their work or wellbeing. You can also give some thought to what stimulus you give people to kickstart their thinking. You can sequence questions, starting with broad, general, open-ended questions that seek top-of-the-mind responses and then introduce more focussed questions where you want to get people to think in more specific terms. For specialized audiences who have some prior knowledge of the policy landscape, you can ask for specific policy proposals. Ideally OGP co-creation processes will include a blend of both. You could also target your content to the interest of specific groups, especially if they have not been engaged in OGP co-creation processes before
- Communicate clearly with your audience about how their contributions will be considered in developing the action plan and what to expect next in the co-creation processCollaboration between government, civil society and other stakeholders (e.g., citizens, academics, private sector) is at the heart of the OGP process. Participating governments must ensure that a dive... and how they might engage in the future. Also communicate clearly whether contributions or inputs received will be published and how you will close the loop on how inputs received relate to draft or final commitments in the action plan.
- Plan to develop ideas. Initial ideas received through crowdsourcing or consultation meetings and workshops targeted at a non-specialized audience may not always be exactly what is needed to develop commitments but can be further honed through follow up processes. For example: public consultations might yield responses pointing to problems citizens face but not necessarily the policy solutions. These ideas can however be shared with those who have specialized knowledge on open government to identify how transparencyAccording to OGP’s Articles of Governance, transparency occurs when “government-held information (including on activities and decisions) is open, comprehensive, timely, freely available to the pub... More, accountability or participation might contribute towards solving those problems and suggest relevant commitments.
- Be diverse and inclusive. While crowdsourcing, consultation meetings and workshops, or deliberation can be targeted to specific audiences, it is important to ensure that these processes reach a diverse group, including those usually left out of these processes. Think about what groups and networks you are connected to that can help engage audiences you are unable to reach directly and secure their support in getting the word out. In some circumstances, lack of internet access or fluency may prevent participation of specific communities, so consider additional complementary methods of reaching and consulting these groups.
- Agree how contributions will be considered: It is important to have a clear plan how contributions received will be considered, synthesised, clustered and narrowed down to identify potential commitments for further development and consideration in subsequent stages of the co-creation process. This includes planning how, when and by whom this will be done and ensuring that sufficient time and resources are allocated for this process.
- Close the feedback loop: It is important to let participants know how their contributions were eventually used. This can be done through a combination of emails, providing an update on the platform where your crowdsourcing exercise was hosted, incorporating this into the final action plan or policy document and sharing it with networks who can help reach those who contributed in earlier phases, or organizing follow up meetings.It is important to note both – what contributions were considered and taken forward, and what couldn’t be taken forward and why. Needless to say, if hundreds or thousands of contributions were received through the process, these can be clustered based on common themes, sectors, suggestions while closing the feedback loop. This is considered a ‘reasoned response’ in the OGP Participation and Co-Creation StandardsCollaboration between government, civil society and other stakeholders is at the heart of the OGP process. The Participation and Co-Creation Standards are intended to support this collaboration throug....
Online methods for identifying problems and priorities
Identifying problems, priorities or solutions can be done through one or more of the following online (and in-person) engagement methods: crowdsourcing, prototyping, meetings and workshops, prioritization, as well as deliberative processes that combine these methods to allow groups to weigh evidence, make trade-offs and decide priorities in going from a broad set of problems, priorities and possible solutions to a narrower set of ideas or potential commitments.
Crowdsourcing is a popular approach for identifying the initial long list of problems and solutions an OGP action plan can address and typically involves engaging large, relatively open groups of people at the start of co-creation. Crowdsourcing can entail a uniform approach for engaging all target audiences or customizing it for specific groups and needs. It can start with a broad scope and be narrowed down through iterative phases of crowdsourcing.
Many OGP countries use online tools for crowdsourcing to generate an initial long list of ideas and proposals at the start of the OGP co-creation process. For example, Armenia ran a crowdsourcing process to collect ideas for commitments from CSOs, experts, citizens, and public officials via an online tool for its third Action Plan. Lithuania is holding online consultations for the 2020 OGP action plan through this portal, and so is New Zealand through this portal. The UK Government’s Open Policy Making toolkit offers a set of guidelines on how to think about online crowdsourcing. Some adapted excerpts are presented below.
