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A Guide to Open Government and the Coronavirus: Public Procurement

Guía de gobierno abierto y coronavirus: Adquisiciones públicas

Guide pour un gouvernement ouvert et le Coronavirus: Marchés publics

Open Response Dark Blue

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Procurement has become a life or death issue in many countries’ responses to the coronavirus pandemic. In the short-term, emergency procurement is a critical component of any government’s response measures.

Shortages of personal protective equipment for frontline workers, ventilators, and testing capacity have hampered responses. Many governments have enacted emergency procurement procedures in an attempt to speed up purchases. Open government principles can help make this process more effective and get equipment to those that need it, while guarding against corruption and waste.

These principles also help level the playing field for suppliers by enabling them to access procurement systems in a faster, streamlined manner and provide goods and services with greater efficiency. As countries move from immediate response to long term recovery and reform, it is critical to ensure that procurement systems remain fit for purpose and that production capacity and supply chains are reinforced. Going forward, it is key to support small businesses and suppliers as well as invest in better public procurement data and healthcare policies and  infrastructure to withstand future shocks.

Public Procurement is one of government’s greatest corruption risks because of the size of spending. Health procurement is an especially high risk area because it is complex and opaque. Emergency health procurement is even higher risk as it may involve sole sourcing, accelerated timeframes, prepayment and a general scramble to secure supplies that may minimise due diligence and supplier scrutiny.

Seventy-six OGP members have made 227 commitments related to open contracting since 2011, meaning there is a wealth of relevant experience and learning within the partnership to draw on.

Recommendations

Open Response:

Open response measures place transparency, accountability, and participation at the center of immediate government efforts to curb contagion and provide emergency assistance.

Our friends at the Open Contracting Partnership make the following recommendations:

  • Policy: Make emergency procedures public and open. This includes coordinating and centralizing procurement, setting a clear test and a written justification for emergency procedures, publishing open data, targeting price gouging, and requiring timely reporting.
  • Coordination: Set clear goals & priorities and consolidate emergency committees for quick decision-making.
  • Data: Use and share open procurement data to analyze and share information to predict and manage critical supply chains. Collect and tag all contracting processes and budget lines with “COVID-19” to ensure high-quality, open and complete data, disclose technical comments from suppliers, and publish all contract awards under the emergency framework.
  • Innovative partnerships: Build innovative partnerships with business and civil society. Issue a list of essential medicines and devices so markets can react accordingly and encourage startups and data-driven civil tech projects.
  • Civic monitoring: Trust and support civil society to play an important role in monitoring efficient spending and delivery of goods and services. Governments should create digital portals that are easy to access and use, which can allow citizens to track all Coronavirus-related purchases.

Open Recovery and Reform:

Open recovery measures place transparency, accountability, and participation at the center of medium-term government efforts to rebuild in the wake of COVID-19. Similarly, open reform initiatives ensure that the public is at the heart of government in the post-pandemic world.

According to findings from the 2019 OGP Global Report, most OGP members do not have fully open and competitive bidding processes in health. Health procurement is seen as less transparent than infrastructure procurement in most countries. Countries should consider the following recommendations for medium and long-term reform. Where possible these new measures and reforms should be time-sensitive, build upon existing legislations and tools, to minimize slowing down the response to the health crisis.

  • Strengthen systems of e-procurement to ensure that tender processes are accessible, including for smaller suppliers.
  • Collect and publish higher quality and machine-readable data, including at municipality and local levels. Use the Open Contracting Data Standard to guide decisions on disclosing data and documents throughout the procurement process.
  • Collect and share data on procurement bids by small and medium enterprises, as well as women and minority-owned businesses. Identify targeted policies to better connect these groups to the procurement market.
  • Develop systems of public monitoring to enable real-time alerts of leakages, irregularities, and breaks in the supply chain.
  • Expedite and publish public audits of all expenditures on emergency procurement.
  • Strengthen local and municipality level procurement systems, including publishing geo-coded data to track deployment of services to underserved communities.
  • Engage with and support civil monitoring to improve planning, reporting and implementing government contracts.
  • Improve processes that map and link procurement to budget data to ensure better use and value for money as well as to identify gaps in allocation of essential services.
  • Governments should require company ownership information from companies that bid for emergency contracts, to ensure that those supplying emergency goods and services are legitimate and well-equipped for delivery.

Examples

The following examples are recent initiatives in response to the COVID-19 pandemic and are drawn from our crowdsourced list as well as partner materials.

