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A Guide to Open Government and the Coronavirus: Right to Information

Guía de gobierno abierto y coronavirus: Derecho a la información

Guide pour un gouvernement ouvert et le Coronavirus: Droit à l’information

Open Response subpage 3

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The right to information is a fundamental right and an inherent part of the right to freedom of opinion and expression. It is essential to modern governance and a core part of the OGP mission. RTI permits the public to follow government decision-making, participate in ensuring better decisions, and hold the government accountable.

During the pandemic, the public has a heightened need for complete, timely information. At the same time, governments’ ability to respond to information requests faces pressure: many officials are working from home, some have been reassigned, and records may be hard to access physically or digitally. Unclear guidance can lead to uneven responses.

Further, extraordinary measures by many governments have resulted in suspension of administrative procedures, affecting processing of information requests. Appeals to courts are also limited. Similarly, rules about preparing and publishing information proactively, a feature of most national transparency regimes, are also suspended. 

Populations including women, the elderly, linguistic minorities, and rural communities may face difficulty getting digital records due to lack of internet access.

This section makes recommendations to respect RTI to the greatest extent possible during response and recovery. Further information on proactive information disclosure can be found elsewhere in the OpenGov Guide.

Recommendations

Colleagues from the Centre for Law and Democracy, Access Info Europe and the Institute for Development of Freedom of Information have developed a number of guidelines.

Open Response

Open response measures place transparency, accountability, and participation at the center of immediate government efforts to curb contagion and provide emergency assistance.

  • Access to Information laws: Governments should aim to maintain the processing of requests for information and, to the greatest extent possible, requirements to provide information “as soon as possible” should remain in place. 
    • Legality: Any suspension or extension to time frames should have a basis in law, such as being part of declared states of emergency, which are time bound and subject to parliamentary approval for renewal. All changes must be made public. 
    • Electronic requests: Electronic requests should be honoured as usual when relevant documents and remote workers are accessible. Eliminate any barriers, such as digital identification requirements, to simplify electronic information requests.
    • Information commissioners: Work with information commissioners to establish systems for responding to requests during the pandemic, to brief public officials, and to monitor implementation. Ensure that resources are in place for appeals to information commissioners and/or courts.
  • Prioritization
    • Prioritize COVID-19 related requests: Where possible, give particular priority to requests related to the pandemic response and its impacts (health, economic, education, employment and social measures). 
    • Staffing: Identify under-utilized workers and reassign them to high priority requests for information.
    • Specialized transfer: Create channels and protocols for identification, transfer, and referral of right to information requests between an RTI compliance unit and the main COVID-19 coordination unit.
    • Use proactive publication: If responding to all requests is a challenge, monitor requests and ensure proactive publication of most sought-after information. Dedicate resources to this priority. 
  • Proactive Publication: COVID-19-related information and data should be gathered in a single, easy-to-find website at the appropriate level of government. This should include responses to relevant information requests. The proactive publication should include data on the situation, resources, public procurement, budgets and funds, as set out elsewhere in the Open Government Guide.  
    • Decision Making: There should be proactive publication of pandemic response decisions taken, along with transparency of who is making decisions along with justifications of basis for decisions, such as legal or scientific basis. 
    • Legal measures: Publication of all laws should take place not only in official journals, but also in accessible places, ensuring clarity of communication about the rules to the public and businesses. There should be transparency on the implementation of the laws, including on police action, sanctions imposed, and court processes. This transparency should apply, inter alia, to quarantine measures, travel restrictions, and border controls. 
    • Media briefings: When information is provided to the media in press conferences or in response to requests from journalists, this should also be directly uploaded online.
    • Disseminate to reach all sectors of the population: Ensure that information is comprehensible to the public, and that it is disseminated proactively through other media (television, radio, print, social media, local community notice boards and so forth) so that it reaches all sectors of the population. 
    • Keep it open: Ensure that all proactive publication is done in open formats, and that documents and data are licence-free for reuse. 

Open Recovery and Reform

Open recovery measures place transparency, accountability, and participation at the center of medium-term government efforts to rebuild in the wake of COVID-19. Similarly, open reform initiatives ensure that the public is at the heart of government in the post-pandemic world.