When to use crowdsourcing
- To understand what the general public or specific groups would like to see reflected in the OGP action plan.
- To seek expertise from a range of stakeholders on possible policy solutions to problems or priority areas identified.
- To improve on a set of initial ideas for potential commitments by consulting the general public, or specific stakeholder groups.
Online tools for crowdsourcing
- Email: easy and cheap, but only allows you to engage primarily with those who are already part of your network
- Social media: good for polling, getting pulse checks or setting up private or public forums for discussion, such as Twitter, LinkedIn or Facebook
- Online surveys: helps reach wider audiences and provide structured data on survey responses and respondents.
- Discussion forums, bespoke platforms, dedicated or third-party websites: More sophisticated platforms like CitizenOS or Consul offer multiple features. Third-party sites like Reddit offer discussion forums.
- Options in low-tech or low bandwidth environments: telephone/mobile surveys, teleconferencing or sending questionnaire forms on MS-Word or similar programs that can be filled out without needing uninterrupted connection to the internet.
A combination of the above crowdsourcing tools can be used to generate ideas and proposals. These can be used in tandem with other approaches including online or in-person consultation meetings or workshops, prioritization process, and deliberation to narrow down a broad range of contributions to a set of potential ideas for commitments that can be further developed through subsequent stages of the co-creation process.
For a more detailed list of online tools and platforms used at the ideation stage, please CLICK HERE.
Identificar problemas y prioridades para el plan de acción
Existe una serie de métodos de participación virtual que pueden ser utilizados para identificar los problemas o prioridades de la ciudadanía que pueden ser abordados, ya sea en su totalidad o en parte, a través de métodos de gobierno abierto. La participación virtual también puede ser útil para identificar ideas de soluciones o compromisos, reunir evidencia para apoyar o descartar compromisos o soluciones o seleccionar formas de abordar problemas de política en particular.
Principios rectores para identificar problemas y prioridades
- Antes de iniciar tu proceso de participación, debes llevar a cabo acciones de sensibilización sobre gobierno abierto y difundir información sobre la participación de tu país en OGP, enlaces a los planes anteriores, el tipo de contribución que estás solicitando (nuevas ideas, retroalimentación sobre ideas anteriores o ambas), información sobre cómo se adoptarán las contribuciones e información de contacto para mayor información.Deberás poner esta información a disposición del público a través de diversos canales (redes sociales, correo electrónico, boletines, radio, televisión, prensa, sitios web del gobierno y a través de redes y actores, así como en la plataforma o herramienta que utilizarás.
- No es suficiente desarrollar la plataforma y dar por sentado que la gente participará. Debes desarrollar una estrategia de difusión para las audiencias que buscas involucrar. Por ejemplo, si preparaste una encuesta o foro de discusión en el sitio web de OGP, deberás informar al público objetivo (por ejemplo en redes sociales, sitios web del gobierno más utilizados, el sitio web principal del gobierno, radio o prensa, correo electrónico o boletines). El Gobierno de Nueva Zelanda publicó un recurso sobre cómo desarrollar estrategias virtuales de participación que puede ser de mucha utilidad.
Es conveniente crear un video introductorio, una demostración o explicación sobre todas las funciones de la plataforma o herramienta para asegurar que los participantes se mantengan interesados. Además, podrías realizar pruebas de las herramientas y obtener retroalimentación para anticipar problemas o identificar alternativas si la tasa de aceptación es baja. Si identificas comunidades que no han participado, pero que se verán afectadas directamente por el compromiso potencial, será necesario llevar a cabo una estrategia de comunicación adicional antes de los eventos para asegurar que tienen la información necesaria para participar en el proceso de forma adecuada. Es conveniente llevar el proceso a espacios que las comunidades utilizan, ya sea en persona (cuando se seguro) o en línea y no esperar que ellos participen en espacios creados específicamente para el proceso de cocreación de OGP.