  • Global: Examples of transparent government responses to COVID-19 emergency procurements can be found in Colombia, Paraguay and Ukraine.  
  • Ukraine: The Open Contracting Partnership is monitoring government data, focusing on price gouging for facemasks.
  • Mexico: The Commission of Transparency and Access to Information for the state of Nuevo León publishes information about the local procurement process for use by relevant agencies. 

The following examples are commitments previously made by OGP members that demonstrate elements of the recommendations made above.

  • Elgeyo Marakwet, Kenya (2017; 2018-20): Involve the public in tracking medical drug supply chains.
  • Burkina-Faso (2017-19): Establish citizen committees to monitor racketeering in health provision.
  • Mongolia (2019-2021): Involve CSOs in procurement and tender evaluation processes. 
  • Argentina (2017-2019): Open up information on purchases of medical supplies and contracts entered into by the National Institute of Social Services for Pensioners and Retirees.
  • United Kingdom (2019-2021): Clear commitments to improving quality, timeliness and relevance of its public procurement data and publishing it in the Open Contracting Data Standard.

Resources
  • The Open Contracting Partnership has a dedicated resource page on emergency procurement for COVID-19, including policy recommendations, a tip sheet and a data use guide for tracking emergency procurement. You can also listen to a webinar recording they recently hosted that shares experiences on emergency procurement (and summary here)
  • Thirteen Transparency International chapters in Latin America highlight measures that need to be taken to prevent corruption in emergency procurement (in Spanish and English).
  • Access Info Europe, Civio, ePaństwo Foundation, Funky Citizens and K-Monitor, in collaboration with Open Contracting Partnership developed Ten Recommendations on Transparency in Covid-19 Emergency Procurement.
  • Transparency International Health Initiative and OCP also have a joint report on open contracting in health procurement with recommendations and case studies.
  • OGP, Open Contracting Partnership, and the International Budget Partnership hosted a virtual conversation on how to strengthen the transparency and accountability processes in budgeting and public procurement under the emergency while enabling a fast, efficient and transparent response.
  • The Institute for Development of Freedom of Information has developed a Transparent Public Procurement Rating portal of procurement systems across the world.

Partners who can provide further support and information

Our thanks to partners at Open Contracting Partnership, The B Team, and Transparency International for sharing recommendations and reviewing this module.

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Filed under: Anti Corruption and Integrity Guidance Document Legislative Oversight Open Contracting Open Response + Recovery + Renewal
Topics: Open Response + Recovery + Renewal

Comments (5)

Martin Moreci Gomes Doninelli Reply

Após 1 ano do artigo acima publicado pela OGP, pode ser constatado que:
A Corrupção, fraudes e outras mazelas que envolvem o Estado e seus entes só é possível existir por haver servidores públicos de Estado comprometidos com o crime organizado e pela falta de Politicas de Estado com engajamento do Cidadão estando este como eixo destas politicas. De outro modo os mesmos que estão representando a defesa do Estado na fiscalização e operacionalidade deste são os mesmos que dividem lucros e obstruem, burocratizam de forma ilegal a uns e levam benefícios a outros, isso são em vários órgãos de Estado dos 3 poderes, juntamente com associações de classes e entidades centralizadoras de poder e populismo, onde não existe fiscalização a estes indivíduos e quando a denúncia é feita nada acontece, pelo contrário a perseguição pública do setor denunciado torna-se ativa contra o denunciante, sei muito bem como isso acontece. Uma “fruta” podre na “caixa”, leva outras a apodrecerem.

Martin Moreci Gomes Doninelli Reply

De outro modo acredito que o Estado vivendo num sistema capitalista não deve ser desmanchado, vendido ou concedido da forma a qual está sendo feita no Brasil e em outros países, isso é inacreditável, isso é a Porta da fraude e corrupção generalizada na escravização e utilitarismo Humano. O Estado como gerador da Vida de uma Nação em sua Pátria tem o dever de direcionar suas Riquezas de forma coletiva ao bem comum a todos os Cidadãos, essa é a essência de uma Civilização e como responsabilidade de seus lideres e autoridades, composta por uma Pátria e suas riquezas geridas pelo Estado. É preciso que neste momento o caminho em Humanização passe na Declaração Universal dos Direitos Humanos e no caso em tela deve ser com base nos Arts. 21; 22 e 25 (D.U.D.H). Quando o Estado deixa de ser Estado Integro e passa a ser um simples Homologador e cobrador de impostos é sinal que Direitos Humanos e o Estado como Gerador da Vida em ser Vivida deixaram de existir, isso impacta de forma triste em todo o meio ambiente e de forma extra-sensorial junto a este Planeta. O Estado como garantidor da Vida tem uma responsabilidade e um dever junto a ONU e seus Corpos; Para fazer parte da globalização e seus efeitos econômicos todos os Estados membros desta ONU devem seguir os pactos tratados de forma global dentro desta mesma ONU, principalmente o Pacto que permite Rumos na existência em Humanização, sendo este Pacto o de 1948(Declaração Universal dos Direitos Humanos. ) ao qual ainda não foi respeitado. Estão esperando o que ?