  • Strengthen capacity to respond to requests: There should be investment in robust information collection and provision capabilities. This should be done by: 
    • Digitalization: Prioritize a shift to digitalization of all information, documents, and data so that access can be assured in a rapid and streamlined way in the future. This should include ensuring secure records and archives storage, protection, and retrieval.
    • Data Collection: Evaluate the national systems for collecting statistical and other data and reporting it to regional and central authorities; work with statistics offices to improve systems for rapid collection of data. 
    • Record Keeping: Work with archivists to ensure that best practices for record keeping, including easily accessible digital archives, are implemented so as to facilitate rapid location and compilation of information in the future. 
    • Resources & Training: In light of increased demand for information, ensure that adequate resources are allocated to reactive and proactive transparency, and that there are sufficient trained public officials to meet demand. 
    • Plan Ahead for Increased Proactive Publication: Plan ahead for greater proactive publication, and improve systems that permit rapid updating of proactively published documents and data.
  • Openness about the Pandemic: Commit to the publication of unclassified materials and maximal declassification of appropriate materials related to any post-crisis fact-finding ventures, such as parliamentary committees or truth commissions. Improve systems that permit rapid updating of proactively published documents and data. 

Examples

The following examples are recent initiatives in response to the COVID-19 pandemic and are drawn from our crowdsourced list as well as partner materials.

  • Argentina: The national Access to Public Information Agency has rescinded blanket suspension of deadlines in processing right to information requests, but has allowed for some flexibility in timing depending on reasons.
  • New Zealand: The Ombudsman’s Office has stressed normalcy and the important role that the right to information about the pandemic plays in ensuring a strong crisis response.
  • United Kingdom: The Information Commissioner’s Office published guidance on delays, record-keeping, data breaches, and post-crisis restoration.
  • United States: The Congressional Research Service (a department of the US Library of Congress) compiled a survey of agency responses to COVID-19 with regard to freedom of information. This hints at a potential oversight role that parliaments can play in ensuring prioritization of rights.

The following examples are commitments previously made by OGP members that demonstrate elements of the recommendations made above.

  • Uruguay (2016-2018): The government consulted with civil society and the public to determine the scope and mechanism through which information on past human rights violations would be released and memorialized.
  • Sri Lanka (2016-2018): The Government of Sri Lanka enacted their right to information law, which allocated resources and developed systems for record management, reporting, proactive disclosure and responding to requests. The commitment also provided for training designated officers and a public awareness campaign.
  • Paraguay (2014-2016): Law on Access to Public Information defined standards and mechanisms for access to public information, response times, and sanctions for non-compliance.
  • United States (2015-2017): The US government improved the efficiency and effectiveness of the Freedom of Information Act.
  • Bulgaria (2014-2016): The government of Bulgaria amended their existing right to information act to increase openness and efficacy. It also strengthened coordination and enforcement.

Resources

A number of organizations have released statements related to the right to information in the context of the pandemic including:

Partners who can
provide further support and information

Thank you to our partners at Access Info Europe, the Centre for Law and Democracy, and International School for Transparency for sharing recommendations and reviewing this module.

Downloads

Filed under: Guidance Document Open Response + Recovery + Renewal Right to Information
Topics: Open Response + Recovery + Renewal

Comments (3)

Martin Moreci Gomes Doninelli Reply

Em 13 meses do artigo acima publicado pela OGP, pode ser constatado que:
Estamos a 73 anos afastados da linha do tempo em relação ao ciclo que estamos como existência Humana em civilização, porque digo isso ?
Ao longo da história da Humanidade houve ciclos com a expansão do Universo e assim rumos eram mostrados e estes eram estabelecidos , desta forma, a civilização caminhava, em muitos momentos seguiam esta jornada de forma extra-sensorial usando seu intrínseco Humano; sendo estes rumos em busca de Humanização; sempre foi e sempre deveria ter sido. Uns chamam de jornadas outros chamam de missão, a verdade é que não podem existir bandeiras partidária e politicas contra a missão da existência Humana e seus Rumos e nem haver mutação neste intrínseco Humano, isso será triste e impactante a todo o Planeta, pois a energia Humana é interligada com todo o meio ambiente e este é o mecanismo regulatório da Vida. Estão completamente errados aqueles que acreditam que o capital é o Poder e deve ser centralizado estando usado como um desvio forçado desta Humanidade, um erro gravíssimo que impactará na existência como Vida deste Planeta. O capital apenas facilita a Vida em ser Vivida, mede os níveis de evolução Humana neste entendimento e define o equilíbrio neste planeta, sendo que quando Humanos se tornam escravos e utilitários deste modelo de capitalismo, o planeta entra em desacordo aos quais deveriam ser seguros em civilização Global. Afirmo , a Globalização não era para ser assim, onde uns atrocidam outros em busca deste capital que gera poder (um falso poder). A Globalização é muito mais que um grande mercado de consumidores que geram lucros a uma estrutura criminosa que aí se encontra como crime organizado internacional e que criou célula desta estrutura em todos os Estados/países deste Planeta . Muitas destas estruturas colocam lideres e autoridades a ditarem Leis e Reformas que levam as dificuldades a uns e o capital a outros no desmanche do estado e o desmanche da Vida em Civilização, pode ser visto claramente no Brasil e outros países da América latina/América do Sul, Ásia, África , enfim.. e porque não ´é visto em países que se dizem desenvolvidos ? Seria o câmbio e bolsa de Valores financeiros que fazem estas discriminações ?