- Identifica las preguntas que quieres plantear, los problemas que quieres resolver, a quién quieres involucrar y decide qué herramientas o métodos quieres utilizar. Cuando plantees preguntas, piensa qué tipo de respuesta quieres obtener; así podrás elegir el tipo de pregunta: abiertas, opción múltiple o con plantillas estructuradas. Por ejemplo, si pides a grupos que antes no han participado en OGP que identifiquen ideas de compromisos, podrías obtener información poco práctica o incompleta. Probablemente sea más conveniente pedirles que identifiquen los retos principales asociados a su interacción con el gobierno o con los servicios o que sugieran áreas en donde identifican la necesidad de mejorar el acceso a la información o que identifiquen oportunidades de participación en el diseño de políticas o en las que podrían exigir a sus gobiernos mejoras en su bienestar. Puedes ayudar a la gente para detonar sus ideas. Por ejemplo, podrías definir una secuencia de las preguntas, empezando por preguntas generales y abiertas y seguir con preguntas más específicas. Si estás trabajando con grupos especializados con conocimiento sobre el contexto de política, puedes solicitar propuestas de política específicas. También podrías preparar el contenido al interés de grupos en específico, en particular si no han participado en los procesos anteriores de cocreación de OGP.
- Explica claramente a tu audiencia cómo tomarás en consideración sus contribuciones para el desarrollo del plan de acción, cuáles son las siguientes fases del proceso de cocreación y cómo pueden participar en ellos. Además, explica claramente si las contribuciones y aportes recibidos serán publicamos y cómo se relacionan con los compromisos del plan de acción.
- Crear planes para el desarrollo de ideas. Las ideas que inicialmente recibiste a través de procesos públicos o de reuniones de consulta y talleres dirigidos a las audiencias no especializadas no siempre serán exactamente lo que necesitas para desarrollar compromisos, pero puedes afinar sus aportes en procesos de seguimiento. Por ejemplo, las consultas públicas pueden identificar los problemas que afectan a la ciudadanía, pero no necesariamente las soluciones de política correspondientes. Sin embargo, estas ideas pueden compartirse con actores que tienen conocimiento especializado sobre gobierno abierto para identificar de qué forma la transparencia, rendición de cuentas o participación pueden contribuir a resolver los problemas identificados y así establecer compromisos relevantes.
- Asegura diversidad e inclusión. Si bien las consultas, reuniones y talleres pueden estar diseñados específicamente para ciertos grupos en particular, es importante asegurar que los procesos incorporen a un grupo diverso, incluso a aquellas personas que usualmente son excluidas. Identifica a los grupos y redes con los que tienes contacto y que podrían ayudar a involucrar a grupos a los que no puedes contactar directamente y solicita su apoyo para difundir el mensaje. En algunos casos, la falta de interés o fluidez puede limitar la participación de ciertas comunidades, por lo que deberás considerar utilizar métodos complementarios para contactar y consultar a dichos grupos.
- Define y acuerda cómo se considerarán las contribuciones: Es importante tener un plan sobre cómo tomarás en consideración, sintetizarás, agruparás y acotarás los aportes para identificar los compromisos potenciales que serán llevados a las siguientes fases del proceso de cocreación. Lo anterior incluye planear cómo, dónde y con quién se llevará a cabo el proceso y asegurar asignar suficiente tiempo y recursos al mismo.
- Cierra el ciclo de retroalimentación: Es importante que los participantes sepan cómo serán utilizadas sus contribuciones. Lo anterior puede realizarse a través de correos electrónicos, en la plataforma que utilizaste para el proceso participativo, incorporándolo en el plan de acción o documento de política final y compartiéndolo con las redes que pueden, a su vez, compartirlo con los grupos que participaron en las fases iniciales o a través de reuniones de seguimiento. Es importante mencionar tanto las contribuciones que fueron adoptadas, como aquellas que no y por qué. Si recibiste cientos o miles de contribuciones a lo largo del proceso, éstas pueden ser agrupadas por tema o sector. Según los Estándares de participación y cocreación, esto es considerada una respuesta fundamenta.