Martin Moreci Gomes Doninelli Reply

Devem saber que a união das pessoas no convívio civilizatório dependem de um Estado integro, esta é a única, única forma neste momento de haver Rumos seguros a toda Humanidade, tendo no capitalismo Riquezas de Pátrias administradas ao bem comum. O Estado se diferencia da Iniciativa Privada, sendo que o Estado e o Privado não se fundem, o Estado está acima de quaisquer interesses de grupos ou facções. Quando o Estado se funde com a iniciativa privada (alguns investidores sujos) Nações viram escravos e utilitários de investimentos onde a Vida deixa de ser Vivida e passa a ser vista por estes investidores, tornamo-nos apenas vidas mortas e “moedas” de trocas vividas no câmbio e bolsa de valores, por isso existem guerras, fome, ódio, desvios de rumos seguros, enfim… A desunião gera lucros, e o que investidores querem ? Isso tudo promove Lucros a uns e atrocidades a outros… A iniciativa privada neste ciclo deve buscar seu caminho próprio, independente do Estado, esta necessidade foi mostrado nesta Pandemia e se ainda não foi aprendido, difícil ficará. Assim, os Estados devem estar preparados e unidos para outros eventos que acontecerão junto a esta Humanidade, e que necessitará cada vez mais de um Estado comprometido e Responsivo com a Humanidade e o que representam em Nações Unidas.

Martin Moreci Gomes Doninelli Reply

O Estado deve ser independente em sustentabilidade; Quando lideres e autoridades não sabiam que Rumos em Humanização é o Estado como “olho que tudo vê”, estes lideres e autoridades em não saber disso tinham uma “inocência”, erravam sem intensão, porém, agora é diferente, o ciclo é outro, Rumos foram mostrados pelo pacto de Direitos Humanos(1948-DUDH), Governo Aberto Internacional mostrando ações e caminhos no engajamento do cidadão na governança e estando como eixo destas politicas de estado, no mesmo sentido a Transparência internacional mostrou rumos que estavam sendo desviados por incompetência e conluios no Desmanche do Estado e no enriquecimento ilícito por parte de usufrutuários de uma Organização criminosa internacional que criou células em uma quase totalidade de Estados neste Planeta e com esta estrutura criminosa impediram a Evolução Humana e aos seus Direitos Básicos. Desta forma, não existem mais inocentes, erros cometidos por lideres e autoridades devem ser punidos de forma celere e objetiva pela prática e o dolo nas suas consequências. A causa Humana é séria e verdadeira, muitos lideres e autoridades no Brasil e em vários Estados membros da ONU estão brincando de lideres e autoridades, levando uma civilização inteira em momentos tristes e de atrocidades, causadas por interesses obscuros ao movimento de capitais no câmbio e na bolsa de valores.

Martin Moreci Gomes Doninelli Reply

O continuísmo ideológico de lideres e autoridades que aí estão e outros que estiveram não tem mais lugar neste presente momento a representarem a Humanidade. A muito tempo lideres e autoridades que representam o Estado vem tirando de uns para dar aos outros, em alguns casos uma espécie de ‘tampão” de furos criados com a intensão de maquiarem o desmanche estatal e a incompetência de gerirem o estado ao bem coletivo, criou uma mutação Humana em sua representatividade nos rumos de Humanização como civilização, isso promove benefícios ao crime organizado internacional com um “falso” poder na centralização do capital, estão falhando como Governança, ninguém deve ser prejudicado por falhas de um Estado gerido por incapazes (alguns servidores públicos de Estado ) que aí estão dentro dos 3 poderes. Não é vendendo o Estado e suas estatais que mostrarão um rumo seguro as futuras gerações, pelo contrário, um Estado deitado é alvo fácil ao crime organizado internacional assumir de reféns toda Nação e um desequilíbrio ao Planeta. É preciso punir com rigor servidor público que estiver envolvido com interesses obscuros em seu trabalho, afinal, somos nós que pagamos seus salários, ou não ? Se estão apenas como servidores ao interesse dos “amigos”, devem ser vistos e isso serve para o mais simples servidor ao mais alto escalão.

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