Martin Moreci Gomes Doninelli Reply

73 anos de um pacto internacional (Declaração Universal dos Direitos Humanos-D.U.D.H ) não cumprido, alguém pode me dizer se isso ficaria sem ser percebido ? Rumos estabelecidos para que o Planeta tivesse segurança nas futuras gerações e estes Diretos não terem sido respeitados por interesses criminosos, acreditam mesmo que seria tudo normal e que perpetuariam como totalitários ? Senhores, a Reflexão que acredito ser mais introspectiva é a de que somos partes de um todo, este todo (meio ambiente Universal) possui interação compartilhada pelas nossas emoções, estando esta interatividade relacionada de forma extra-sensorial sendo isso o que mantem a Vida e o equilíbrio deste Planeta. Assim refletido e sendo Humano, pactos relativos a esta Humanidade, como o Pacto de 1948 (D.U.D.H) é que não podemos nos afastar e permitir que outras situações sejam criadas como obstrução deste pacto “Universal”.
É de Dizer que o Direito a Informação, a liberdade de opinião e expressão não é uma oferta do Hoje e nem está ligada a Modernidade, estes Direitos já eram determinados a 73 anos passados onde nem tecnologia avançada existia como existem hoje, mesmo assim, foram pactuados e aceitos por todos os Estados membros da ONU, introduzidos em suas Constituições (em tratados internacionais) e assim fazendo ser lei em todas as Repúblicas, onde estas Repúblicas em seus governos teriam a obrigação de cuidar, proteger e manter a Vida interligada numa civilização na busca de uma Evolução Humana usando a causa pública, nossa causa sendo esta a causa do Estado, a causa Civilizatória e a causa Humana, Humanizando jornadas e tendo uma Vida a ser Vivida. Porque obstruíram isso ?

Martin Moreci Gomes Doninelli Reply

Como foi dito em 2013, mais precisamente 02/09/2013 as 18;22 hs. que: “Somente uma sociedade bem informada e com capacidade crítica de avaliação das informações adquiridas, pode usa-las a seu favor e deixar de ser espectador de sua própria vida frente a um universo de injustiças aceitas pela falta de informação. “ esta expressão não é vazia, está embasada na Declaração Universal dos Direitos Humanos Art. 19- “Todo o indivíduo tem direito à liberdade de opinião e de expressão, esse Direito implica a liberdade de manter suas próprias opiniões sem interferência e de procurar, receber e difundir INFORMAÇÕES e ideias por qualquer meio de expressão independentemente das fronteiras”.
O que se pode constatar no tipo de Governança desta modernidade que aí se dizem lideres e autoridades é que não Evoluiram como civilização, estão ignorando Direitos Humanos e fazendo “looping” e propagandismo de Direitos que já deveriam estar a mais de 70 anos praticados e entendidos por esta Humanidade. E o que fizeram estes que se dizem partidos políticos ou lideres e autoridades sem partidos e que estão como Governos ? Nada, absolutamente nada, apenas mostram que seria um “favor” destes lideres e autoridades em respeitar os Direitos Humanos ao que afirmo: Não é favor algum é uma OBRIGAÇÃO de qualquer líder ou autoridade respeitar estes Direitos Humanos ou nada terá rumos.
De outro modo, não confundam Direitos Humanos com Direito da iniciativa privada ou de ONGs, até porque, nossos Direitos não estão atrelados a estas associações (Art. 20). “Ninguém pode ser obrigado a fazer parte de uma associação” (Declaração Universal dos Direitos humanos) . Esta é a nossa liberdade ! Cabe salientar que as mudanças obrigatórias que devem ser feitas terão seu impacto positivo imediato, porém, a evolução que já teria que ter acontecido, infelizmente ocorrerá entre 3 a 4 gerações, desde que não mudem rumos a serem seguidos Não podemos esperar mais ! Enquanto vendem “esperança”, na prática é feita atrocidades, morrendo a Dignidade e a própria Vida deste Planeta..

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