Métodos digitales para la identificación de problemas y prioridades
La identificación de problemas, prioridades o soluciones puede llevarse a cabo a través de uno o más de los siguientes métodos virtuales (y de forma presencial): colaboración abierta, prototipos, reuniones y talleres, ejercicios de priorización y procesos de deliberación a través de los cuales algunos grupos pueden aportar evidencias, identificar ventajas y desventajas y definir prioridades, partiendo de una problemática, prioridades y posibles soluciones hasta una lista acotada de ideas y compromisos potenciales.
La colaboración abierta es un método popular para la identificación de una lista inicial de problemas y soluciones que los planes de acción de OGP pueden abordar. Frecuentemente implica la participación de un grupo amplio y relativamente abierto de personas al inicio del proceso de cocreación. La colaboración abierta puede implicar un método uniforme para la participación de todos los públicos metas o la personalización a ciertos grupos y sus necesidades. Puede iniciar de forma amplia y acotarse en las fases iterativas del proceso.
Muchos miembros de OGP han utilizado herramientas digitales para identificar una lista inicial de ideas y propuestas al inicio del proceso de cocreación de OGP. Por ejemplo, para el diseño de su tercer plan de acción, Armenia organizó un proceso de colaboración abierta para solicitar ideas de compromisos a OSC, expertos, ciudadanos y funcionarios a través de una herramienta digital. Lituania y Nueva Zelanda están llevando a cabo consultas virtuales para el diseño de su plan de acción del 2020 a través de portales virtuales. La caja de herramientas para el diseño abierto de políticas del Reino Unido incluye una serie de lineamientos para los procesos virtuales de colaboración abierta en espacios virtuales. A continuación presentamos algunos fragmentos adaptados al proceso de OGP.
Cuándo utilizar la colaboración abierta
- Para saber lo que el público en general o ciertos grupos quisieran ver reflejado en el plan de acción de OGP.
- Para capturar el conocimiento de actores sobre posibles soluciones de política a problemas y áreas prioritarias.
- Para refinar una lista preliminar de compromisos potenciales, consultando al público en general o a ciertos grupos en particular.
Herramientas digitales para la colaboración abierta
- Correo electrónico: es fácil y de bajo costo, pero solo te permite establecer contacto principalmente con quienes ya forman parte de tu red.
- Redes sociales: son útiles para crear encuestas, sondeos o foros públicos o privados de discusión. Algunos ejemplos son Twitter, LinkedIn o Facebook.
- Encuestas en línea: pueden llegar a una audiencia más amplia y reunir datos estructurados.
- Foros de discusión, plataformas personalizadas, sitios web especializados o de terceros: Algunas plataformas más especializadas como CitizenOS o Consul ofrecen funciones adicionales. Puedes utilizar foros de discusión como Reddit.
- Opciones de baja tecnología o poco ancho de banda: encuestas por teléfono o por celular, teleconferencias o encuestas en Word o programas similares que no requieran de acceso ininterrumpido a internet.
Puedes utilizar una combinación de estas plataformas para identificar ideas y propuestas. Éstas puede ser utilizadas en conjunto con otros métodos, incluyendo reuniones de consulta o talleres presenciales o virtuales y procesos de priorización y deliberación para acotar una primera lista de contribuciones y generar una serie de ideas o compromisos potenciales que pueden desarrollarse con mayor detalle en las fases subsecuentes del proceso de cocreación.
Para consultar una lista más detallada de herramientas y plataformas digitales en la fase de identificación de ideas, haz clic aquí.
Identification des problèmes et des priorités du plan d’action
Il existe un certain nombre d’approches de participation en ligne qui peuvent être utilisées pour identifier les problèmes ou les priorités auxquels sont confrontés les citoyens ou des publics cibles spécifiques, qui peuvent être traités en tout ou en partie en adoptant des approches de gouvernement ouvert. La mobilisation en ligne peut également être utilisée pour faire émerger des idées de solutions ou d’engagements, recueillir des preuves pour soutenir ou exclure des engagements ou des solutions potentiels, ou évaluer les préférences entre une ou plusieurs façons de résoudre un problème politique spécifique.
Principes directeurs d’identification des problèmes et des priorités
- Avant la mobilisation du public, menez une campagne de sensibilisation sur ce qu’est un gouvernement ouvert et partagez des informations sur la participation de votre pays au PGO, les liens vers les plans précédents, le type de contributions que vous recherchez (nouvelles idées, rétroaction sur ce qui existe ou un mélange des deux), des informations sur la manière dont les contributions seront développées et les coordonnées pour obtenir des données ou des détails supplémentaires.
Assurez-vous que toutes les informations ci-dessus sont disponibles et diffusées par le biais de canaux multiples (médias sociaux, listes de diffusion, bulletins d’information, radio, télévision ou presse écrite si possible, sites Web gouvernementaux, services de listes de diffusion et via des réseaux de parties prenantes) et sur la plateforme ou l’outil que vous utiliserez pour l’externalisation.
- Gardez-vous de croire que si vous le construisez, les gens viendront. Élaborez une stratégie de sensibilisation et de mobilisation pour atteindre les publics que vous cherchez à mobiliser. Par exemple, si vous hébergez un sondage ou un forum de discussion sur votre site Web du PGO, réfléchissez à des moyens de faire savoir à de nouveaux publics l’existence des possibilités de participation (par exemple, les médias sociaux, les sites Web gouvernementaux les plus fréquemment utilisés et le site Web principal du gouvernement, les annonces à la radio et dans les journaux, les listes de diffusion ou les infolettres). Le gouvernement de la Nouvelle-Zélande a mis sur pied une ressource utile sur la façon de développer une stratégie de mobilisation en ligne qui vaut la peine d’être consultée.
Il est recommandé d’avoir une vidéo d’introduction, une démonstration ou des instructions claires sur toutes les fonctionnalités de la plateforme ou de l’outil qui sera utilisé pour s’assurer qu’il soit facile pour les participants de maintenir leur intérêt quant à la participation. Une pratique avancée pourrait consister à effectuer des essais de réception par les utilisateurs pour obtenir des commentaires sur les outils à utiliser afin d’anticiper les besoins en matière de dépannage ou d’explorer des alternatives si les taux d’acceptation sont faibles.
Si des communautés spécifiques n’ont pas encore été impliquées mais sont directement affectées par cet engagement potentiel, une sensibilisation supplémentaire peut être nécessaire avant la période de mobilisation pour s’assurer qu’elles sont bien informées et préparées à participer pleinement au processus en ligne. Une bonne pratique consiste à amener le processus dans des espaces où ces communautés se mobilisent, présentiel (lorsque les conditions de sécurité le permettent) ou en ligne, plutôt que de s’attendre à ce qu’elles se déplacent dans des espaces créés spécifiquement pour les processus de co-création du PGO.
- Décidez des questions que vous voulez poser, des problèmes que vous voulez résoudre, des personnes que vous voulez impliquer, puis décidez des outils ou des approches que vous voulez utiliser. Lorsque vous posez les questions, réfléchissez aux types de résultats souhaités, puis choisissez si vous voulez poser des questions ouvertes, offrir plusieurs choix ou recourir à des modèles structurés. Par exemple, demander à des publics qui ne se sont jamais engagés auprès du PGO de proposer des idées d’engagement spécifiques (en particulier en utilisant le modèle!) peut donner lieu à des idées inutilisables ou des informations incomplètes. Il peut être préférable de leur demander d’identifier les principaux défis auxquels ils sont confrontés dans leurs interactions avec le gouvernement ou l’accès aux services, ou de suggérer des domaines dans lesquels ils pensent qu’un meilleur accès à l’information, des opportunités de participation à l’élaboration des politiques ou la responsabilisation de leurs gouvernements pourraient conduire à des améliorations dans leur travail ou leur bien-être. Vous pouvez également réfléchir au stimulus que vous donnerez aux gens pour lancer leur réflexion. Vous pouvez ordonner des questions, en commençant par des questions générales, ouvertes, qui cherchent des réponses directes, puis introduire des questions plus ciblées où vous voulez amener les gens à réfléchir en termes plus spécifiques. Pour les publics spécialisés qui ont une connaissance préalable du paysage politique, vous pouvez demander des propositions politiques spécifiques. Idéalement, les processus de co-création du PGO comprendront un mélange des deux. Vous pouvez également cibler votre contenu dans l’intérêt de groupes spécifiques, en particulier s’ils n’ont pas participé à des processus de co-création du PGO auparavant.
- Communiquez clairement avec votre public sur la façon dont leurs contributions seront prises en compte dans l’élaboration du plan d’action, à quoi s’attendre par la suite dans le processus de co-création et comment ils pourraient se mobiliser à l’avenir. Indiquez également clairement si les contributions reçues seront publiées et comment vous prévoyez boucler la boucle sur la manière dont les contributions reçues sont liées aux engagements provisoires ou finaux du plan d’action.
- Prévoyez de développer des idées. Les idées initiales reçues par le biais de réunions d’externalisation ou de consultation et d’ateliers destinés à un public non spécialisé peuvent ne pas toujours être exactement ce qui est nécessaire pour développer des engagements, mais peuvent être approfondies par des processus de suivi. Par exemple: les consultations publiques peuvent donner des réponses indiquant les problèmes auxquels les citoyens sont confrontés mais pas nécessairement les solutions politiques. Ces idées peuvent cependant être partagées avec les personnes détenant des connaissances spécialisées en matière de gouvernement ouvert pour identifier comment la transparence, la responsabilité ou la participation pourraient contribuer à résoudre ces problèmes et suggérer des engagements pertinents.
- Soyez diversifié et inclusif. Bien que l’externalisation, les réunions de consultation, les ateliers ou la délibération puissent cibler des publics spécifiques, il est important de veiller à ce que ces processus atteignent un groupe diversifié, y compris ceux qui en sont généralement exclus. Pensez aux groupes et aux réseaux auxquels vous êtes connecté qui peuvent aider à mobiliser des publics que vous ne pouvez pas atteindre directement et à obtenir leur soutien pour propager le message. Dans certaines circonstances, le manque d’accès à Internet ou le niveau de maîtrise de la langue peuvent empêcher la participation de communautés spécifiques; envisagez alors des méthodes complémentaires pour atteindre et consulter ces groupes.
- Convenez de la manière dont les contributions seront prises en compte : Il est important d’avoir un plan clair de la manière dont les contributions reçues seront prises en compte, synthétisées, regroupées et réduites afin d’identifier les engagements potentiels pour un développement ultérieur et une considération dans les étapes ultérieures du processus de co-création. Cela implique de planifier comment, quand et par qui cela sera fait et de s’assurer que suffisamment de temps et de ressources soient alloués pour ce processus.
- Fermez la boucle de rétroaction : Il est important de faire savoir aux participants comment leurs contributions ont finalement été utilisées. Cela peut être fait par une suite de courriels, fournissant une mise à jour quant à la plateforme où votre exercice d’externalisation a été hébergé, en incorporant le tout dans le plan d’action final ou le document de politique et en partageant avec des réseaux qui peuvent aider à atteindre ceux qui ont contribué aux phases précédentes, ou en organisant des réunions de suivi.
Il est important de noter les deux – quelles contributions ont été envisagées et ont abouti, et ce qui ne pouvait pas aboutir et pourquoi. Il va sans dire que si des centaines ou des milliers de contributions ont été reçues au cours du processus, celles-ci peuvent être regroupées en fonction de thèmes, secteurs et suggestions communs tout en fermant la boucle de rétroaction. Ceci est considéré comme une « réponse motivée » dans les Normes de participation et de co-création du PGO.
Méthodes en ligne d’identification des problèmes et des priorités
L’identification des problèmes, des priorités ou des solutions peut se faire par le biais d’une ou plusieurs des méthodes de collaboration en ligne (et présentiel) suivantes : externalisation, prototypage, réunions et ateliers, hiérarchisation, ainsi que des processus de délibération combinant ces méthodes pour permettre aux groupes de peser les preuves, faire des compromis et décider des priorités pour passer d’un large éventail de problèmes, de priorités et de solutions possibles à un ensemble plus restreint d’idées ou d’engagements potentiels.
L’externalisation est une approche populaire pour identifier la longue liste initiale de problèmes et de solutions qu’un plan d’action du PGO peut traiter et implique généralement la participation de grands groupes de personnes relativement ouverts au démarrage de la co-création. L’externalisation peut impliquer une approche uniforme pour mobiliser tous les publics cibles ou est personnalisable pour des groupes et des besoins spécifiques. Elle peut commencer par une large portée et se limiter aux phases itératives de l’externalisation.
De nombreux pays du PGO utilisent des outils en ligne pour l’externalisation afin de générer une longue liste initiale d’idées et de propositions lors du démarrage du processus de co-création du PGO. Par exemple, l’Arménie a mené un processus d’externalisation pour recueillir des idées d’engagements auprès des OSC, des experts, des citoyens et des fonctionnaires via un outil en ligne pour son troisième plan d’action. La Lituanie organise des consultations en ligne sur le plan d’action 2020 du PGO via ce portail, tout comme la Nouvelle-Zélande via ce portail. La boîte à outils Élaboration de politique ouvertes du gouvernement du Royaume-Uni propose un ensemble de directives sur la manière de penser l’externalisation en ligne. Quelques extraits adaptés sont présentés ci-dessous.
Quand recourir à l’externalisation
- Pour comprendre ce que le grand public ou des groupes spécifiques souhaiteraient voir reflété dans le plan d’action du PGO.
- Pour rechercher l’expertise d’un éventail de parties prenantes sur les solutions politiques possibles aux problèmes ou aux domaines prioritaires identifiés.
- Pour améliorer un ensemble d’idées initiales d’engagements potentiels en consultant le grand public ou des groupes de parties prenantes spécifiques.
Outils d’externalisation en ligne
- Courriel : facile et bon marché, mais vous permet uniquement de vous engager principalement avec ceux qui font déjà partie de votre réseau
- Réseaux sociaux : bon pour les sondages, prendre le pouls de la situation ou la création de forums de discussion privés ou publics, tels que Twitter, LinkedIn ou Facebook
- Sondages en ligne : permet d’atteindre un public plus large et de fournir des données structurées sur les réponses et les répondants au sondage
- Forums de discussion, plateformes sur mesure, sites Web dédiés ou tiers : Des plateformes plus sophistiquées comme CitizenOS ou Consul offrent plusieurs fonctionnalités. Des sites tiers comme Reddit proposent des forums de discussion.
- Options dans les environnements à faible technicité ou à connectivité insuffisante : sondages téléphoniques / mobiles, téléconférence ou envoi de formulaires de questionnaires sur MS-Word ou des programmes similaires qui peuvent être remplis sans avoir besoin d’une connexion ininterrompue à Internet.
Une combinaison des outils d’externalisation ci-dessus peut être utilisée pour générer des idées et des propositions. Ceux-ci peuvent être utilisés en tandem avec d’autres approches, y compris des réunions ou des ateliers de consultation en ligne ou présentiel, un processus de priorisation et des délibérations pour affiner un large éventail de contributions à un ensemble d’idées potentielles d’engagements qui peuvent être développés davantage au cours des étapes suivantes du processus de co-création.
Pour une liste plus détaillée des outils et plateformes en ligne utilisés au stade de l’idéation, VEUILLEZ CLIQUER ICI.
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